Informationspflichten zum Datenschutz

Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO und nach Art. 14 DSGVO

Datenschutzhinweise gegenüber Teilnehmern und Referenten von IHK-Veranstaltungen gemäß Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und nach Art. 14 DSGVO (Anmeldung durch Dritte)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise gelten für Teilnehmer und Referenten einer Veranstaltung der IHK Aschaffenburg, die diese ggf. in Zusammenarbeit mit weiteren Kooperationspartnern durchführt. Die IHK Aschaffenburg benötigt Ihre Daten, um die Veranstaltung organisieren und durchführen und ggf. den Vertrag mit Ihnen schließen zu können.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Aschaffenburg
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021 880-0
Fax: 06021 880-22000
E-Mail: info@aschaffenburg.ihk.mom

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Aschaffenburg
Datenschutzbeauftragter
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021 880-151
Fax: 06021 880-22151
E-Mail: datenschutz@aschaffenburg.ihk.mom

Quelle der Daten

Ihre Daten als Teilnehmer haben wir entweder von Ihnen direkt oder ggf. von Ihrem Arbeitskollegen, Arbeitgeber erhalten.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a) Zwecke für Teilnehmer und Referenten

Ihre Daten werden zur Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung verarbeitet. Außerdem erfolgt die Datenverarbeitung eventuell zur Übermittlung der Präsentation an die Teilnehmer. Ferner findet eine statistische Auswertung und Aufbereitung der Veranstaltung statt. Die anonyme Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Steigerung der Effizienz der IHK-Produkte u.a. über eine Messung der Kundenzufriedenheit.
Im Falle von kostenpflichtigen Veranstaltungen werden die Daten einschließlich der Bankverbindungsdaten der Teilnehmer von der Buchhaltung verarbeitet. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung der entsprechenden Daten des Referenten für die Zahlung einer Vergütung.
Ferner können Ihre Daten zum Zweck der Berichterstattung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet werden. Diese kann auch Foto- und/ oder Filmaufnahmen von der Veranstaltung durch die IHK, einen Kooperationspartner oder einen beauftragten Fotografen sowie die anschließende Veröffentlichung in Print- als auch Online- sowie Sozialen Medien umfassen.

b) Zusätzliche Zwecke für Referenten

Im Rahmen der Ankündigung und Bewerbung der Veranstaltung sowie zur Berichterstattung hierüber wird Ihr Vor- und Nachname durch die IHK oder einen Kooperationspartner in den Print- und Onlinemedien sowie auf den Social-Mediakanälen verarbeitet.
Bei entsprechendem Wunsch fragt die IHK Aschaffenburg in Bezug auf die Durchführung weiterer Veranstaltungen ggf. bei Ihnen an.

c) Rechtsgrundlagen

Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
Durchzuführende Veranstaltung als gesetzliche Pflichtaufgabe:
Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 lit. c), Absatz 3 lit. b) DSGVO iVm Spezialgesetz bzw. Art. 4 Abs. 1 BayDSG
Durchzuführende Veranstaltung als Aufgabe im öffentlichen Interesse:
Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO iVm § 1 IHKG iVm Spezialgesetz
Durchzuführende Veranstaltung auf der Grundlage eines Vertrags:
Rechtsgrundlage ist der Vertrag bzw. Vorvertrag über die Durchführung einer Veranstaltung (für Referenten) oder der Teilnahme an der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.
Organisationsuntersuchungen und Geschäftsstatistiken:
Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 lit.e), Abs. 3 lit b) DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 i.V.m. Art. 6 Abs. 1 BayDSG.
Foto- und/ oder Filmaufnahmen bei Veranstaltungen und Veröffentlichung in Print- als auch Online- sowie Soziale Medien:
Die Rechtsgrundlage hierzu ist vorrangig Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Berichterstattung über die Dienstleistungen/ Veranstaltungen/Angebote der IHK. Werden hierbei Bilder eingesetzt, so erfolgt dies, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf die Berichterstattung zu lenken. Falls die IHK in Erfüllung ihrer Aufgaben handelt und somit Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO als Rechtsgrundlage ausscheidet, dann ist Art. 6 Abs. 1 lit e) iVm Art. 4 Abs. 1, Art 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSGVO Rechtsgrundlage.
Anfrage der Referenten für weitere Veranstaltungen:
Hierfür ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO.

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK Aschaffenburg verarbeitet Ihre Kontaktdaten, ggf. Bankverbindungsdaten bei kostenpflichtigen Veranstaltungen, sowie ggf. Foto- und/ oder Filmaufnahmen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden weitergegeben an:
  • Empfänger innerhalb der IHK, z.B. an die Buchhaltung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
  • Ggf. mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung betraute Partner/ Mitveranstalter/ beauftragte Fotografen oder mit der statistischen Auswertung beauftragte Dienstleister, Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren, Wartung und Fernwartung, Entsorger von Akten/ Datenträgern (Auftragsverarbeiter)
  • Ferner sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie in die Datenübermittlung vorab Ihre Einwilligung erteilt haben
  • Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden ggf. Foto- und/ oder Filmaufnahmen von Ihnen, eventuell mit Namensnennung, in Print- und Onlinemedien, wie zum Beispiel Kammerzeitschrift und Homepage, veröffentlicht und hierfür ggf. an entsprechende Dienstleister zur Publikation weitergegeben.
  • Bei der Berichterstattung auf unseren Social Mediakanälen sind Empfänger Ihrer Foto- und/ oder Filmaufnahmen, eventuell mit Namensnennung, die Betreiber der entsprechenden Plattformen (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Meta Platforms Ireland Ltd. bei Facebook und Instagram)
  • Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sind weitere Empfänger die Nutzer der Print- und Onlinemedien sowie der Social-Mediakanäle

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland. Wir weisen an dieser Stelle auf das Risiko hin, dass Informationen im Internet weltweit und damit auch in Ländern mit niedrigem Datenschutzniveau abgerufen werden können und automatisiert ausgewertet oder anderweitig von Dritten verarbeitet und manipuliert werden können, worauf die IHK keinen Einfluss hat.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren und auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren.
Im Falle des Art. 6 Abs.1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt die Datenlöschung, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und die gesetzlichen Ausschlusstatbestände nicht gegeben sind.

a) Zusätzlich gilt für Teilnehmer

Liegt eine Einwilligung der Teilnehmer zur Weiterverwendung der Daten für Marketing oder z.B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern vor, so erfolgt in diesem Fall die Datenlöschung in Bezug auf diese Verwendung mit Widerruf der Einwilligung (siehe unten: Widerrufsrecht bei Einwilligung).

b) Zusätzlich gilt für Referenten

Sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, werden wir Ihre Kontaktdaten fünf Jahre nach Ablauf der Veranstaltung für eine etwaige Kontaktaufnahme zwecks Organisation einer weiteren Veranstaltung mit Ihnen aufbewahren. Falls Sie uns hierzu Ihre Einwilligung nicht erteilen, werden wir die Daten nach dem Ende der Veranstaltung löschen.
Ferner erfolgt eine Datenlöschung mit Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (s.u. Widerrufsrecht bei Einwilligung).
Im Falle einer vergüteten Veranstaltung werden die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige bzw. unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Aschaffenburg, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/ den Datenschutzbeauftragten der IHK Aschaffenburg.
Die in Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte stehenden Unterlagen werden wir für einen Zeitraum von drei Jahren speichern, um den Nachweis einer ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens führen zu können.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Die für die IHK Aschaffenburg zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Tel. 089 212672-0, Fax 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de.

Widerspruchsrecht

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Foto- und/ oder Filmaufnahmen und deren Veröffentlichung in Print- als auch Online- sowie Sozialen Medien als auch in Bezug auf eine sonstige Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit e), f) DSGVO steht Ihnen jederzeit ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu. Die IHK Aschaffenburg verarbeitet Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ihren Widerspruch können Sie an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten s.o.) richten.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen gegenüber der IHK Aschaffenburg per E-Mail an datenschutz@aschaffenburg.ihk.mom, telefonisch (06021 880-0) oder schriftlich widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, die für die Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Pflichtdaten anzugeben; ausgenommen hiervon sind freiwillige Angaben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der jeweiligen Rechtsgrundlage (s. oben) für die Veranstaltung.
Wenn durch Sie oder einen Dritten (z.B. Ihr Arbeitskollege, Arbeitgeber), der die Anmeldung für Sie als Teilnehmer vornimmt, die erforderlichen Daten nicht angegeben werden, können Sie sich nicht für eine IHK-Veranstaltung anmelden bzw. angemeldet werden.
Ebenso können wir keine Veranstaltung mit Ihnen organisieren und durchführen, sofern Sie uns als Referent nicht Ihre Daten zur Verfügung stellen sollten.