Informationspflichten zum Datenschutz

Datenschutzhinweise zur IHK-Wahl 2026 gemäß Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und Art. 14 DSGVO (Erhebung bei Dritten)

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Wahl der Mitglieder der IHK-Vollversammlung im Jahr 2026 für die Amtszeit 2027-2031.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Wahl der Mitglieder der IHK-Vollversammlung im Jahr 2026 für die Amtszeit 2027-2031. Die IHK Aschaffenburg verarbeitet Ihre Daten, wenn Sie zu einer der folgenden Gruppen von Personen gehören:
a) Wahlberechtigtes Mitgliedsunternehmen (IHK-zugehöriges Unternehmen einschließlich Wahlausübungsberechtigten)
b) Bewerber und Kandidaten für die IHK-Vollversammlung
c) Bevollmächtigte im Sinne von § 4 Abs. 3 Wahlordnung
d) Mitglieder des Wahlausschusses
e) Wahlbotschafter

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Aschaffenburg
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021 880-0
Fax: 06021 880-22000
E-Mail: info@aschaffenburg.ihk.mom

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Aschaffenburg
Datenschutzbeauftragter
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021 880-151
Fax: 06021 880-22151
E-Mail: datenschutz@aschaffenburg.ihk.mom

4. Quelle der Daten

a) Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen/ Wahlberechtigten

Die IHK Aschaffenburg erhält in der Regel bei IHK-zugehörigen Unternehmen die Daten der Gewerbemeldung von der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO).

b) Daten der Bewerber bzw. Kandidaten

Die Bereitstellung der Daten erfolgt entweder auf direktem Wege durch die Bewerber bzw. Kandidaten für die IHK-Vollversammlung oder auf Vorschlag eines wahlberechtigten IHK-Zugehörigen gemäß § 11 Abs. 1 WahlO.

c) Daten der Bevollmächtigten des Unternehmens oder des Kandidaten

Diese Daten erhält die IHK Aschaffenburg entweder von dem Unternehmen oder dem Kandidaten oder dem Bevollmächtigten.

d) Daten des Mitglieds im Wahlausschuss

Die Daten der Mitglieder des Wahlausschusses gemäß § 8 Abs. 1 WahlO werden von diesen zur Verfügung gestellt.

e) Daten der Wahlbotschafter

Die Angaben der Wahlbotschafter werden direkt bei diesen erhoben.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung der IHK-Wahlen 2026.
Rechtsgrundlagen sind hierfür folgende Vorschriften aus dem Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (im Folgenden: IHKG) und der Wahlordnung (im Folgenden: WahlO):

a) IHK-zugehöriges Unternehmen

Die Verarbeitung deren Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
  • Zur Erstellung der Wählerlisten nach §§ 3, 9 WahlO, § 5 Abs. 3,4 IHKG.
  • Zur Überprüfung der vorgenommenen Eingruppierung in der Wählerliste: So besteht nach § 9 Abs. 3 WahlO ein Einsichtsrecht in die Wählerlisten für die Wahlberechtigten oder deren Bevollmächtigte, wobei sich die Einsichtnahmemöglichkeit sachlich auf die jeweilige Wahlgruppe und den Wahlbezirk und zeitlich auf die Dauer von 30 Tagen beschränkt.
  • Zur Wahlwerbung: Ausschließlich an Kandidaten oder deren Bevollmächtigte erfolgt nach Abgabe einer datenschutzrechtlichen Verpflichtung und zur ausschließlichen Verwendung zur Wahlwerbung für einen Sitz in der Vollversammlung die Übermittlung eines Auszugs aus der Wählerliste der jeweiligen Wahlgruppe.
  • Zum Versand der Wahlunterlagen und der Feststellung der Wahlberechtigung, § 12 WahlO

b) Bewerber und Kandidaten für die Vollversammlung

Von Bewerbern für die Vollversammlung, § 11 Abs. 2 WahlO: Die Datenverarbeitung erfolgt zur Überprüfung der Wählbarkeit in Bezug auf die eingereichten Wahlvorschläge sowie für die Feststellung des Wahlergebnisses.
Kandidaten für die Vollversammlung: Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der Bekanntmachung der Kandidaten in folgenden Medien: IHK Zeitschrift „Wirtschaft am Bayerischen Untermain“, die auch online abrufbar ist, sowie auf der Homepage der IHK Aschaffenburg; Ggf. bei entsprechendem Beschluss des Wahlausschusses: Bekanntgabe der Kandidatenliste in der heimischen Tageszeitung: § 5 Abs. 2, 4 IHKG, WahlO –insbesondere §§ 5, 11, 14, 17.
Für die Verarbeitung von Fotoaufnahmen und der Angabe von Titeln der Kandidaten im Rahmen der Vorstellung in den oben genannten Print- und Onlinemedien ist Rechtsgrundlage die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.

c) Gewählte Vollversammlungsmitglieder

Bekanntmachung der Namen der gewählten Kandidaten mit Vor- und Nachnamen, Geburtsjahr und Stellung im IHK-zugehörigen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 WahlO) und ggf. mit Foto (Einwilligung).

d) Mitglieder des Wahlausschusses

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung der Sitzungen des Wahlausschusses und der Erfüllung der diesem übertragenen Aufgaben,
§§ 8,9,11,13,14,15, 17 WahlO.

e) Wahlbotschafter

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit a) DSGVO.

6. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK Aschaffenburg verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:

a) Daten der wahlberechtigten IHK-zugehörigen Unternehmen:

Der Datenkranz beinhaltet: Name (Familien- und Vorname), Firma, Anschrift, Wahlgruppe, Wahlbezirk, Identnummer und Wirtschaftszweig der Wahlberechtigten (§ 9 Abs. 1 WahlO) bzw. für die Wahlwerbung Namen (Familien- und Vornamen), die Firma, Anschrift,
E-Mailadresse und Wirtschaftszweig (§ 9 Abs. 6 WahlO).

b) Daten der Bewerber(innen) und Kandidat(innen):

Für die Wahl zur IHK-Vollversammlung werden Angaben zur Person wie Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum (jedoch lediglich Veröffentlichung des Geburtsjahres), zum IHK-zugehörigen Unternehmen einschließlich Anschrift, Wahlgruppe, Wahlbezirk und zur Stellung im Unternehmen sowie zur Kontaktaufnahme, Wählbarkeit und Bereitschaft zur Annahme der Wahl verarbeitet; freiwillige Angaben sind Titel und Foto (Einwilligung),
§ 11 Abs. 2 WahlO.

c) Daten der Bevollmächtigten zur Überprüfung der Berechtigung

d) Daten der Mitglieder des Wahlausschusses

Vor- und Nachnamen sowie Daten zur Kontaktaufnahme (nur interne Verwendung)

e) Daten der Wahlbotschafter

Diese umfassen den Vor- und Nachnamen, Foto (Einwilligung) sowie eine persönliche Botschaft.

f) Daten der gewählten Vollversammlungsmitglieder

Die verarbeiteten Daten entsprechen den unter 6.b) genannten.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, sofern wir hierzu gesetzlich befugt oder verpflichtet sind oder Sie dazu eingewilligt haben.

a) Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen

Empfänger dieser Daten sind:
  • Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Druck- und Versanddienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister)
  • Mitglieder des IHK-Wahlausschusses
  • In Bezug auf die Wählerlisten: Die Wahlberechtigten oder Bevollmächtigten aus der jeweiligen Wahlgruppe und dem jeweiligen Wahlbezirk, die nach § 9 Abs. 3 WahlO Einsicht nehmen
  • Kandidaten oder deren Bevollmächtigte zum Zwecke der Wahlwerbung

b) Daten der Kandidaten für die Wahl zur IHK-Vollversammlung

Die Bekanntmachung und Veröffentlichung der Kandidaten erfolgt nach § 17 i.V.m.
§ 11 Abs. 6 WahlO unter Nennung von Familiennamen, Vornamen, Geburtsjahr, Beruf oder Stellung, Bezeichnung und Ort des IHK-zugehörigen Unternehmens in der IHK-Zeitschrift „Wirtschaft am Bayerischen Untermain“, die auch online abrufbar ist, sowie auf der Website der IHK Aschaffenburg und ggf in einer vom Wahlausschuss auszuwählenden Tageszeitung.
Hierdurch sind Empfänger dieser Daten die damit beauftragten Druck- und Versanddienstleister, die Medienagentur, Besucher der Internetseite der IHK Aschaffenburg, Abonnenten und Leser der „Wirtschaft am bayerischen Untermain“ bzw. der auszuwählenden Tageszeitung.
Weitere Empfänger sind die Mitglieder des Wahlausschusses zur Prüfung der Kandidatenliste sowie die Wahlberechtigten zur Stimmabgabe.
Bei Einwilligung zu einem Foto werden Ihr Vor- und Nachname zur Ablauforganisation dem Fotografen bekannt gegeben.
Empfänger der für interne Zwecke abgefragten Kontaktdaten sind die zuständigen Mitarbeiter der IHK.

c) Daten der Bevollmächtigten

Empfänger der Daten der Bevollmächtigten können neben dem Wahlausschuss, die Geschäftsführung der IHK oder die vom Wahlausschuss bestimmten Wahlhelfer sein.

d) Daten der Mitglieder des IHK-Wahlausschusses

Die Veröffentlichung der Vor- und Nachnamen der Mitglieder des Wahlausschusses erfolgt gemäß § 8 WahlO in den Beschlussvorlagen sowie in der Sitzung des Präsidiums und der Vollversammlung, in der die Ausschussmitglieder gewählt werden. Im Anschluss werden die Namen in der IHK-Zeitschrift „Wirtschaft am Bayerischen Untermain“, die auch online abrufbar ist, bekannt gemacht. Empfänger dieser Informationen sind damit die beauftragte Medienagentur, die Abonnenten und Leser der Zeitschrift „Wirtschaft am Bayerischen Untermain“ sowie die Besucher der Internetseite der IHK Aschaffenburg.

e) Daten der Wahlbotschafter

Die Veröffentlichung Ihrer Daten erfolgt in der IHK-Zeitschrift „Wirtschaft am Bayerischen Untermain“, die auch online abrufbar ist, sowie auf der Homepage und den Social-Media Kanälen der IHK Aschaffenburg. Empfänger sind somit die Medienagentur, Besucher der Internetseite der IHK Aschaffenburg, Abonnenten und Leser der „Wirtschaft am bayerischen Untermain sowie Nutzer der von der IHK Aschaffenburg betriebenen Social-Media Kanäle.

f) Daten der gewählten Vollversammlungsmitglieder

Die Bekanntmachung der neu gewählten Mitglieder der Vollversammlung erfolgt in den unter 7.b) genannten Medien unter Einbindung der entsprechenden Auftragsverarbeiter und Empfänger. Hierbei werden dieselben Fotos wie bei der Kandidatur verarbeitet. Hinweise zur Datenverarbeitung in Ihrer Funktion als Vollversammlungsmitglied finden Sie unter Informationspflichten zum Datenschutz - IHK Aschaffenburg/ Ehrenamt.

8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/ eine internationale Organisation zu übermitteln.
Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland. Wir weisen an dieser Stelle auf das Risiko hin, dass Informationen im Internet weltweit und damit auch in Ländern mit niedrigem Datenschutzniveau abgerufen werden können und automatisiert ausgewertet oder anderweitig von Dritten verarbeitet und manipuliert werden können, worauf die IHK keinen Einfluss hat.

9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

a) IHK-zugehörige Unternehmen

IHK-Wahl: Alle Wahlunterlagen sind mindestens ein Jahr, gerechnet ab Ablauf der Einspruchsfrist, aufzubewahren. Anschließend sind Wahlscheine, Stimmzettel, Umschläge und Wählerlisten gemäß § 17 a WahlO zu vernichten bzw. zu löschen. Die übrigen Wahlunterlagen sind, sofern nichts anderes bestimmt ist, bis zum Ende der übernächsten Wahlperiode aufzubewahren.
Wahlwerbung: Löschpflichten bestehen für den Kandidaten oder dessen Bevollmächtigten nach § 9 Abs. 6 Satz 2 der WahlO. Die erhaltenen Daten über Wahlberechtigte aus der entsprechenden Wahlgruppe sind spätestens nach der Wahl unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten.

b) Daten der Kandidaten

Die Löschung der Daten der Kandidaten, die nicht in die Vollversammlung gewählt wurden, erfolgt zum Ende der darauffolgenden Amtszeit.

c) Mitglieder des IHK- Wahlausschusses

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten werden gelöscht, sofern der Zweck für die ‎Verarbeitung nicht mehr besteht, spätestens mit der konstituierenden Sitzung der neuen Vollversammlung. ‎

d) Bevollmächtigte

Je nachdem, ob es sich um Bevollmächtigte der Kandidaten oder der wahlberechtigten IHK-Zugehörigen handelt, gelten die dort genannten Aufbewahrungsdauern.

e) Wahlbotschafter

Da die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, erfolgt die Datenlöschung mit Widerruf der Einwilligung, spätestens jedoch mit dem Ende der Wahlfrist.

f) Daten der gewählten Vollversammlungsmitglieder

Die Daten der gewählten Vollversammlungsmitglieder werden über die Dauer der Zugehörigkeit zur Vollversammlung u.a. zwecks Ehrungen aufbewahrt.

g) Einwilligung als Rechtsgrundlage

Basiert eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung, so erfolgt im Falle eines Widerrufs abhängig vom jeweiligen Zusammenhang entweder eine Datenlöschung oder ein Setzen eines entsprechenden Datensperrkennzeichens (sollte eine Löschung rechtlich bzw. technisch nicht möglich sein), um die Beachtung Ihres Widerrufs für die Zukunft sicherzustellen. Wird nicht widerrufen, so erfolgt eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten dann, wenn diese für die Zweckerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

10. Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige bzw. unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Ausnahmen - Wahlspezifische Regelungen

a) Wählerlisten (§ 9 WahlO) – Rechte von IHK-zugehörigen Unternehmen

Hier bestehen:
  • kein Recht auf Auskunft nach Art. 15 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Auskunft über die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern) i.V.m. § 5 Abs. 3 IHKG, § 9 Abs. 7 Nr. 1 WahlO
  • kein Recht auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGO für den Zeitraum, in dem die Frist zur Einsichtnahme in die Wählerlisten läuft. Dieses wird während dieses Zeitraums dadurch erfüllt, dass eine betroffene Person Einblick in die Wählerlisten nehmen kann, Art. 15 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 5 Abs. 3 Satz 2 IHKG, § 9 Abs. 7 Satz 2 WahlO
  • keine Mitteilungspflicht nach Art. 19 S. 2 DSGVO (gegenüber Empfängern von personenbezogenen Daten, wenn diese nachträglich berichtigt, gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt worden sind) i.V.m. § 5 Abs. 3 IHKG, § 9 Abs. 7 Nr. 2 WahlO
  • kein Recht auf Widerspruch gegen die Aufnahme in die Wählerliste, Art. 21 DSGVO i.V.m.
    § 9 Abs. 7 Nr. 3 WahlO

b) Kandidatenliste - Rechte von Kandidaten

Hier besteht kein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO i.V.m. § 11 Abs. 7 WahlO in Bezug auf die in der Kandidatenliste enthaltenen personenbezogenen Daten.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Aschaffenburg, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/ den Datenschutzbeauftragten der IHK Aschaffenburg unter datenschutz@aschaffenburg.ihk.mom.
Die in Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte stehenden Unterlagen werden wir für einen Zeitraum von drei Jahren speichern, um den Nachweis einer ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens führen zu können.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Die für die IHK Aschaffenburg zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Tel. 089 212672-0, Fax 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de.

11. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten durch die IHK Aschaffenburg eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an datenschutz@aschaffenburg.ihk.mom mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Dies gilt insbesondere für bereits gedruckte bzw. zum Druck gegebene oder sich im Druck befindliche Wahlunterlagen sowie der Kammerzeitschrift. Diese werden weiterhin benutzt.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Die IHK Aschaffenburg setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ermöglichen.

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten -sofern wir hierzu nicht Ihre Einwilligung benötigen- anzugeben, da die IHK Aschaffenburg diese zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl der Mitglieder der IHK-Vollversammlung benötigt. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie sich nicht als Mitglied für die Vollversammlung bewerben oder kandidieren oder ein Ehrenamt bei der Wahl ausüben.