IHK Berlin
Wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheiden, haben Sie einen systematischen Plan, um Wissen nachhaltig für mögliche Nachfolger zu sichern?
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Wissenssicherung als Chance und Herausforderung für Unternehmen
Wissen ist eine wichtige Ressource und der Verlust von Wissen durch den Weggang von Personal ist gerade in kleineren und mittleren Unternehmen (genannt KMU) oft besonders deutlich zu spüren. Nicht nur, dass sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter deutlich erhöht, wenn das Wissen erst erarbeitet werden muss. Es fehlen auch essenzielle Informationen und im schlimmsten Fall drohen unzufriedene Kundinnen und Kunden, sowie Auftragsverlust.
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel verstärken die Notwendigkeit, Wissen zu sichern
Laut statistischem Bundesamt wird die Zahl der Menschen im Erwerbsalter in den kommenden Jahren und bis Mitte der 2030er Jahre deutlich abnehmen, wenn die sogenannte Generation der Babyboomer das Rentenalter erreicht. Die Gefahr besteht, dass dann auch ihr Wissens- und Erfahrungsschatz die Unternehmen verlässt. Die Konkurrenz um die verbleibenden Fachkräfte wird weiter steigen und häufigere Wechsel und mehr Fluktuation in der Belegschaft werden die Folge sein.
In solchen Zeiten ist gutes Onboarding – also der Einstieg einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen - ausschlaggebend und der erste Prüfstein für die Mitarbeiterbindung. Für einen guten Start darf das gesicherte Wissen der Vorgängerin oder des Vorgängers keinesfalls fehlen. So kann Wissenssicherung gerade für KMU zur Chance werden, für Neuzugänge einen glänzenden ersten Eindruck zu machen.
Für jedes „Wissen“ die richtige Methode
Die Sicherung von leicht dokumentierbaren Informationen aber auch von informellem Erfahrungswissen kann besonders in inhabergeführten Unternehmen kritisch sein und zur Herausforderung werden, wenn es bisher keinen formalisierten Prozess dafür gibt.
Der Schlüssel für erfolgreiche Wissenssicherung liegt darin, sich den unterschiedlichen Wissensarten mit der jeweils passenden Methode zu nähern.
- So bieten sich für die Speicherung und Verteilung von leicht dokumentierbaren Informationen ein gut organisiertes Dokumentenmanagement und IT-basierte Lösungen wie Wikis und Datenbanken an.
- Austausch- und Lernformate wie der Austausch gewonnener Erkenntnisse („Lessons Learned“), „Communities of Practice” oder Lerntandems sind Ansätze, um vor allem Erfahrungswissen im Unternehmen zu managen.
- Für ein langfristiges Wissensmanagement bieten sich ebenfalls Softwarelösungen wie Wissensmanagement- oder Kollaborations-Tools an.
- Für Situationen, in denen Sie kurzfristig das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Ihr Unternehmen sichern müssen, gibt es Methoden wie Expert Debriefing oder Exit Interviews (ein dokumentiertes Gespräch nach einem systematischen Gesprächsleitfaden) oder dem Dokumentieren wichtiger Unternehmensprozesse in Checklisten.
Umgang mit Wissen im Unternehmen
Folgende Handlungsfelder haben Sie in der Geschäftsführung und im Management, um sich gegen das Risiko Wissensverlust mit Strategie und Struktur absichern zu können. Wenn Sie beim Wissensmanagement erst am Anfang stehen, wählen Sie zunächst ein Handlungsfeld aus, das Ihnen leichtfällt, und starten Sie mit kleinen Schritten:
- Überblick über das Wissen erlangen
Als Unternehmerin oder Unternehmer sollten Sie einen Überblick über das geschäftsrelevante Wissen im Unternehmen haben. Welches Wissen ist verschriftlicht und wo abgelegt? Mit wem muss ich sprechen, um an relevantes Spezialwissen zu kommen? - Wissen überprüfen und weiterentwickeln
Überprüfen und aktualisieren Sie den Wissensbestand im Unternehmen regelmäßig und entwickeln Sie ihn weiter, um wichtige Veränderungen nicht zu verschlafen. - Kultur des Wissensaustauschs fördern
Hilfreich für den produktiven Umgang mit der Ressource Wissen ist zudem eine Unternehmenskultur, die Austausch und das voneinander Lernen fördert. Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig die Bereitschaft Ihres Personals ist, Know-how und Erfahrungen zu teilen. - Einen Plan für Wissenstransfer haben
Sobald Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihren Betrieb verlassen, vergessen Sie nicht, auch das relevante Wissen der Person zu sichern, um den reibungslosen Betriebsablauf weiter garantieren zu können. Es gibt zahlreiche Methoden (siehe oben), um den Wissenstransfer von alten zu neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchzuführen oder um Wissen im Rahmen einer Unternehmensnachfolge zu sichern.
Ein guter Einstieg in das Thema Wissenstransfer bietet die IHK-Checkliste Wissenssicherung, eine Anleitung zum Sichern von Wissen in fünf Schritten.
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Wissen im Unternehmen
Wissen ist die DNA vieler Unternehmen. Welche Arten von Wissen lassen sich dabei unterscheiden? Für effizientes Wissensmanagement ist es zunächst hilfreich, geschäftsrelevantes Wissen von weniger kritischem Wissen zu unterscheiden.
Welche Arten von Wissen gibt es?
Wissen im Unternehmen oder am Arbeitsplatz lässt sich in verschiedene Wissenskategorien aufteilen, wie zum Beispiel Fachwissen, Methodenwissen und Sozialkompetenz. Innerhalb dieser Wissenskategorien gibt es wiederum Wissensbereiche, in denen das jeweilige Wissen Anwendung findet, z.B.:
- Fachwissen zu verschiedenen Themen
- Wissen über Projekte
- Wissen über Führungsaufgaben
- Methodenwissen
- Prozesswissen
- Organisationswissen
- Wissen über Ablagesystemen
- Beziehungswissen (wichtige interne und externe Kontakte)
- Wissen über Zugriffsrechte / Datenschutz
Fachkräfte verfügen neben ihren Kenntnissen und Fähigkeiten oft auch über jede Menge Erfahrungswissen, das sie im Laufe ihrer Karriere gewonnen haben. Während sich Abläufe, Arbeitsanweisungen oder Projektstände als sogenanntes explizites Wissen gut und zuverlässig dokumentieren lassen, kann es eine Herausforderung sein, das Know-how in den Köpfen ihres Personals zu erfassen. Zu diesem sogenannten impliziten Wissen, das auch unbewusst vorhanden sein kann, zählen beispielsweise individuelle Routinen in Arbeitsabläufen, Problemlösungsstrategien oder der Umgang mit speziellen Kundinnen und Kunden.
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Explizites Wissen
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Implizites Wissen
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Formell und leicht dokumentierbar
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Informell und schwer greifbar
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Mit der IHK-Checkliste Wissenssicherung Know-how identifizieren und sichern
Für die Bedürfnisse von Unternehmerinnen und Unternehmern entwickelt und von ihnen getestet, ist die IHK-Checkliste zur Wissenssicherung ein kostenfreier Onlinefahrplan, der dabei hilft, relevantes Wissen zu sichern und damit im Unternehmen zu halten. In nur fünf einfachen Schritten durchlaufen Sie den Prozess der Wissenssicherung, bei der Dokumentation helfen Ihnen digitale Vorlagen.