Erstattung ausländischer Vorsteuern

Wann ist die Erstattung von ausländischer Umsatzsteuer möglich?

In Deutschland ansässige Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und im Zusammenhang mit ihrer unternehmerischen Tätigkeit im Ausland Steuern gezahlt haben, können diese unter Umständen in einem besonderen Verfahren vergütet bekommen. Solche sog. “Vorsteuern” fallen zum Beispiel an, wenn Mitarbeiter zu Messen, Ausstellungen oder sonstigen Geschäftsreisen fahren und Übernachtungskosten zu tragen haben oder wenn LKWs deutscher Speditionen im Ausland vollgetankt werden.
Dabei gilt:
  • Innerhalb der Europäischen Union:
    Die Möglichkeit der Erstattung besteht in allen EU-Mitgliedsstaaten. Frist für die Abgabe der Vergütungsanträge ist der 30. September des Folgejahres (maßgebend ist der rechtzeitige Eingang des Antrags beim Bundeszentralamt für Steuern).
  • Bei der Vergütung aus Drittstaaten:
    Das deutsche Unternehmen darf in dem betroffenen Drittstaat keine steuerpflichtigen Umsätze getätigt haben, und es muss Gegenseitigkeit im Verhältnis zu den jeweiligen Drittstaaten gegeben sein. Dies ist nur teilweise der Fall. Weitere Informationen dazu finden Sie im Internetangebot des Bundeszentralamts für Steuern.
Das Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Weiter ist zu beachten, dass ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren beanspruchen will, in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und auch selbst keine steuerbaren, die Registrierung auslösenden Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben darf. Insoweit geht das Erfordernis, sich dann gegebenenfalls umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor. Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dabei allerdings in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten „reverse-charge-Verfahrens“ die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.
In einer Reihe von Ländern gibt es Einschränkungen des Vorsteuerabzugs je nachdem, um welche Art von Umsatz es sich handelt. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind.
Für die Antragsabwicklung ist zwischen Anträgen in Drittlandsstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden:

Anträge ins Drittland: Gegenseitigkeit und Frist beachten

Die Antragsstellung erfolgt direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierfür vorgesehenen Formular bzw. dem vorgesehenen Verfahren. In der Regel muss dies in Landessprache geschehen.
Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.
Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen in der Regel durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.
Der Antragsteller hat durch eine Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachzuweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die Bescheinigung hat ein Jahr Gültigkeit ab Ausstellungsdatum. Ein Muster der Bescheinigung USt 1 TN ist beim Bundeszentralamt für Steuern abrufbar.
In den einzelnen Drittstaaten gibt es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen.
Die Frist für den Antrag auf Vergütung ist der 30. Juni des folgenden Jahres, es gilt der Eingang bei der zuständige Behörde, die innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden sollte. In der Praxis hat sich erwiesen, dass in einigen Ländern längere Zeiträume bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages abzuwarten sind. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

Anträge in Mitgliedstaaten der Europäischen Union: Einheitliches Verfahren

In Deutschland reichen Sie Ihre Erstattungsanträge über das elektronische Antragsportal beim Bundeszentralamt für Steuern ein. Wurden in mehreren Ländern Steuern gezahlt, ist für jeden Mitgliedstaat ein gesonderter Antrag zu stellen.
Für die Nutzung des BZStOnline-Portals (BOP) ist ein Zertifikat erforderlich. Inländische Unternehmer und deren Bevollmächtigte können ein bereits vorhandenes ELSTER-Zertifikat nutzen und sich mit diesen Zugangsdaten im BOP einloggen. Wenn noch kein Zertifikat vorhanden ist, empfiehlt das BZSt, das Zertifikat durch die Registrierung in Mein ELSTER zu erwerben.
Antragsfrist ist der 30. September des Folgejahres, für die Einhaltung der Frist genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt.
Es gilt ein Mindestbetrag von 50 EUR (oder ein in Landeswährung umgerechneter Betrag). Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.
Um den Antrag zu stellen sind Angaben zum Unternehmen und zu den Umsätzen erforderlich, die Kostenkategorien, für die Erstattung beantragt wird, sind in Gruppen unterteilt:
  1. Kraftstoff;
  2. Vermietung von Beförderungsmitteln;
  3. Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen);
  4. Maut und Straßenbenutzungsgebühren;
  5. Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel;
  6. Beherbergung;
  7. Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen;
  8. Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen;
  9. Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen;
  10. Sonstiges. Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.
Hinweis:
Für die Vergütung sind grundsätzlich Vorschriften des Vergütungslandes maßgeblich, diese können bestimmte Umsätze von der Vergütung ausschließen. Das betrifft insbesondere den Bereich der Repräsentationskosten sowie Reisekosten und Aufwendungen für Unterbringung und Verpflegung. Aber auch im Bereich der Kfz-Aufwendungen existieren zum Teil weitreichende Vorsteuerausschlüsse.
Rechnungskopien: Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer elektronische Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente (als eingescannte Originale) dem Vergütungsantrag beizufügen, sofern der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.
Verfahren:
Die dem BZSt elektronisch übermittelten Anträge werden vorgeprüft die Prüfung bezieht sich nur darauf, ob
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer zutreffend und dem Unternehmen zuzuordnen ist
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.
Ist der Antrag insoweit zulässig ist, leitet das BZSt diesen innerhalb von 15 Tagen an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter und stellt dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags aus.
Der Vergütungsbetrag ist grundsätzlich zu verzinsen, wenn die Auszahlung nicht innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang des Vergütungsantrags erfolgt ist.

Hilfestellungen bei der Abwicklung von Vorsteuervergütungsanträgen

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln. Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie hier nach Ländern sortiert.
Daneben bieten verschiedene Dienstleister sowie spezialisierte Steuerberater.innen professionelle Hilfe an. Entsprechende Berater können Sie auf der Internetseite der Bundessteuerberaterkammer recherchieren.
Bitte beachten Sie: Die Informationen in dieser IHK-Information wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammen gestellt. Eine Haftung für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.