Digitale Entgeltunterlagen – Pflicht ab dem 1. Januar 2027

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen auch für Arbeitgeber, die sich bislang auf Antrag von dieser Pflicht haben befreien lassen. Eine rückwirkende Digitalisierung der bisherigen Unterlagen ist dabei nicht erforderlich; maßgeblich sind die neuen Tatbestände und Ereignisse ab 2027.

Worum geht es?

Arbeitgebende sind nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 BVV verpflichtet, Entgeltunterlagen vollständig, richtig, chronologisch geordnet und in deutscher Sprache zu führen. Seit dem 1. Januar 2022 müssen die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch vorgehalten werden.
Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum Jahreswechsel 2026/2027.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Elektronisch vorzuhalten sind insbesondere die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen sowie die Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV.
Hierzu gehören unter anderem:
  • · Nachweise zur Staatsangehörigkeit oder zum Aufenthaltsstatus, soweit sie für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung relevant sind.
  • · Unterlagen zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, etwa Immatrikulationsbescheinigungen.
  • · Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs.
  • · Beitragsrelevante Meldungen der Krankenkassen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung haben.
Zudem sind die für die Erstellung der Beitragsabrechnung nach § 9 BVV erforderlichen Angaben elektronisch vorzuhalten. Wird ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet, ist dies in der Regel bereits gewährleistet.

Technische Anforderungen

Bei einer Anforderung durch einen Sozialversicherungsträger muss jede Unterlage als separate, lesbare Datei bereitgestellt werden. Zwei oder mehr Unterlagen dürfen nicht in einer Datei zusammengefasst werden.
Die Datei muss alle Inhalte vollständig und orts- sowie systemunabhängig darstellen können. Zulässig sind insbesondere:
  • · PDF-Dateien
  • · Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF
Für PDF-Dateien gelten zusätzliche Vorgaben: Sie dürfen nachträglich nicht veränderbar sein. Nicht zulässig sind insbesondere Skripte, nachträglich veränderbare Formularfelder, das Nachladen von Inhalten aus anderen Quellen sowie eingebettete weitere Dateien.

Eindeutige Zuordnung sicherstellen

Jede angeforderte Entgeltunterlage muss eindeutig nach Dokumentenart, betroffener Person und Zeitraum zuordenbar sein. Die Verantwortung hierfür liegt beim Arbeitgebenden.

Besonderheit: Unterschriftserfordernis

Für bestimmte Erklärungen und Anträge besteht gesetzlich Schriftform, beispielsweise:
  • · Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
  • · Erklärung über den Verzicht auf zustehende Entgeltansprüche.
  • · Erklärung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit.
  • · Verzicht auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI.
Die Schriftform kann grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Beschäftigten versehen ist.
Wird das Original in Papierform übermittelt, bestehen folgende Möglichkeiten:
  • · Das Papieroriginal wird zusätzlich zur elektronischen Fassung aufbewahrt.
  • · Der Arbeitgeber überführt das Dokument in elektronische Form und versieht es mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur; anschließend kann das Papieroriginal vernichtet werden.
  • · Eine bloße PDF- oder Bilddatei ohne qualifizierte Signatur genügt bei Unterschriftserfordernis nicht ohne zusätzliches Papieroriginal

Speicherung und Verfügbarkeit

Die Daten der Entgeltunterlagen und der Beitragsabrechnung müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Papierdokumente, die dem Arbeitgeber übermittelt werden, sind in ein elektronisches
Format umzuwandeln; das Original ist bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren.
Weitere ausführliche Informationen entnehmen Sie dem Rundschreiben „Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV“ vom 18.03.2022, auffindbar hier Rundschreiben | Gemeinsame Rundschreiben der Sozialversicherungen | Deutsche Rentenversicherung bei den Rundschreiben des Jahres 2022.