Arbeitszeugnis

Rechtsgrundlage für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses ist § 109 GewO (Gewerbeordnung): Arbeitnehmer haben bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis). Auf Verlangen sind darüber hinaus Angaben zu Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis aufzunehmen (qualifiziertes Zeugnis). Der Anspruch entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist. Leiharbeitnehmer sind ebenfalls anspruchsberechtigt. Für freie Mitarbeiter besteht kein gesetzlicher Zeugnisanspruch nach § 109 GewO; arbeitnehmerähnliche Personen können einen Anspruch nach § 630 BGB haben.

Zu unterscheiden ist zwischen dem einfachen Zeugnis (Angaben zu Person, Art und Dauer der Beschäftigung) und dem qualifizierten Zeugnis (zusätzlich Angaben zu Leistung und Verhalten). Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht nur bei berechtigtem Interesse, z. B. bei Vorgesetztenwechsel, Betriebsübergang oder längerer Abwesenheit.

Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Seit dem 1. Januar 2025 kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden. Die Einwilligung muss dabei nach § 183 BGB vor der Erteilung erklärt werden, der Arbeitgeber kann nicht zunächst ein elektronisches Zeugnis ausstellen und auf eine spätere Zustimmung des Arbeitnehmers hoffen. Ohne Einwilligung bleibt es bei der Schriftform. Nach §§ 126 Abs. 3, 126a BGB muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen dem elektronischen Dokument hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, die auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird. Die bloße Übermittlung eines unsignierten PDF per E-Mail oder eine einfache elektronische Signatur wahrt die Form daher nicht.
Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier ausgestellt werden, sofern vorhanden und im Geschäftsverkehr genutzt. Die Unterschrift muss im Original erfolgen, durch den Arbeitgeber oder einen ranghöheren Vertreter; bei Erteilung in elektronischer Form tritt an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift die qualifizierte elektronische Signatur.

Das Zeugnis soll ein Gesamtbild des Arbeitsverhältnisses und des Arbeitnehmers wiedergeben. Hat der Arbeitgeber bereits ein Zwischenzeugnis erteilt, dann ist er grundsätzlich an diesen Aussagen und Formulierungen gebunden. Dies gilt selbst dann, wenn er dafür nicht verantwortlich war, weil er z.B. durch einen Betriebsübergang erst später in das Arbeitsverhältnis eingetreten ist. Inhaltlich müssen das Gebot der Zeugniswahrheit und der wohlwollenden Beurteilung beachtet werden. Bei den Formulierungen sollte darauf geachtet werden, dass weder verschlüsselte, widersprüchliche noch doppeldeutige Aussagen gemacht werden. Der Grundsatz der Zeugniswahrheit wird insofern ergänz durch das Verbot, das weitere berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers zu erschweren.

Für die Beurteilung der Leistung haben sich feste Formulierungen eingebürgert, die einer Notenskala entsprechen:

Für die Beurteilung des persönlichen Verhaltens hat sich folgende Formulierungspraxis entwickelt:

Abmahnungen, Beendigungsgründe (nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeiters), Einkommen, Fehlzeiten (nur, wenn sie außer Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitsleistung stehen), fristlose Kündigung, Gesundheitszustand, Krankheiten, Straftaten, Vertragsbrüche, etc. dürfen nicht in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden. Vielfach finden sich in Arbeitszeugnissen auch Hinweise, dass der Arbeitgeber für Nachfragen zur Arbeitsqualität des Arbeitnehmers zur Verfügung stehe. Auch solche Hinweise sind im Allgemeinen nicht zulässig und verstoßen gegen § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO.

Häufig kommt es vor, dass ausscheidende Angestellte Wünsche für die Zeugniserstellung äußern oder gar einen Zeugnisentwurf dem Arbeitgeber vorlegen. Hier gilt, dass der Arbeitgeber weder berechtigt ist, einen solchen Entwurf von dem Arbeitnehmer zu verlangen noch ist er verpflichtet, dem Zeugnisentwurf des Arbeitnehmers zu folgen. Aussteller des Zeugnisses bleibt allein der Arbeitgeber.

Hinsichtlich der Formulierung von qualifizierten Arbeitszeugnissen hat sich folgendes Aufbauschema entwickelt und in der Praxis durchgesetzt:

Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst abholen. Es handelt sich hierbei, wie auch bei den anderen Arbeitspapieren des Arbeitnehmers, um eine Holschuld. Der Arbeitgeber muss jedoch spätestens zum letzten Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist das Arbeitszeugnis zusammen mit den anderen Arbeitspapieren bereithalten. Andernfalls muss er dem Arbeitnehmer auf seine Gefahr und seine Kosten das Zeugnis übersenden.

Hat der Arbeitgeber den Zeugnisanspruch nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann der Arbeitnehmer ggf. einen Zeugnisberichtigungsanspruch geltend machen. Meistens geht es hier um die Streichung falscher, widersprüchlicher oder aber auch verschlüsselter Formulierungen und weniger darum, welche vom Arbeitnehmer gewünschten Formulierungen in das Arbeitszeugnis aufzunehmen sind.

Der Zeugnisanspruch unterliegt der Verwirkung. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer sein Recht über längere Zeit nicht ausgeübt hat (Zeitmoment) und der Arbeitgeber dadurch die Überzeugung gewinnen durfte, der Anspruch werde nicht mehr geltend gemacht (Umstandsmoment). Eine starre Frist gibt es nicht, auch kürzere Zeiträume können im Einzelfall genügen, wenn das Umstandsmoment besonders gravierend ist. Die Beurteilung erfolgt stets im Einzelfall. Darüber hinaus kann der Zeugnisanspruch auch von tariflichen oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen erfasst werden, wenn diese allgemein auf Ansprüche "aus dem Arbeitsverhältnis" abstellen, auf die einschlägigen tarifvertraglichen Regelungen sollte daher geachtet werden.

Hinweis

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