Ursprungsnachweise

Lieferantenerklärungen werden digital: Neue Anforderungen ab Juni 2028

Die Europäische Union modernisiert die Vorschriften zum präferenziellen Ursprung von Waren. Mit der Verordnung (EU) 2026/1183 werden Lieferantenerklärungen künftig auf standardisierten Datenelementen basieren und für den elektronischen Datenaustausch vorbereitet. Betroffen sind Unternehmen, die Lieferantenerklärungen für Präferenzabkommen ausstellen oder nutzen. Die neuen Regelungen treten für Lieferantenerklärungen am 23. Juni 2028 in Kraft und bilden die Grundlage für eine schrittweise Digitalisierung der Ursprungsnachweise in der EU.

EU modernisiert die Ursprungsnachweise

Mit der am 3. Juni 2026 veröffentlichten Verordnung (EU) 2026/1183 überarbeitet die Europäische Kommission die Durchführungsverordnung zum Unionszollkodex (UZK-IA). Ziel ist es, Verfahren zum präferenziellen Ursprung von Waren europaweit zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und schrittweise zu digitalisieren.
Ein zentraler Bestandteil der Reform betrifft die Lieferantenerklärung. Sie dient Unternehmen als Nachweis über die Ursprungseigenschaft von Waren und ist eine wichtige Grundlage für die Ausstellung von Präferenznachweisen im internationalen Warenverkehr.
Die meisten Änderungen der Verordnung gelten bereits ab dem 23. Dezember 2027. Die neuen Vorschriften für Lieferantenerklärungen treten jedoch erst am 23. Juni 2028 in Kraft.

Lieferantenerklärungen werden digital und standardisiert

Rechtsgrundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex (UZK-IA). Die Verordnung legt den Wortlaut der Lieferantenerklärungen verbindlich fest. Künftig legt die EU nicht mehr den Wortlaut fest, sondern definierte Datenelemente (z. B. Angaben zu Lieferant, Kunden, Waren, Ursprung, Vormaterialien).
Der neue Anhang 22-15 des UZK-IA definiert hierfür ein strukturiertes Datenmodell. Lieferantenerklärungen bestehen künftig aus standardisierten Datenfeldern – unter anderem:
  • Erklärung: Art und Text
  • Parteien: Lieferant und Kunde
  • Datumsangaben: Geltungszeitraum
  • Zoll: Zollbehörde
  • Waren: Nämlichkeit der Waren und Warencodes,
  • Ursprung der Waren: Ursprungseigenschaft. Präferenzursprungsland und Präferenzabkommen
  • Vormaterialien: verwendete Vormaterialien mit und ohne Ursprungseigenschaft
  • Sonstige Datenelemente: Kumulierung, buchmäßige Trennung.
Dadurch sollen Angaben EU-weit einheitlich erfasst, elektronisch verarbeitet und geprüft werden können.

Grundlage für den elektronischen Datenaustausch in der EU

Die neuen Lieferantenerklärungen sind Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Europäischen Union.
Parallel wird ein zentrales europäisches System für elektronische Ursprungsnachweise („e-PoC-System“) aufgebaut. Ziel ist es, die Ausstellung, Überprüfung und Verwaltung von Ursprungsnachweisen schrittweise zu digitalisieren und die Zusammenarbeit der Zollbehörden innerhalb der EU zu vereinheitlichen.
Ab dem 26. Juni 2030 sollen die Zollbehörden der Mitgliedstaaten das e-PoC-System für die Verwaltungszusammenarbeit nutzen. Dazu gehören insbesondere die Überprüfung von Ursprungsnachweisen und Lieferantenerklärungen sowie der Informationsaustausch zwischen den Zollbehörden. Sofern entsprechende Abkommen bestehen, kann das System künftig auch für die Zusammenarbeit mit Vertragsparteien des PEM-Übereinkommens (Pan-Europa-Mittelmeer-Präferenzursprungsregeln) eingesetzt werden.
Ein weiterer Digitalisierungsschritt folgt ab dem 29. Juni 2033: Dann soll über eine technische Vernetzung zwischen den nationalen Zollsystemen und dem e-PoC-System ein automatisierter Datenabgleich möglich werden. Dabei werden Informationen aus elektronischen Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 mit den Angaben in Zollanmeldungen abgeglichen. Ziel ist eine schnellere und effizientere Prüfung von Ursprungsnachweisen im Rahmen von Präferenzabkommen.

Neue Prüfverfahren und stärkere behördliche Zusammenarbeit

Auch die Überprüfung von Lieferantenerklärungen wird neu geregelt.
Künftig sind die Zollbehörden am Sitz des Lieferanten für die Prüfung zuständig. Benötigt eine Zollbehörde eines anderen Mitgliedstaates eine Überprüfung, erfolgt diese über ein standardisiertes Verfahren.
Für die Beantwortung eines Prüfungsersuchens gilt eine einheitliche Frist von 120 Tagen (bis zu 16 Monate bei Drittstaaten). Erfolgt innerhalb dieser Frist keine ausreichende Rückmeldung oder können die Angaben nicht bestätigt werden, darf die betreffende Lieferantenerklärung bei der Bestimmung des präferenziellen Ursprungs nicht berücksichtigt werden.
O-Ton Verordnung: „Das Ergebnis der Überprüfung wird den ersuchenden Zollbehörden spätestens 120 Tage nach dem Datum des Ersuchens um Überprüfung mitgeteilt. Ist innerhalb dieser Frist keine Antwort eingegangen, oder reichen die Angaben in der Antwort nicht aus, um zu bestätigen, dass der Lieferant seinen Verpflichtungen nach Artikel 61 Absätze 2 und 5 in Bezug auf die betreffende Lieferantenerklärung nachgekommen ist, so wird diese Erklärung bei der Bestimmung der Ursprungseigenschaft der betreffenden Waren nicht berücksichtigt.“
Für Unternehmen steigt damit die Bedeutung einer nachvollziehbaren Dokumentation und einer belastbaren Ursprungskalkulation.

Auswirkungen für exportierende und importierende Unternehmen

Die neuen Regelungen betreffen insbesondere Unternehmen, die Präferenzabkommen der Europäischen Union nutzen und regelmäßig Lieferantenerklärungen ausstellen oder anfordern.
Für größere Unternehmen ergeben sich insbesondere Anforderungen an die Anpassung bestehender ERP-, Zoll- und Stammdatensysteme. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten frühzeitig prüfen, wie Ursprungsdaten künftig strukturiert erfasst und dokumentiert werden können.
Unternehmen, die Lieferantenerklärungen als Grundlage für Präferenznachweise verwenden, sollten sich rechtzeitig auf die neuen Datenanforderungen vorbereiten. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können künftig schneller zu Beanstandungen im Rahmen von Zollprüfungen führen.

Was Unternehmen jetzt beachten sollten

  • Prüfen, welche Lieferantenerklärungen derzeit im Unternehmen verwendet werden.
  • Bestehende Prozesse zur Ermittlung des präferenziellen Ursprungs dokumentieren.
  • Stammdaten und Ursprungsinformationen auf Vollständigkeit und Qualität überprüfen.
  • Frühzeitig mit ERP-, Warenwirtschafts- und Zollsoftware-Anbietern über notwendige Anpassungen sprechen.
  • Lieferanten auf die kommenden Anforderungen aufmerksam machen.
  • Interne Verantwortliche für Zoll und Außenwirtschaft über die Änderungen informieren.
  • Die Übergangsfrist bis zum 23. Juni 2028 für die Vorbereitung nutzen.

Weitere wichtige Änderungen der Verordnung (EU) 2026/1183

Neben den neuen Vorschriften für Lieferantenerklärungen enthält die Verordnung (EU) 2026/1183 weitere Anpassungen im Bereich des präferenziellen Ursprungsrechts.

Dazu gehören insbesondere:

  • Ausbau des REX-Systems (Registered Exporter System): Registrierte Ausführer müssen ihre REX-Nummer künftig grundsätzlich immer auf Ursprungsnachweisen angeben. Das System wird zudem auf weitere Präferenzabkommen ausgeweitet. Der bisherige Schwellenwert von 6.000 Euro für nicht registrierte Ausführer bleibt bestehen.
  • Einheitliche Prüf- und Kontrollverfahren: Die Verordnung führt harmonisierte Fristen und stärker risikobasierte Kontrollverfahren ein. Dies soll die Zusammenarbeit der Zollbehörden innerhalb der EU sowie mit Partnerstaaten vereinfachen und beschleunigen.
  • Neue Regelungen für Ursprungsnachweise: Mehrere bestehende Anhänge und Formulare werden überarbeitet oder ersetzt. Dies betrifft unter anderem Ursprungserklärungen, Anträge im REX-System sowie Formate für Lieferantenerklärungen.
  • Digitalisierung der Ursprungsnachweise: Mit dem Aufbau des e-PoC-Systems schafft die EU die Grundlage für elektronische Ursprungsdokumente und eine schrittweise Abkehr von papierbasierten Verfahren.
  • Stärkere Verwaltungszusammenarbeit: Die Zuständigkeiten und Kommunikationswege zwischen den Zollbehörden der Mitgliedstaaten werden vereinheitlicht, um Überprüfungen von Ursprungsnachweisen und Lieferantenerklärungen effizienter durchzuführen.