Digitale und intelligente Fahrtenschreiber

Digitale und intelligente Fahrtenschreiber (Tachographen) dienen der Erfassung von Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten im gewerblichen Güter- und Personenstraßenverkehr. Die intelligente Generation bietet zusätzlich Funktionen wie die automatische Standorterfassung und unterstützt die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Digitale Fahrtenschreiber im gewerblichen Straßenverkehr

Digitale Fahrtenschreiber (Tachographen) leisten einen wichtigen Beitrag zur Verkehrssicherheit, zur Einhaltung der Sozialvorschriften und zu fairen Wettbewerbsbedingungen im gewerblichen Straßenverkehr.
Die Nutzung von Fahrtenschreibern ist in der Europäischen Union insbesondere durch die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 sowie die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 geregelt. Zusätzlich gelten nationale Vorschriften, beispielsweise die Fahrpersonalverordnung (FPersV) und das Fahrpersonalgesetz (FPersG).

Welche Fahrzeuge sind betroffen?

Grundsätzlich gilt die Tachographenpflicht für:
  • Fahrzeuge zur internationalen Güterbeförderung mit einer zulässigen Gesamtmasse (zGM)von mehr als 3,5 Tonnen
  • Fahrzeuge zur Personenbeförderung mit mehr als neun Sitzplätzen einschließlich des Fahrersitzes.
Fahrzeuge, die zur Güterbeförderung dienen und deren zulässiges Gesamtgewicht mehr als 2,8 Tonnen und nicht mehr als 3,5 Tonnen beträgt, unterliegen nicht der Verpflichtung des Einbaus eines Kontrollgerätes.
Wenn jedoch ein Fahrzeug mit mehr als 2,8 Tonnen zGG mit einem Kontrollgerät ausgerüstet ist, so ist dieses zwingend vom Fahrenden zu betreiben! Vorausgesetzt, dass die Fahrt nicht unter eine Ausnahmeregelung fällt (§ 1 Abs. 7 Fahrpersonalverordnung).
Seit dem Inkrafttreten des EU-Mobilitätspakets gelten außerdem zusätzliche Regelungen für grenzüberschreitende Güterverkehre mit Fahrzeugen und Fahrzeugkombinationen über 2,5 Tonnen zGM.
Je nach Einsatzbereich bestehen Ausnahmen. Diese betreffen beispielsweise bestimmte Handwerksbetriebe, kommunale Fahrzeuge oder land- und forstwirtschaftliche Transporte. Ob eine Ausnahme gilt, sollte im Einzelfall geprüft werden.

Vom analogen zum intelligenten Fahrtenschreiber

Früher wurden Lenk- und Ruhezeiten mit analogen Kontrollgeräten und Schaublättern aufgezeichnet. Diese Geräte dürfen nur noch in wenigen Bestandsfahrzeugen verwendet werden. Heute kommen überwiegend digitale Fahrtenschreiber zum Einsatz. Sie speichern Daten elektronisch und ermöglichen eine deutlich einfachere Auswertung. Gleichzeitig erschweren sie Manipulationen und erleichtern den Kontrollbehörden die Überprüfung der gesetzlichen Vorschriften.
Mit dem EU-Mobilitätspaket wurde der intelligente Fahrtenschreiber der zweiten Generation (Smart Tacho Version 2) eingeführt. Er bietet zusätzliche Funktionen, unter anderem:
  • automatische Erfassung von Grenzübertritten,
  • Aufzeichnung von Be- und Entladevorgängen im internationalen Güterverkehr,
  • verbesserte Satellitenortung (GNSS),
  • Fernkommunikation für Vorkontrollen durch Kontrollbehörden,
  • höhere Manipulationssicherheit.

Umrüstung auf den intelligenten Fahrtenschreiber

Die Einführung des intelligenten Fahrtenschreibers erfolgte schrittweise und alle betroffen Fahrzeuge müssen auf die Version 2 umgerüstet sein:
  • Seit 21.08.2023: Neufahrzeuge über 3,5 Tonnen zGM
  • Seit 01.01.2025: Fahrzeug im grenzüberschreitenden Verkehr mit analogen oder älteren digitalen Fahrtenschreibern
  • Seit 19.08.2025: Fahrzeuge mit intelligenten Fahrtenschreiber (Version 1)
  • Seit 01.07.2026: Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen über 2,5 t zGM im grenzüberschreitenden Güterverkehr oder bei Kabotage

Die vier Tachographenkarten

Für den Betrieb eines digitalen oder intelligenten Fahrtenschreibers werden je nach Aufgabe unterschiedliche Chipkarten verwendet. Sie ermöglichen die eindeutige Zuordnung von Daten und stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf diese zugreifen können.

Fahrerkarte

Die Fahrerkarte zeichnet die Tätigkeiten der fahrenden Person auf. Sie ist personenbezogen und darf nur von der Person genutzt werden, auf die sie ausgestellt wurde. Sie speichert unter anderem Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten sowie weitere Tätigkeiten. Die Fahrerkarte ist in der Regel fünf Jahre gültig.
Jede fahrende Person erhält eine persönlich zugeordnete Chipkarte, die sein Lichtbild und seine Unterschrift enthält. Bei Fahrtantritt führen die Fahrenden die Karte ins Kontrollgerät ein, das die Daten erfasst und speichert. Nach Fahrtende ist sie wieder zu entnehmen.
In Deutschland wird die Fahrerkarte von den zuständigen Fahrerlaubnisbehörden am Hauptwohnsitz der fahrenden Person ausgestellt. Voraussetzung ist unter anderem ein gültiger EU- oder EWR-Kartenführerschein sowie die Berechtigung zum Führen eines tachographenpflichtigen Fahrzeugs.
Aktuelle Informationen zu Gebühren und Antragsverfahren stellen die zuständigen Fahrerlaubnisbehörden bereit.
Geht die Fahrerkarte verloren, wird sie gestohlen oder funktioniert sie nicht mehr, muss dies unverzüglich der zuständigen Ausstellungsbehörde gemeldet werden. Nach spätestens sieben Kalendertagen ist eine Ersatzkarte zu beantragen. Die fahrende Person darf ihre Fahrt ohne Fahrerkarte nur in diesen Ausnahmefällen während eines Zeitraums von höchstens 15 Kalendertagen fortsetzen. Wichtige Informationen finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Logistik und Mobilität (BALM).

Unternehmenskarte

Die Unternehmenskarte weist das Verkehrsunternehmen aus. Mit ihr können Unternehmen
  • Fahrzeuge ihrem Unternehmen zuordnen,
  • Daten aus dem Fahrtenschreiber herunterladen,
  • Daten vor dem Zugriff anderer Unternehmen schützen,
  • Ausdrucke erstellen.
Sie ist insbesondere bei Leasing-, Miet- oder Poolfahrzeugen wichtig, damit jedes Unternehmen ausschließlich auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Die Unternehmenskarte ist in der Regel fünf Jahre gültig.
Komfortabel, schnell und kostengünstig können Unternehmen in Nordrhein-Westfalen die Unternehmenskarte online über Arbeitsschutz NRW bestellen.

Werkstattkarte

Werkstattkarten dürfen ausschließlich von anerkannten und autorisierten Werkstätten verwendet werden. Sie werden benötigt für
  • Einbau,
  • Kalibrierung,
  • Parametrierung,
  • Prüfung,
  • Reparatur
digitaler und intelligenter Fahrtenschreiber. Nach dem Einbau oder einem Kennzeichenwechsel muss der Fahrtenschreiber entsprechend den gesetzlichen Vorgaben durch eine autorisierte Werkstatt geprüft und gegebenenfalls neu kalibriert werden. Die Werkstattkarten sind ein Jahr gültig.
Antragsberechtigt sind die nach § 57b StVZO anerkannte oder beauftragte Werkstätten, Hersteller von Kontrollgeräten sowie Fahrzeughersteller. Die Werkstattkarten können ebenfalls kostengünstig online über das Internet von Arbeitsschutz NRW bestellt werden.

Kontrollkarte

Kontrollkarten werden ausschließlich den zuständigen Kontrollbehörden ausgestellt. Hierzu gehören
  • Polizei,
  • Bundesamt für Logistik und Mobiltät (BALM),
  • Zoll,
  • weitere zuständige Kontrollbehörden.
Mit der Kontrollkarte können die im Fahrtenschreiber und auf der Fahrerkarte gespeicherte Daten ausgelesen und überprüft werden.

Pflichten von Unternehmen

Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass die Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten sowie zum Umgang mit dem Fahrteschreiber eingehalten werden. Zu den wichtigsten Pflichten gehören:
  • Fahrpersonal regelmäßig schulen und unterweisen,
  • die ordnungsgemäße Nutzung des Fahrtenschreibers kontrollieren,
  • Daten von Fahrerkarten und Fahrzeugen fristgerecht herunterladen,
  • die Daten sicher speichern und vor Verlust schützen,
  • die Aufzeichnungen bei Kontrollen vorlegen können.
Die Daten müssen regelmäßig ausgelesen und archiviert werden.
Insgesamt muss das Unternehmen eine lückenlose Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten, auch unter Einbeziehung von Schaublattdaten (aus analogen Kontrollgeräten), gewährleisten:
  • Spätestens alle 28 Tage müssen die Daten von der Fahrerkarte, alle drei Monate die Daten aus dem Massenspeicher kopiert und ein Jahr im Betrieb sicher aufbewahrt werden. Das erfolgt ab dem ersten Tag der Aufzeichnungen.
  • Auf Verlangen ist dem Fahrpersonal eine Kopie dieser Daten auszuhändigen.
  • Während der Aufbewahrungszeit müssen die Daten gegen Verlust und Beschädigung abgesichert werden. Danach werden kopierten Daten gelöscht.

Schulungs- und Unterweisungspflicht für Unternehmen

Unternehmen sind verpflichtet, ihr Fahrpersonal regelmäßig im Umgang mit dem Fahrtenschreiber zu unterweisen. Dazu gehören insbesondere
  • die richtige Bedienung des Gerätes,
  • die korrekte Eingabe von Tätigkeiten,
  • das Erstellen von Ausdrucken bei Störungen,
  • das Verhalten bei Kontrollen sowie
  • die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten.

Pflichten des Fahrpersonals

Fahrende müssen den Fahrtenschreiber ordnungsgemäß bedienen und die geltenden Sozialvorschriften, wie die Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten einhalten.

Vor Fahrtbeginn

Vor jeder Fahrt müssen Fahrende
  • ihre gültige Fahrerkarte in den Fahrtschreiber einlegen,
  • den Fahrzeugstandort eingeben, sofern dies erforderlich ist,
  • fehlende Tätigkeiten (z.B. Ruhezeiten, andere Arbeiten oder Bereitschaftszeiten) nachtragen,
  • die angezeigten Daten auf Plausibilität prüfen.
Es dürfen grundsätzlich keine Fahrzeuge mit digitalem oder intelligentem Fahrtenschreiber ohne gültige Fahrerkarte geführt werden. Ausnahmen gelten nur in gesetzlich geregelten Fällen (z.B. Verlust, Diebstahl oder Defekt der Fahrerkarte).

Während der Fahrt

Während der Fahrt müssen Fahrende
  • den Fahrtenschreiber ordnungsgemäß bedienen,
  • Tätigkeitswechsel korrekt erfassen,
  • erforderliche Eingaben, beispielsweise bei Grenzübertritten im internationalen Verkehr, vornehmen, sofern diese nicht automatisch erfolgen,
  • Manipulationen oder Fehlbedienungen vermeiden.

Nach der Fahrt

Nach Fahrtende prüft der Fahrende, ob alle Daten vollständig aufgezeichnet wurden. Bei Störungen oder Fehlfunktionen sind die vorgeschriebenen Ausdrucke zu erstellen und handschriftlich zu ergänzen.

Mitzuführende Unterlagen

Bei Kontrollen müssen folgende Unterlagen vollständig vorgelegt werden:
  • Fahrerkarte
  • alle während des laufenden Tages und der vorausgehenden 56 Tage erstellten handschriftlichen Aufzeichnungen und Ausdrucke
  • Nachweise über berücksichtigungspflichtige Zeiten (z.B. Krankheiten, Urlaub oder andere Tätigkeiten), sofern diese nicht bereits elektronisch dokumentiert sind,
  • gegebenenfalls Schaublätter aus analogen Fahrtenschreibern.

Einsatz von Leih- und Mietfahrzeugen

Auch bei Leasing-, Leih- oder Mietfahrzeugen gelten die Vorschriften zum digitalen Fahrtenschreiber. Das Unternehmen muss das Fahrzeug vor dem ersten Einsatz seiner Unternehmenskarte zuordnen. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich dieses Unternehmen auf die während der Mietzeit aufgezeichneten Daten zugreifen kann. Nach Beendigung der Nutzung müssen die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gespeichert und archiviert werden.
Fahrende benötigen auch in Mietfahrzeugen grundsätzlich ihre persönliche Fahrerkarte.

Ausnahmen von der Tachographenpflicht

Nicht jedes Fahrzeug unterliegt der Tachographenpflicht. Ausnahmen bestehen unter anderem für bestimmte
  • Handwerksbetriebe,
  • kommunale Fahrzeuge,
  • Fahrzeuge von Hilfsorganisationen,
  • land- und forstwirtschaftliche Fahrzeuge,
  • Fahrzeuge für bestimmte Werkstatt- und Probefahrten.
Ob eine Ausnahme vorliegt, richtet sich nach dem jeweiligen Einsatzzweck und den geltenden EU- und nationalen Vorschriften. Unternehmen sollten dies vor dem Fahrzeugeinsatz sorgfältig prüfen.
Im § 3 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sind Ausnahmen für Transporte mit Fahrzeugen ab 3,5 Tonnen zGM zu finden – im § 18 der Fahrpersonalverordnung (FPersV) die Ausnahmen für Transporte mit Fahrzeugen zwischen 2,8 Tonnen und 3,5 Tonnen zGM.

Weitere Informationen

Aktuelle Informationen sowie Rechtsgrundlagen, Merkblätter und häufig gestellte Fragen bieten
Hinweis: Diese Information soll − als Service der IHK Köln − nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es wird keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen.