e-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze

E-Rechnung seit 01.01.2025

Aktuell: BMF schafft mehr Rechtssicherheit und verlängert zentrale Übergangsregelungen
Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zahlreiche offene Praxisfragen zur seit dem 1. Januar 2025 geltenden verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich beantwortet. Das Schreiben ergänzt die bisherigen Verwaltungsanweisungen aus den Jahren 2024 und 2025 und enthält vor allem wichtige Erleichterungen für Unternehmen bei Anzahlungs- und Endrechnungen, Bauleistungen, Bruttopreisrechnungen sowie bei Bonus- und Rabattvereinbarungen. Gleichzeitig konkretisiert die Finanzverwaltung die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung im strukturierten Datensatz einer E-Rechnung.

Verlängerte Übergangsregelungen für Anzahlungs- und Endrechnungen
Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft die Behandlung von Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen. Diese müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, wenn sie vor Eintritt der jeweiligen E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden. Darüber hinaus verlängert das BMF die bislang geltende Erleichterung für Endrechnungen erheblich: Die vereinfachte Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte kann nun bis zum 30. Juni 2030 genutzt werden.
Unternehmen dürfen dabei weiterhin entweder die Felder BT-113 („Paid amount“) und BT-22 („Invoice note“) verwenden oder die erforderlichen Detailangaben in einer eingebetteten Anlage darstellen.

Für Unternehmen mit langfristigen Projekt-, Anlagen- oder Bauverträgen bedeutet dies zusätzliche Planungssicherheit und mehr Zeit für die vollständige technische Umsetzung in ERP- und Fakturierungssystemen.

Bauleistungen: BMF reagiert auf technische Grenzen
Besondere Bedeutung hat das Schreiben für die Bauwirtschaft. Das BMF erkennt ausdrücklich an, dass umfangreiche Leistungsverzeichnisse derzeit nicht vollständig im strukturierten Kern-Datenmodell der E-Rechnung abgebildet werden können. Deshalb wird es vorerst nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil lediglich die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen ausgewiesen werden, während die detaillierte Aufschlüsselung als eingebettete Anlage beigefügt wird.
Damit greift die Finanzverwaltung ein zentrales Problem der praktischen Umsetzung auf. Gleichzeitig stellt sie klar, dass ein eindeutiger Verweis auf die eingebettete Anlage erforderlich bleibt.

Höhere Anforderungen an die Leistungsbeschreibung
Während das Schreiben an vielen Stellen Erleichterungen schafft, verschärft beziehungsweise konkretisiert es die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung. Künftig müssen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort im strukturierten Datensatz enthalten sein. Die Angaben müssen so konkret sein, dass die steuerliche Einordnung des Umsatzes und die grundsätzliche Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachvollzogen werden können.
Nach Auffassung des BMF genügt es daher nicht, wesentliche Informationen ausschließlich in PDF-Anlagen oder anderen Anhängen bereitzustellen. Für viele Unternehmen dürfte dies Anpassungen bei Stammdaten, Rechnungsvorlagen und ERP-Systemen erforderlich machen.

Erleichterungen bei Bonus-, Rabatt- und Skontovereinbarungen
Positiv für die Praxis ist die Klarstellung zu Entgeltminderungen. Das BMF akzeptiert künftig einen allgemeinen Hinweis auf schriftliche Bonus-, Rabatt- oder Skontovereinbarungen, sofern die entsprechenden Unterlagen kurzfristig vorgelegt und eindeutig geprüft werden können. Zudem muss eine Rechnung nicht allein deshalb berichtigt werden, weil sich eine solche Vereinbarung nach Ausstellung der Rechnung ändert.
Gerade Unternehmen mit komplexen Rahmenvereinbarungen und nachträglichen Bonusabrechnungen werden hiervon profitieren.

Technische Fehler nicht automatisch schädlich für den Vorsteuerabzug
Für viele Unternehmen besonders bedeutsam ist die Klarstellung zur Abgrenzung zwischen technischen und steuerlichen Fehlern. Nach Auffassung des BMF führt ein technischer Geschäftsregelfehler innerhalb des EN-16931-Standards nicht automatisch dazu, dass umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße E-Rechnung mehr vorliegt. Entscheidend bleibt vielmehr, ob die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG vollständig und zutreffend enthalten sind.
Diese Differenzierung erhöht die Rechtssicherheit beim Vorsteuerabzug und verhindert, dass jeder technische Validierungsfehler automatisch steuerliche Konsequenzen auslöst.

Keine Ordnungswidrigkeit bei Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht
Bemerkenswert ist auch die ausdrückliche Aussage des BMF, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt zwar bestehen, das Schreiben reduziert jedoch die Sorge vor unmittelbaren Bußgeldrisiken.

Bewertung aus Sicht der Wirtschaft
Das BMF-Schreiben löst einige praktische Umsetzungsfragen und berücksichtigt an mehreren Stellen die technischen Grenzen bestehender ERP- und Fakturierungssysteme. Besonders positiv sind die verlängerten Übergangsregelungen, die Erleichterungen für Bauleistungen, die Klarstellungen zu Bonusvereinbarungen und die Differenzierung zwischen technischen und steuerlichen Fehlern zu bewerten.

Kritisch bleibt hingegen die neue Konkretisierung der Leistungsbeschreibung. Die Anforderungen sind teilweise einzelfallabhängig und lassen weiterhin Interpretationsspielräume offen. Für Unternehmen wird deshalb entscheidend sein, die Anforderungen frühzeitig in ihren Rechnungs- und ERP-Prozessen umzusetzen und die befristeten Übergangslösungen als Vorlauf für dauerhafte technische Lösungen zu nutzen.

Jens Gewinnus, DIHK, 22.10.2026

Hintergrund

Nach der aktuellen Rechtslage können Rechnungen in Papierform ausgestellt werden. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers darf der leistende Unternehmer Rechnungen auch elektronisch übermitteln. Eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht derzeit nur im Bereich öffentlicher Aufträge.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ein transaktionsbasiertes elektronisches Meldesystem für B2B-Umsätze vorgesehen. Dieses soll auf den Daten der E-Rechnung basieren. Voraussetzung hierfür ist die ab dem 1. Januar 2025 geltende Pflicht zur E-Rechnung, die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wurde. Ein digitales Meldesystem befindet sich dagegen noch nicht in der Umsetzung. Nach dem derzeitigen Zeitplan der EU soll es zum 1. Juli 2030 eingeführt werden.

Kernpunkte der Neuregelung

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Als im Inland ansässig gelten Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland oder mit einer am Umsatz beteiligten inländischen umsatzsteuerlichen Betriebsstätte.
Die Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG wurde angepasst. Als E-Rechnung gilt künftig nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU sowie damit der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger können außerdem eine Vereinbarung über das verwendete E-Rechnungsformat treffen. Dieses Format muss jedoch die Extraktion der nach der Richtlinie 2014/55/EU erforderlichen Angaben ermöglichen.
Papierrechnungen sowie elektronische Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, fallen künftig unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“. Eine per E-Mail übermittelte PDF-Rechnung gilt ab 2025 daher nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht regelt nicht, auf welchem Weg E-Rechnungen zu übermitteln sind. Dies ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu vereinbaren. In Betracht kommen insbesondere der Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle oder der Download über ein Internetportal.

Übergangsregelungen

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und ausstellen können. Aufgrund des Umstellungsaufwands gelten für Rechnungsaussteller in den Jahren 2025 bis 2027 folgende Übergangsregelungen:
  • In den Jahren 2025 und 2026 dürfen neben E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen und, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden. (UStG § 27)
  • Im Jahr 2027 gilt dies nur noch für inländische Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. (UStG § 27)
  • Im Jahr 2027 dürfen zudem EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
  • Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und deren Übermittlung zwingend einzuhalten.
Hinweis für Rechnungsempfänger:
Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen beziehen. Dies betrifft auch Kleinunternehmer, nebenberuflich tätige Unternehmer und Vereine. Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch, müssen inländische Empfänger seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können.

Ausnahmen

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, soweit umsatzsteuerlich eine Rechnung auszustellen ist. Sie gilt daher nicht:
  • bei Rechnungen an Endverbraucher, also bei B2C-Umsätzen,
  • bei Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze,
  • bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bis 250 Euro sowie bei Fahrausweisen nach § 34 UStDV.
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a UStDV für Rechnungen von Kleinunternehmern eingeführt. Danach müssen Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne von § 19 UStG nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Kleinunternehmer bleiben jedoch verpflichtet, seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.

Aufbewahrung und Archivierung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind zu beachten. E-Rechnungen sind im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufzubewahren. Zudem müssen beim Speichern die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. § 147 AO unterscheidet allerdings nach Unterlagenarten und sieht für Buchungsbelege grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist vor.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle umsatzsteuerlichen Unternehmer, unabhängig von ihrer Größe. Wegen der Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle Unternehmen rechtzeitig mit dem Thema E-Rechnung befassen und ihre Systeme sowie Software entsprechend aufrüsten oder umstellen.
Der Gesetzgeber hat jedoch Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt stufenweise. Erst nach Ablauf der Übergangsfristen ist die Verwendung einer E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller daher statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung kann in diesem Zeitraum weiterhin verwendet werden.
Für den Empfang von E-Rechnungen bestehen keine Übergangsregelungen. Daher müssen alle Unternehmer, einschließlich Kleinunternehmern, seit dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und Speicherung von E-Rechnungen treffen. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Die Übermittlung per E-Mail ist einer von mehreren zulässigen elektronischen Übermittlungswegen. Gegebenenfalls ist zusätzlich Visualisierungssoftware erforderlich.
Hinweis: Der Empfang von E-Rechnungen muss von allen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 eingerichtet sein
Für Unternehmen, die einen ersten Einstieg in das Thema E-Rechnung suchen, können folgende Informationen und Leitfäden hilfreich sein:
- AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
- Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur eRechnung
- Leitfaden zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (IHK Darmstadt)
- Informationen des Bayerischen Landesamts für Steuern (BayLfSt)
Weiterführende Informationen:

Stand: Oktober 2026