Während Ihrer Ausbildung führen Sie einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis. Darin dokumentieren Sie, welche Kenntnisse und Fertigkeiten Sie gelernt haben. Dieser Nachweis hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Ausbildung zu behalten. Außerdem ist ein ordnungsgemäß geführter Nachweis Voraussetzung, um zur Abschlussprüfung zugelassen zu werden.
Welche Pflichten haben Ausbilder/-innen?
Ausbilderinnen und Ausbilder haben Auszubildende zum Führen der Ausbildungsnachweise anzuhalten und diese regelmäßig durchzusehen (§ 14 Absatz 2 BBiG). Sie müssen sicherstellen, dass den Auszubildenden ausreichend Gelegenheit gegeben wird, den Ausbildungsnachweis während der Arbeitszeit zu führen.
Welche Anforderungen muss ein ordnungsgemäß geführter Ausbildungsnachweis erfüllen?
Ein Ausbildungsnachweis ist korrekt geführt, wenn ein gewisses Maß an inhaltlicher Gestaltung und Regelmäßigkeit sowie Sauberkeit der Eintragung vorhanden ist. An Berufsschultagen müssen Auszubildende die Lerninhalte der Berufsschule in den Nachweis aufnehmen. Gleiches gilt für überbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen und sonstige Schulungsmaßnahmen. Der Nachweis soll während der Arbeitszeit geführt werden.
Bei Ausbildungsnachweisen steht die Kontrollfunktion im Vordergrund. Es handelt sich deshalb um ein individuelles, persönliches Dokument. Es ist deshalb unzulässig, beispielsweise den betrieblichen Ausbildungsplan (sachliche und zeitliche Gliederung) als Ausbildungsnachweis vorzulegen. Es soll nämlich nicht nachgewiesen werden, was gelernt werden soll, sondern tatsächlich gelernt wurde. Der Ausbilder muss den Ausbildungsnachweis regelmäßig (mindestens monatlich) prüfen.
Bei Problemen mit der Führung des Ausbildungsnachweises durch den Auszubildenden sollte die Ausbildungsberatung der IHK rechtzeitig informiert werden, um den Auszubildenden die Folgen (zum Beispiel keine Zulassung zur Abschlussprüfung) aufzuzeigen.
Der Ausbildungsnachweis gehört zu den Ausbildungsmitteln und ist dem Auszubildenden kostenlos zu überlassen. Die Kosten hierfür trägt der Ausbildungsbetrieb. Die IHK Nord Westfalen hat für die Führung von Ausbildungsnachweisen folgende Richtlinie beschlossen.
Elektronischer Ausbildungsnachweis
Die IHK Nord Westfalen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Ausbildungsnachweis digital über das Online-Portal zu führen. Sie können Ihre Inhalte entweder als Text eingeben oder als PDF hochladen.
Zur Genehmigung senden Sie den Nachweis direkt an die verantwortliche Person im Betrieb (zum Beispiel den Ausbilder). Diese wird per E-Mail benachrichtigt und kann den Nachweis prüfen und freigeben.
Schriftlich oder elektronisch?
Sie können den Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch führen:
Schriftlich: Der Nachweis wird handschriftlich geführt.
Elektronisch: Sie können digitale Programme verwenden, zum Beispiel das Online-Portal oder Vorlagen in Word oder PDF.
Der Ausbildungsnachweis kann schriftlich oder elektronisch geführt werden. Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis per Hand (handschriftlich) geführt wird. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Hierunter fallen digitale Anwendungsprogramme (zum Beispiel IHK-Online-Portal) sowie die Erstellung am Computer (zum Beispiel Word- oder PDF-Vorlagen).
Muss ich das Online-Portal für die elektronische Führung der Nachweise nutzen?
Nein, wenn Sie den Ausbildungsnachweis elektronisch führen, können Sie auch andere Möglichkeiten nutzen. Darunter kann auch die Führung am PC, also in einer PDF-Datei zählen.
Muss der Ausbildungsnachweis noch geführt werden?
Das Führen der Ausbildungsnachweise ist für alle Auszubildenden verpflichtend. Dies ist im § 13 Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Ohne einen ordnungsgemäß geführten Ausbildungsnachweis besteht kein Anspruch auf Zulassung zur Abschlussprüfung.
Können meine Auszubildenden von der schriftlichen auf die elektronische Führung wechseln?
Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr (Zustimmung des Ausbildungsbetriebes notwendig) können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK Nord Westfalen mitgeteilt werden.
Beim ersten Ausbildungsnachweis, der im Online-Portal hinterlegt wird, können Sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2024 bis 31. Juli 2025) angeben. Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, sodass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können.
Im Feld „Ausbildungsabschnitt“ kann der Text „Ausbildungsnachweise sind schriftlich geführt worden“ sowie in das Feld „Ausbildungsinhalte“ kann der Text „Die Ausbildungsinhalte sind für den genannten Zeitraum schriftlich geführt und genehmigt worden.“ hinterlegt werden. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Wer kann Ausbildungsnachweise einsehen und kontrollieren?
Ausbildungsbetrieb und verantwortliche Ausbilder/-innen können die Ausbildungsnachweise Ihrer Auszubildenden einsehen. Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt „Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen. Ausbildungsbeauftragte sehen nur die Ihnen zugeordnete Ausbildungsnachweise.
Wo finde ich als Ausbildungsbetrieb die Ausbildungsnachweise unserer Auszubildenden?
Um die Ausbildungsnachweise Ihrer Auszubildenden als Ausbildungsbetrieb zu bearbeiten, melden Sie sich im Online-Portal für Ausbildungsbetriebe an und navigieren Sie zu "Ausbildungsnachweise“. Wählen Sie den gewünschten Auszubildenden aus, indem Sie auf den entsprechenden Namen klicken.
Beim Anklicken des Namens eines Auszubildenden öffnet sich eine Seite mit Detailinformationen.
Wie werden die Ausbildungsnachweise der Auszubildenden genehmigt?
Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Bei der Erstellung eines Ausbildungsnachweises gibt der Auszubildende die E-Mail-Adresse der Person ein, die den Ausbildungsnachweis prüfen und genehmigen soll – dies kann der verantwortliche Ausbilder sein, aber auch ein dazu im Unternehmen oder bei einem Kooperationspartner benannter Mitarbeiter (Ausbildungsbeauftragter / Betreuer). Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die durch den Auszubildenden angegebene E-Mail informiert.
Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?
Ausbildungsbetriebe können im Online-Portal über den Menüpunkt „Berufe“ festlegen, ob die Ausbildungsnachweise elektronisch im Portal geführt werden sollen. Dafür muss ein Häkchen bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ gesetzt werden. Diese Einstellung kann individuell für jeden Ausbildungsberuf vorgenommen werden.
Zusätzlich muss im Ausbildungsvertrag hinterlegt sein, dass der Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen darf. Änderungen kann die IHK auf Wunsch auch nachträglich vornehmen. Bitte teilen Sie entsprechende Änderungen per E-Mail an den in der Eintragungsbestätigung genannten Ansprechpartner mit. Die Kontaktdaten finden Sie als Ausbildungsbetrieb unter „Berufe“.
Wichtig: Ist das Häkchen nicht gesetzt, können Auszubildende ihre Ausbildungsnachweise im Online-Portal nicht elektronisch führen.
Die Zugangsdaten als Ausbilder erhalten Sie über Ihren Ausbildungsbetrieb. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen.
Wo melde ich mich als Ausbilder zur Genehmigung von Ausbildungsnachweisen an?
Um einen Account als Ausbilder für das Bildungsportal zu erhalten, müssen Sie von Ihrem Betrieb als Ausbilder benannt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie im Ausbildungsvertrag als verantwortlicher Ausbilder hinterlegt sind.
Die Zugangsdaten als Ausbilder erhalten Sie über Ihren Ausbildungsbetrieb. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen. Bitte sprechen Sie hierzu Ihren Betrieb an.
Wie werde ich als Ausbilder über zu genehmigende Ausbildungsnachweise informiert?
Über zu genehmigende Ausbildungsnachweise werden Ausbilder per E-Mail informiert.
Wo kann ich als Ausbilder die mir zur Genehmigung vorgelegten Ausbildungsnachweise einsehen?
Unter dem Menüpunkt “Ausbildungsnachweise” werden alle dem Ausbilder zur Genehmigung vorgelegten Ausbildungsnachweise angezeigt. Angezeigt werden die Auszubildenden bzw. Ausbildungsnachweise, die laut Berufsausbildungsvertrag dem Ausbilder zugeordnet sind.
Wie kann ich als Ausbilder einen Ausbildungsnachweis genehmigen oder ablehnen?
Nach Aufruf der Rubrik "Ausbildungsnachweise" können kann der Nachweis eingesehen werden – als reiner Text oder als hinterlegte PDF-Datei. Über die Buttons "Genehmigen" oder "Ablehnen" kann ein Ausbildungsnachweis freigegeben oder zurückgewiesen werden.
Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.
Wie kann ich als Ausbilder die Genehmigung eines Ausbildungsnachweises zurücknehmen?
Unter dem Menüpunkt "Ihr/e Auszubildende/r" werden die Nachweise des entsprechenden Auszubildenden über den Button "Ausbildungsnachweis" aufgerufen. In der darauf folgenden Auflistung kann der entsprechende Nachweis ausgewählt werden.
Über den Button "Ablehnen" kann der bereits genehmigte Nachweis im Nachhinein vom Ausbilder zurückgewiesen werden. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden.
Wie erstelle ich einen elektronischen Ausbildungsnachweis?
Nach Auswahl des Menüpunktes "Ausbildungsnachweise" im AzubiPortal kann die Eingabemaske für einen neuen Ausbildungsnachweis über den Button "Neuer Eintrag" aufgerufen werden.
Beim ersten Ausbildungsnachweis können Sie den Zeitraum frei wählen. Ab dem zweiten Eintrag greift eine Plausibilitätsprüfung: Nachweise dürfen nur noch für maximal sieben Tage hinterlegt werden. Die Nachweise sind wochenweise von Montag bis Sonntag zu führen. Wenn Sie den Zeitraum bis Freitag eintragen, beginnt der nächste Nachweis automatisch am Samstag. Das Beginndatum wird ab dem zweiten Eintrag vorbelegt und kann nicht mehr geändert werden.
Im Feld "Ausbildungsinhalte als Text" haben Sie die Möglichkeit, den Ausbildungsnachweis direkt im Online-Portal einzugeben. Hier besteht allerdings keine Möglichkeit einer umfangreichen Textformatierung.
Im Feld "Ausbildungsinhalte als PDF" haben Sie die Möglichkeit, den Ausbildungsnachweis als PDF-Datei oder ergänzende Dateien hochzuladen. Die Dateigröße ist auf 10 MB beschränkt. Hier können auch vorhandene Mustervorlagen des Ausbildungsbetriebes oder der IHK genutzt werden.
Über den Button „Speichern“ legen Sie den Nachweis zunächst ab und können ihn später über das Stift-Symbol bearbeiten. Mit „Speichern & Senden“ wird der Nachweis direkt an die Ausbildungsbeauftragten übermittelt.
Kann ich von der schriftlichen auf die elektronische Führung der Ausbildungsnachweise wechseln?
Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr (Zustimmung des Ausbildungsbetriebes notwendig) können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK Nord Westfalen mitgeteilt werden.
Beim ersten Ausbildungsnachweis, der im Online-Portal hinterlegt wird, können Sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2025 bis 31. Juli 2026) angeben. Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, sodass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können.
Im Feld „Ausbildungsabschnitt“ kann der Text „Ausbildungsnachweise sind schriftlich geführt worden“ sowie in das Feld „Ausbildungsinhalte“ kann der Text „Die Ausbildungsinhalte sind für den genannten Zeitraum schriftlich geführt und genehmigt worden.“ hinterlegt werden. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Was bedeutet Ausbildungsabschnitt?
Das Feld "Ausbildungsabschnitt/-abteilung" wird mit individuellen Informationen gefüllt, die den Ausbildungsnachweis inhaltlich kurz beschreiben. Bitte tragen Sie hier die Abteilung (Geschäftsbereich) ein, in der Sie tätig sind. Dieser Eintrag erscheint auch später in der tabellarischen Übersicht Ihrer Ausbildungsnachweise und ist ein Pflichtfeld.
Typische Beispiele sind: Einkauf, Personalabteilung, Produktion oder Buchhaltung.
Wofür ist die Abfrage „E-Mail des Betreuers“?
Im Feld "E-Mail des Betreuers" muss die E-Mail-Adresse der Person hinterlegt werden, die den Ausbildungsnachweis prüfen und genehmigen soll. Das kann Ihr Ausbilder oder Ausbilderin sein, aber auch ein im Unternehmen oder bei einem Kooperationspartner benannter Mitarbeitende (Ausbildungsbeauftragter).
Bitte klären Sie das gewünschte Genehmigungsverfahren mit Ihrem Ausbilder beziehungsweise Ihrer Ausbilderin ab.
Kann ich die E-Mail des Betreuers noch nach dem Versand ändern?
Sollten Sie eine fehlerhafte E-Mail-Adresse (Zustellungsfehler) oder einen falschen Betreuer hinterlegt haben, können Sie auch bei bereits „in Bearbeitung beim Ausbildungsbeauftragen“ stehenden Ausbildungsnachweisen die E-Mail-Adresse ändern.
Mit der Änderung der E-Mail-Adresse wird die E-Mail zur Genehmigung der Ausbildungsnachweise an die neue E-Mail-Adresse verschickt.
Wie leite ich einen erfassten Ausbildungsnachweis zur Genehmigung weiter?
Nach Auswahl des Menüpunktes "Ausbildungsnachweise" im Online-Portal für Auszubildende erscheint eine Übersicht aller erstellten Ausbildungsnachweise.
Nach dem "Speichern & Senden" ist eine Bearbeitung der Nachweis (Berichtshefte) nicht mehr möglich. Der Betreuer oder Ausbilder erhält automatisch eine E-Mail mit der Bitte, den Nachweis zu prüfen und zu genehmigen.
Wer ist für die Kontrolle der Ausbildungsnachweise verantwortlich?
Der Ausbilder bzw. die Ausbilderin ist verantwortlich dafür, die Auszubildenden zum Führen der Ausbildungsnachweise anzuhalten und diese regelmäßig zu kontrollieren (§ 14 Absatz 2 BBiG). Dazu gehört, die Einträge zu prüfen, um zu bestätigen, dass die vermittelten Inhalte korrekt dokumentiert wurden. Damit wird gewährleistet, dass die Ausbildungsinhalte planmäßig und vollständig vermittelt werden. Das Berichtsheft dient dabei als Nachweis über die vermittelten Inhalte und kann bei Gesprächen oder Streitfällen als Dokumentation herangezogen werden.
Was passiert nach dem Versand des Ausbildungsnachweises?
Per E-Mail werden Auszubildende über die Ablehnung oder Genehmigung des Ausbildungsnachweises informiert. Bei einer Ablehnung ist der betroffene Ausbildungsnachweis wieder durch den Auszubildenden zu bearbeiten.
Wie kann ich einen bereits genehmigten Ausbildungsnachweis ändern?
Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung freigegeben.
Wie kann ich einen versehentlich doppelt erstellten Ausbildungsnachweis im Online-Portal löschen lassen?
Wenn Sie einen Ausbildungsnachweis im Online-Portal versehentlich doppelt erstellt haben und diesen nicht selbst löschen können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Die IHK Nord Westfalen kann den fehlerhaften Nachweis dann für Sie löschen.
Hinweis: Das Problem tritt manchmal auf, wenn Verbindungen unterbrochen wurden (z. B. bei einem Verbindungsfehler im Browser). Die IHK kann das in der Regel problemlos korrigieren.
Muss der Ausbildungsnachweis noch geführt werden?
Das Führen der Ausbildungsnachweise ist für alle Auszubildenden verpflichtend. Dies ist im § 13 Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Ohne einen ordnungsgemäß geführten Ausbildungsnachweis besteht kein Anspruch auf Zulassung zur Abschlussprüfung.
Muss ich den Ausbildungsnachweis ausgedruckt zur Abschlussprüfung mitbringen?
Nein, die Ausbildungsnachweise sind für die Zwischen- oder Abschlussprüfung nicht erforderlich, es sei denn, Sie werden von der IHK Nord Westfalen ausdrücklich dazu aufgefordert. Ein Upload bei der Prüfungsanmeldung ist nicht erforderlich.
