Ursprungszeugnis und Bescheinigungen

Sonstige Bescheinigungen im Außenwirtschaftsverkehr

Neben der Ausstellung von Ursprungszeugnissen sind die IHKs auch für die Ausstellung sonstiger dem Außenwirtschaftsverkehr dienender Bescheinigungen zuständig wie zum Beispiel Handelsrechnungen, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich anderen Stellen zugewiesen wurden (§ 1 Abs. 3 IHK-Gesetz).

Rechnungen für Exportsendungen

In der Regel muss für jede Exportsendung eine Rechnung ausgestellt werden. Daher gehören die Export- und Proforma-Rechnung zu den am häufigsten vorkommenden Dokumenten im Außenwirtschaftsverkehr. Die Exportrechnung (engl. = commercial invoice) fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu entrichten. Darüber hinaus ist die Exportrechnung Grundlage für die Verzollung und statistische Erhebung bei der Einfuhr. Die Exportrechnung dient der Überwachung des Devisenverkehrs sowie als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
In Ergänzung zu den normalen Bestandteilen einer Inlandsrechnung werden für Exportrechnungen viele Angaben verlangt. Insbesondere sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes sowie die Bedingungen des Kaufvertrages und gegebenenfalls des Akkreditivs zu beachten (Anzahl und Sprache der Rechnungen, Legalisierungsvorschriften, Ursprungserklärungen etc.).

Pflichtangaben auf Rechnungen

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gelten Rechnungen als Geschäftsbriefe. Die diesbezüglichen Anforderungen, beispielsweise Nennung der Handelsregisternummer, sind unbedingt auf allen Formen einer Rechnung einzuhalten. Darüber hinaus sind nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz folgende Pflichtangaben auf Rechnungen erforderlich:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Handelsregisternummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Bankverbindung des Absenders (geht üblicherweise aus dem Firmenbogen hervor)
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie ggf. separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • Lieferbedingungen (bereits im Angebotsstadium sollte auf die Incoterms Bezug genommen werden, die genau den Gefahr- und Kostenübergang regeln)
  • Zahlungsbedingungen und Versandart mit Angabe der Luftfrachtbriefnummer, Verschiffungsdaten
  • Verpackungsdaten, unter anderem für die Identifizierung der Ware

Zusätzliche Angaben

  • Eides- und Schwurklauseln gemäß den Einfuhrvorschriften und Ursprungserklärungen
  • Gemäß Vorschriften des Kunden im Vertrag und Akkreditiv, zum Beispiel Erklärungen zur Ordnungsmäßigkeit der Preise, Herstellererklärung
  • Zolltarifnummer

Wann wird eine Proforma-Rechnung ausgestellt?

Die Proforma-Rechnung wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt, zum Beispiel
  • bei kostenlosen Mustersendungen
  • für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland
  • bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.)
In allen Fällen erfolgt die Lieferung kostenlos. Das heißt, es darf auch zu einem späteren Zeitpunkt keine Berechnung erfolgen. Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Proforma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst. Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.

Bescheinigung von Geschäftspapieren
Die Behörden zahlreicher Länder verlangen bei der Einfuhrabfertigung von Warensendungen amtliche Bescheinigungen von Geschäftspapieren. Die Industrie- und Handelskammern stellen Ursprungszeugnisse und sonstige Bescheinigungen aus, die dem Außenwirtschaftsverkehr dienen – wenn diese Aufgaben nicht ausdrücklich anderen Stellen zugewiesen wurden (§ 1 Abs. 3 IHK-Gesetz).

IHKs können folgende Dokumente bescheinigen:

  • Ursprungs- und/oder Herstellererklärungen auf der Rückseite von Ursprungszeugnissen
  • Handelsrechnungen
  • Frachtrechnungen
  • Packlisten
  • Preislisten
  • Inspektionszertifikate
  • Einladungsschreiben im Zusammenhang mit der Erteilung von Geschäftsreise-Visa

Nicht bescheinigt werden:

  • Eidesstaatliche Erklärungen
  • Schreiben mit Boykott- oder Negativerklärungen
  • Dokumente oder Formulare ausländischer Stellen
  • Dokumente mit Aussagen über die Einhaltung ausländischer Gesetze
  • Schreiben mit „... to whom it may concern...“ an Stelle des Empfängers
  • Erklärungen, die gegen Gesetze oder die guten Sitten verstoßen

Voraussetzungen für das Ausstellen einer Bescheinigung

  • Der Unternehmenssitz oder Wohnsitz des Antragstellers befindet sich im IHK-Bezirk und das Dokument dient dem Außenwirtschaftsverkehr (örtliche und sachliche Zuständigkeit). Wenn dies nicht der Fall ist, kann alternativ die zuständige IHK das Einverständnis erteilen.
  • Die formellen Voraussetzungen sind erfüllt: Angabe des Empfängers, eventuell Vordruckzwang.
  • Der Verwendungszweck ist erkennbar beziehungsweise wird glaubhaft gemacht – gemäß der Einfuhrvorschriften des Landes.
  • In diesem Fall ist eine zusätzliche Ausfertigung der Dokumente einzureichen, die bei unserer IHK verbleibt.
  • Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein.
  • Der Antrag kann elektronisch (ggf. auch postalisch oder persönlich in der IHK) erfolgen.

Bescheinigungsarten

Unsere IHK versieht Ihre Dokumente mit einem Bescheinigungstext. Je nach Inhalt gibt es zwei Formen der Bescheinigung im Außenwirtschaftsverkehr:
Bescheinigungstext Anwendungsbeispiele
„Wir bescheinigen die Vorlage der Erklärung. Hinsichtlich des Inhalts ist nichts Gegenteiliges bekannt.“ Handels- und Proforma-Rechnungen, Lieferscheine, Packlisten, Erklärungen des Unternehmens auf eigenem Briefbogen, Einladungsschreiben für Zwecke der Visa-Erteilung,...
„Dieses Dokument wurde von einer in Deutschland zuständigen Stelle/Institution/Behörde ausgestellt.“ von Behörden und Institutionen ausgestellte Dokumente, wie zum Beispiel Analysezertifikate, Gesundheitszeugnisse, TÜV-Bescheinigungen, Gutachten,...
Handelsrechnungen lassen sich nur bescheinigen, wenn die ausländische Behörde die Bescheinigung ausdrücklich fordert. Bescheinigungen sind im Einzelfall auch möglich, wenn Unterlagen – zum Beispiel ein Akkreditiv – auf die Notwendigkeit der Bescheinigung schließen lassen.
Wenn Sie eine IHK-Bescheinigung für ein Dokument beantragen, das Sie selbst ausgestellt haben – zum Beispiel eine Handelsrechnung – müssen alle für den Geschäftsverkehr notwendigen Pflichtangaben dabei sein: Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisternummer und Registergericht. Rechnungen müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten und rechtsverbindlich unterschrieben sein: Absender, Empfänger, Bestimmungsland, Warenbezeichnung und Preis.
Laden Sie zur Bescheinigung von Dokumente Unterlagen hoch, mit denen sich die Richtigkeit oder Plausibilität der Inhalte feststellen lässt.
Enthalten die zu bescheinigenden Rechnungen Angaben zum Ursprung der Waren, so muss dieser belegt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Homepage.
Eine Übersicht über die Anforderungen verschiedener Einfuhrländer finden Sie unter Weitere Informationen.