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Ein Stück unabhängiger von Microsoft
Die Coesfelder Plattform Kibi Connect wächst vom digitalen Schwarzen Brett zur Arbeitsplattform. Bei Hupfer ersetzt sie bereits einige Teams-Funktionen.
„Wenn der Eiswagen auf den Hof fährt, erfahren das unsere Mitarbeiter über Kibi Connect“, erklärt Philipp Schumacher, Head of Product and Market Management bei Hupfer in Coesfeld. Kibi Connect ist eine Plattform der Weslink GmbH aus Coesfeld. Nutzer ohne Betriebs-E-Mail-Konto melden sich per QR-Code an und bekommen Nachrichten vom digitalen schwarzen Brett aufs Smartphone.
Schumacher, der das auf Großküchen- und Sterilgutlogistik spezialisierte Familienunternehmen Hupfer mit leitet, bringt dieses Beispiel, um zu erklären, wie sich neue Software im Betrieb durchsetzt: „Die Software muss so attraktiv sein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie nutzen wollen“, sagt er. Wer mehrmals den Eiswagen verpasst habe, werde Kibi Connect künftig sicher gern nutzen.
Ein QR-Code statt eines E-Mail-Kontos
Die Hupfer Metallwerke GmbH & Co. KG wurde 1870 gegründet und beschäftigt heute insgesamt 450 Menschen an elf Standorten. Viele Angestellte arbeiten nicht am Schreibtisch, sondern in der Produktion, auf Montage oder in der Instandhaltung. Um sie zu erreichen, suchte das Unternehmen nach einer digitalen Möglichkeit, Informationen schneller und zugänglicher zu machen. Zugleich wollte Hupfer nach Schumachers Worten „eine europäische Lösung abseits von Microsoft und Google finden“.
Philipp Schumacher leitet das auf Großküchen- und Sterilgutlogistik spezialisierte Familienunternehmen Hupfer mit. Neue Software setzt sich für ihn durch, wenn sie Beschäftigten einen konkreten Nutzen bietet – etwa die rechtzeitige Nachricht, dass der Eiswagen auf dem Hof steht.
Europäische Herkunft allein überzeugt Schumacher nicht. „Mobil umständlich, auf einzelne Geräte beschränkt oder ohne den gewohnten Komfort amerikanischer Plattformen“, lautet sein Fazit. Kibi Connect setzte sich durch, weil die Plattform auch beim Bedienkomfort mithalten kann. Mittlerweile übernimmt die Plattform bei Hupfer erste Aufgaben von Microsoft Teams.
Die Weslink GmbH hatte Kibi Connect ursprünglich als soziales Intranet entwickelt. Christofer Weßeling beschreibt die ursprüngliche Produktidee als „betriebsinternes Instagram“: Neuigkeiten sollten nicht länger nur auf Papier in der Zentrale hängen, sondern auch Menschen in Produktion, Handwerk, Service und Montage erreichen.
Bei Hupfer erfüllt das Tool diesen Zweck. Schumacher berichtet, dass auf den vergangenen beiden Betriebsversammlungen der früher häufig vorkommende Satz „Davon wussten wir gar nichts“ nicht mehr gefallen sei.
Vom Newsfeed zur Arbeitsplattform
Inzwischen nutzt das Unternehmen Kibi Connect für Chats, Aufgabenverwaltung und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Hinzu kommen betriebliche Anwendungen, die über klassische Kommunikation hinausgehen: Fahrzeuge können über die Plattform gebucht werden, eine Essensbestellung für die Kantine ist geplant. Kibi Connect-Erschaffer Weßeling nennt darüber hinaus Zeiterfassung, Raumverwaltung, Schulungen, ein Firmenwiki und den KI-Chatbot Kai als hinzubuchbare Module. Unternehmen entscheiden selbst, welche Teile des Pakets sie aktivieren.
Alles soll Kibi Connect allerdings nicht ersetzen. Weßeling zieht die Grenze bei Buchhaltung, kaufmännischen Kernprozessen und der technischen Steuerung von Maschinen. Die Plattform konzentriere sich auf Information, Kommunikation, Dokumentation und Organisation.
Hupfer aus Coesfeld nutzt Kibi Connect vom digitalen Schwarzen Brett bis zur Organisation interner Abläufe. „Die Plattform soll Beschäftigte auch ohne eigenes E-Mail-Konto schnell und unkompliziert erreichen“, erklärt Philipp Schumacher.
Der kurze Weg nach Coesfeld
Wenn Hupfer eine Funktion auf seine Bedürfnisse anpassen lassen möchte, werden die Wünsche an Weslink weitergegeben. Als Beispiel nennt Schumacher die Fahrzeugbuchung. Bei Microsoft werde ein einzelner Kunde kaum Einfluss auf die Produktentwicklung nehmen können, so seine Einschätzung. „Die würden uns den Vogel zeigen“, so Schumacher. Weslink habe die Anpassung dagegen kurzfristig umgesetzt.
Pamela Krosta-Hartl vom ZenDiS sieht digitale Souveränität vor allem als Frage von Kontrolle und Handlungsfähigkeit: Unternehmen müssen wissen, welche Systeme kritisch sind und welche Alternativen sie haben.
„Die Daten gehören dem Kunden“
Die Nähe zum Entwickler ist also ein strategischer Vorteil. Ebenso die Hoheit über die unternehmenseigenen Daten. Wesseling versichert, bei Bedarf könnten Nutzer ihre Daten aus Kibi Connect exportieren oder ein vollständiges Backup anfordern. „Bei uns gilt immer: Die Daten gehören dem Kunden.“
Kibi Connect von Weslink aus Coesfeld bündelt Chat, Dokumentenbearbeitung und viele weitere Funktionen. „Die Plattform richtet sich besonders an Beschäftigte, die nicht täglich am PC arbeiten“, erklärt Weslink-Geschäftsführer Christofer Weßeling.
Nach Angaben des Unternehmens läuft die Plattform in zwei geografisch getrennten deutschen Rechenzentren. Für den integrierten KI-Assistenten nutzt Weslink die Technik des französischen Modells Mistral. Die entsprechenden Anfragen werden damit außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Solche Angaben sind für die Bewertung einer Software für Unternehmen wichtig.
Weslink baut Abhängigkeit ab
Kibi Connect zählt rund 2.500 Nutzerinnen und Nutzer. Die Weslink GmbH beschäftigt nach eigenen Angaben zehn Menschen. Dass ein kleines Team eine Plattform mit diesem Funktionsumfang entwickeln könne, führt Weßeling auf den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) zurück. „Ein Programmierer schafft damit in einer Woche Arbeiten, für die früher deutlich mehr Personal nötig gewesen wäre“, sagt er.
Weslink nutzt bei der Entwicklung unter anderem Modelle von Anthropic und OpenAI. Als das Anthropic-Modell Fable 5 im Juni zeitweise nicht zur Verfügung stand, kam das Unternehmen nach eigenen Angaben in Zeitverzug: „Wir mussten zwei Wochen Entwicklungsarbeit umplanen. Ein vorgesehenes Update verzögerte sich.“
Damit traf den Anbieter einer europäischen Microsoft-Alternative genau das Problem, das er für seine Kunden verringert: Eine externe Entscheidung griff unmittelbar in die unternehmerische Handlungsfähigkeit. Dessen ist sich Weßeling bewusst. „Sobald Mistral bei der Softwareentwicklung das benötigte Leistungsniveau erreicht hat, wechseln wir dorthin“, sagt Weßeling. Er schätzt, dass die Franzosen das in etwa sechs Monaten schaffen. Als Absicherung will das Unternehmen aber zusätzlich ein Modell eines außereuropäischen Anbieters im Einsatz behalten.
Vollständige Unabhängigkeit ist das nicht. Doch es ist ein Weg, den Ausfall eines Anbieters abzufangen.
Kein Wechsel ohne Aufwand
Für Unternehmen, die ihre eigenen Abhängigkeiten prüfen wollen, empfiehlt ZenDiS-Chefin Krosta-Hartl eine Bestandsaufnahme: Welche Anwendungen werden wofür genutzt? Danach folgt die Frage, welche davon für den Betrieb kritisch sind oder welche Programme mit besonders vulnerablen Daten arbeiten.
Auf dieser Grundlage ließe sich entscheiden, welche Anwendung ersetzt werden muss, wo ein anderer Betreiber genügt und welche Abhängigkeit vorerst tragbar bleibt.
Bei Hupfer begann das nicht mit der Kündigung eines Lizenzvertrags. Es begann mit einem digitalen Schwarzen Brett. Inzwischen ersetzt Kibi Connect erste Funktionen von Microsoft Teams. Ob daraus mehr wird, entscheidet sich nicht an der europäischen Herkunft allein. Es entscheidet sich im Betriebsalltag. Und manchmal dann, wenn der Eiswagen vor der Tür steht.
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Redaktion Wirtschaftsspiegel