Fachaufgabe in der Wahlqualifikation: Leitfaden zur Reportvariante (Kaufleute für Büromanagement)

Die Grundlage für das Fachgespräch bildet einer der beiden eingereichten Reporte über die Durchführung einer komplexen betrieblichen Fachaufgabe. Voraussetzung ist, dass bei der Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2 die Report-Variante gewählt wurde.

Anforderungskriterien

  • Berufs- und Betriebsbezug:
    Die Fachaufgabe passt zum Ausbildungsberuf, behandelt mehrere Lernziele gemäß Ausbildungsrahmenplan und zeigt einen echten Arbeitsablauf, der selbständig gelöst wird.
  • Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung:
    Die Fachaufgabe wird geplant, durchgeführt und ausgewertet und zeigt, dass man berufliche Handlungsfähigkeit besitzt.
  • Bearbeitung der Fachaufgabe:
    Es ist keine Routineaufgabe, erfordert Recherche, stellt Herausforderungen wie Probleme oder veränderte Bedingungen dar und verlangt Abstimmung mit verschiedenen betrieblichen Schnittstellen.
  • Gestaltungsspielraum
    Die Fachaufgabe bietet dem/ der Auszubildenden Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume und lässt alternative Lösungswege zu.
  • Auswertbarkeit:
    Die Ergebnisse ermöglichen Bewertungen wie Wirtschaftlichkeit oder Kundennutzen, Reflexion über Zielerreichung, Ableitung von Verbesserungsvorschlägen und zeigen, dass auch unerwartete oder nicht perfekte Ergebnisse wertvoll sein können.
Wiederkehrende Standardaufgaben mit fest strukturierten Abläufen, entsprechen nicht den Anforderungen einer komplexen Fachaufgabe. Fachaufgaben sind von Prüfungsteilnehmenden selbstständig durchzuführen. Eine theoretische Abhandlung, über einen betrieblichen Prozess, entspricht nicht den Anforderungen der Ausbildungsverordnung

Checkliste für Themenvorschläge

Die folgende Fragen können bei der Qualitätsbeurteilung eines Themenvorschlags unterstützen. Im Idealfall sollten bezugnehmend auf den Report alle folgenden Fragen mit “JA” beantwortet werden können.
  1. Problem- und Lösungsorientierung
    • Stellt die Aufgabenstellung aus Sicht des Auszubildenden eine Herausforderung dar?
    • Wird sie nicht als Routineaufgabe wahrgenommen?
    • Erfordert die Aufgabenstellung das Einholen von zusätzlichen Informationen?
    • Müssen fachliche Kenntnisse vertieft werden, um z.B. zu Lösungen kommen zu können?
    • Ist mit der Aufgabe eine Problemstellung verbunden?
    • Können bei der Bearbeitung der Aufgaben Probleme und/oder Konflikte auftreten, etwa aufgrund veränderter Rahmenbedingungen?
  2. Handlungsorientierung
    • Begünstigt bzw. fordert die Aufgabenstellung bei ihrer Bearbeitung eine Unterteilung in Planungsphase, Vorbereitungsphase, Durchführungsphase und Auswertungsphase?
    • Ist die Aufgabe in Teilaufgaben und Teilergebnisse zerlegbar, die einen inhaltlichen Zusammenhang aufweisen?
    • Sind in der Aufgabenstellung alternative Lösungswege und Vorgehensweisen angelegt, die der Auszubildende zur Bearbeitung der Aufgabe wählen bzw. selbständig entwickeln kann?
    • Lassen sich bei der Übertragung der Aufgabenstellung messbare Ergebniserwartungen vereinbaren und können die erzielbaren Ergebnisse ausgewertet werden?
  3. Kundenorientierung
    • Ist die Aufgabenstellung mit einem konkreten externen oder internen Kundenauftrag verbunden?
    • Bietet die Aufgabenstellung die Möglichkeit, in einen direkten Kundenkontakt zu treten, z.B. zur Auftragsklärung, zur Beantwortung von Rückfragen des Kunden oder zur Auftragsabwicklung?
    • Kann der mit der Bearbeitung der Aufgabenstellung erzeugte Kundennutzen festgestellt werden?
  4. Berufsorientierung
    • Ist die Aufgabenstellung für Kaufleute für Büromanagement berufstypisch?
    • Entspricht die Aufgabenstellung mindestens einem Lernziel gemäß Ausbildungsrahmenplan?
  5. Betriebsorientierung
    • Ist die Aufgabenstellung in betriebliche Zusammenhänge eingebettet?
    • Erfordert die Umsetzung des Lösungsprozesses die Berücksichtigung verschiedenen Schnittstellen (z.B. vor- und nachgelagerte betriebliche Abläufe/Bereiche, Vertriebspartner, Kollegen/innen, Vorgesetzte, Experten/innen)?
    • Ist für anfallende Entscheidungen eine Abstimmung mit verschiedenen Schnittstellen notwendig?
*Quelle: BiBB, Ausbildung gestalten, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bertelsmann Verlag, 2014

Aufbau und Formvorgaben

  1. Planung
    Berufstypische Aufgabenstellungen erfassen, betriebspraktische Aufgaben planen, Lösungswege entwickeln.
  2. Durchführung/Begründung der Vorgehensweise
    Probleme und Vorgehensweisen erörtern, kunden- und serviceorientiert handeln, betriebspraktische Aufgaben durchführen, Lösungswege begründen.
  3. Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und des Gesamtzusammenhangs
    Wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen.
  4. Kontrolle/Bewertung und Ergebnisse
    Lösungswege reflektieren, betriebspraktische Aufgaben auswerten.
In vielen Fällen hilft es, eine größere Aufgabenstellung in prozessrelevante (prüfungsrelevante) und in untergeordnete Arbeiten (Routineprozesse) zu unterteilen. In der prüfungsrelevanten Fachaufgabe werden dann nur noch Prozesse bearbeitet, die für die Beurteilung der eigenen Handlungskompetenz relevant sind. Routineprozesse und Fremdleistungen werden ausgelagert und als solche dokumentiert. Somit verzichten Prüfungsteilnehmer auf die Beschreibung von Standartprozessen und können sich auf die anspruchsvollen Tätigkeiten konzentrieren.
Im Zusammenhang mit Teilaufgaben ist darauf zu achten, dass alle prüfungsrelevanten Leistungen eigenständig erbracht werden. Dies gilt umso mehr, wenn zwei Prüfungsteilnehmer an einem größeren Projekt mitarbeiten. Die Schnittstellen sind deutlich zu kennzeichnen und in den Teilaufgaben müssen jeweils eigenständige Planungs-, Durchführungs- und Kontrollschritte enthalten sein. Gemeinsame Abschnitte in der Prüfungsdokumentation sind nicht zulässig und könnten als Täuschungsversuch gewertet werden.
Formvorgabe Umsetzung
Deckblatt Deckblatt (PDF-Datei · 78 KB)mit persönlicher Erklärung
Umfang Höchstens 3 Seiten Umfang; DIN A 4
Deckblatt und Inhaltsverzeichnis zählen nicht zu den 3 Seiten
Schrift Schriftgröße: 11 bis 12; Schriftart: Arial
Zeilenabstand 1,5-zeilig verfasst
Seitenlayout Einseitig beschrieben
Ränder Alle Ränder 2 cm
Seitennummerierung Fortlaufende Seitennummerierung
Name Der Name ist auf jeder Seite anzugeben
Anlagen Anlagen sind zur Verdeutlichung von Sachverhalten möglich (z.B. Rechnungen, Angebote, Kalkulationen, erstelle Flyer)
Form Ich-Form - so kann der kann der Prüfungsausschuss feststellen, welche Bearbeitungsschritte selbstständig durchgeführt wurden.
Nutzung von KI Die Prüfungsleistung ist eigenständig zu erstellen. Die Nutzung von KI-Tools zur Texterstellung und -optimierung ist grundsätzlich jedoch erlaubt.
Fristen Der Report ist spätestens bis zum Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 als PDF-Dokument (max. 4 MB) über das AZUBI-Infocenter bereitzustellen. Für jede Wahlqualifikation muss eine PDF-Datei erstellt werden.
Sollte bis zum Fristende keine Reporte eingereicht worden sein, wird dieser Prüfungsbereich automatisch mit „ungenügend“ bewertet.
Abkürzungen & Quellen Nicht allgemeingültige Abkürzungen sollten erklärt werden.
Datenschutz und Urheberrechte sind zu beachten. Eventuelle Quellenangaben sind fachlich korrekt anzugeben.

Einreichen

  1. Anmeldung:
    Nach der Anmeldung im AZUBI-Infocenter wird die Kachel Digitaler Projektantrag → Dokument abgeben ausgewählt.
  2. Informationen prüfen:
    Die Kachel zeigt alle relevanten Angaben, wie Prüfungsbereich, Ausbildungsberuf, Abgabefrist, prüfende Stelle, Prüfungstermin und Status.
  3. Dokument hochladen:
    E-Mail-Adressen des Prüflings und der betreuenden Person müssen angegeben, das Dokument hochgeladen und die Bestätigungscheckbox aktiviert werden.
  4. Abgabe bestätigen:
    Vor der endgültigen Abgabe erfolgt eine systemseitige Nachfrage. Danach sind keine Änderungen mehr möglich. Hinweise und Nachfragen werden an die hinterlegten E-Mail-Adressen versendet.
  5. Eingangsbestätigung:
    Nach der Abgabe wird eine Eingangsbestätigung per E-Mail verschickt und der Status in der Kachel auf eingereicht aktualisiert

Bewertung

Bewertet werden die Leistungen, die der Prüfling im fallbezogenen Fachgespräch zeigt. Der Report selbst wird nicht bewertet.
Im Vordergrund des Gesprächs steht die Fähigkeit, einen komplexen Ablauf zu steuern und dies mit nachvollziehbaren Analysen und Entscheidungen zu belegen. Vor diesem Hintergrund werden Abweichungen und Anpassungen nicht negativ bewertet. Sie sollen inhaltlich gut begründet werden. Die eigenen Erfahrungen und Erkenntnisse sind von besonderer Bedeutung

Der Prüfungsausschuss wird bei der Notenfindung die die bewertungsrelevanten Vorgaben der Verordnung berücksichtigen und beurteilen, ob der Prüfling in der Lage ist:
  1. komplexe berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen,
  2. Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern,
  3. Lösungswege zu entwickeln und zu begründen,
  4. kunden- und serviceorientiert zu handeln,
  5. wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge bei der Planung, Durchführung und Auswertung zu berücksichtigen,
  6. Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen sowie
  7. den gewählten Lösungsweg zu reflektieren und Ergebnisse zu bewerten

Ablauf des Fachgesprächs

Zu Beginn des Fachgespräches erhalten Prüfungsteilnehmende die Möglichkeit, ihre Fachaufgabe und die Bearbeitung mit eigenen Worten darzustellen.
Die Einführung ist auf maximal ca. fünf Minuten begrenzt. Eine etwas kürzere Einführung hat keinen negativen Einfluss auf die Beurteilung. Die verbleibende Zeit wird dann für das Fachgespräch genutzt.
Das Fachgespräch wird nach der Einführung vom Prüfungsausschuss übernommen. Die Gesamtzeit für Präsentation und Fachgespräch ist auf 20 Minuten begrenzt. Die mögliche Zeit für das Fachgespräch hängt also von der Dauer der Einführung ab, beträgt aber mindestens 15 Minuten.
Die Fachaufgabe ist mit dem Report Ausgangspunkt für das Fachgespräch. Ist der Report in Umfang und fachlicher Tiefe nicht ausreichend, kann der Prüfungsausschuss das Fachgespräch auf inhaltlich angrenzende Probleme und Lösungen ausweiten. Das Fachgespräch bezieht sich somit dennoch auf den Inhalt Fachaufgabe in der Wahlqualifikation. Damit können allerdings auch relevante Punkte angesprochen werden, die vom Prüfungsteilnehmer nicht im Report berücksichtigt oder dokumentiert wurden.

Hilfsmittel für das Fachgespräch

  • Zur Vorstellung darf eine unkommentierte Version des Reports sowie die eingereichten Anlagen verwendet werden. Nach der 5-minütigen Vorstellungszeit ist der Report zur Seite zu legen.
  • Im Rahmen der Darstellung des Falls durch den Prüfling, soll der Report NICHT vorgelesen werden. Der Fall soll mit eigenen Worten vorgetragen werden.
  • Hinweis: Präsentationsmedien werden nicht bereitgestellt!