FAQs zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland
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Wir beantworten wichtige Fragen zu Recruiting, Visumverfahren und Einreise, Pflichten des Arbeitgebers sowie zur Integration internationaler Fachkräfte ins Unternehmen. Innerhalb der EU besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jeder EU-Staatsangehörige kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Deshalb werden hier nur Personen betrachtet, die keine EU-Staatsangehörigkeit haben (Drittstaatler).
wer zur Beschäftigung nach Deutschland einreisen darf, welche Möglichkeiten es beim Auslandsrecruiting gibt und was bei der Personalauswahl helfen kann
wie Visumverfahren und Anerkennung ausländischer Abschlüsse funktionieren und diese beschleunigt werden können
welche Pflichten Arbeitgeber haben
wie Integration im Betrieb funktionieren kann
Außerdem zeigen wir Ihnen, wie wir Sie dabei unterstützen können.
1. Wer darf zur Beschäftigung nach Deutschland einreisen?
Als anerkannte Fachkraft einreisen darf, wer einen deutschen bzw. einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschluss vorweisen kann. Dafür müssen entsprechende Abschlusszeugnisse/Zertifikate vorliegen, die hier bewertet bzw. anerkannt werden müssen.
Einreisen dürfen auch Personen mit einer Teilanerkennung ihres ausländischen Abschlusses, die für die volle Anerkennung noch Qualifizierungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von max. drei Jahren abgeschlossen sein. Die Vollanerkennung muss nachgewiesen werden, wenn danach ein Aufenthaltstitel als anerkannte Fachkraft angestrebt wird.
Seit 1. März 2024 dürfen auch Personen mit einem ausländischen Abschluss ohne vorheriges Anerkennungsverfahren einreisen, um hier entweder
das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer „Anerkennungspartnerschaft“ mit dem Ziel einer Vollanerkennung durchzuführen oder
bei Vorliegen von entsprechender ausgeprägter Berufserfahrungohne Erfordernis einer Anerkennung zu arbeiten → nur in nicht-reglementierten Berufen („Berufserfahrenen-Regelung“).
Notwendig ist für diese Zwecke i. d. R. ein ausländischer Hochschulabschluss bzw. eine mindestens 2-jährige ausländische Berufsqualifikation, der/die im Erwerbsland staatlich anerkannt ist. Dafür ist in Deutschland eine Bescheinigung einzuholen.
Außerdem dürfen Personen einreisen, um in Deutschland eine Ausbildung zu absolvieren, und können in diesem Rahmen beschäftigt werden. Nach erfolgreichem Abschluss können sie in Deutschland als Fachkraft arbeiten.
Wege zur Beschäftigung in Deutschland
Infos zu den Voraussetzungen für die wichtigsten Aufenthaltstitel zur Beschäftigung und den erforderlichen Nachweisen finden Sie im Artikel Fachkräfte aus Drittstaaten – Wer darf kommen?
Achtung: Für bestimmte Herkunftsländer (z. B. „Best-Friends“-Staaten, Westbalkan), Berufsgruppen (z. B. Lkw-/Busfahrer) und Qualifikationen (z. B. IKT-Fachkräfte) gibt es Ausnahmen, ebenso wenn zwischenstaatliche Vereinbarungen vorliegen.
→ Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall!
2. Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?
Suche im Ausland
Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen oder deutschen Auslandsschulen aufbauen, Auslandskontakte Ihrer Beschäftigten oder Geschäftspartner nutzen und vieles mehr.
Suche im Inland
Da es nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) Ausländern erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für eine begrenzte Zeit zur Suche eines Arbeits- oder Ausbildungsplatzes einzureisen, können Sie diese auch in Deutschland gezielt ansprechen. Wir haben in einem Artikel zusammengefasst, wie Sie Personen mit einer Chancenkarte (Aufenthaltstitel zur Arbeitsplatzsuche) einstellen können.
Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium, eine Anpassungsqualifizierung oder eine Ausbildung absolviert haben. Dafür ist ein Wechsel des Aufenthaltszwecks notwendig, der vor Beschäftigungsbeginn bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt und von ihr genehmigt werden muss.
Unterstützung bei der Suche gibt es durch die Welcome Center in Baden-Württemberg, den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, Career Services an deutschen Universitäten und Hochschulen, die deutschen Auslandshandelskammern oder auch private Vermittlungsagenturen.
3. Welche Hilfsmittel können bei der Personalauswahl unterstützen?
Bewerbungsgespräche mit internationalen Fachkräften oder Ausbildungskandidaten sind für Personalverantwortliche oft mit Herausforderungen verbunden. Häufig finden sie online statt. Technische und sprachliche Hürden sowie kulturelle Unterschiede können die Kommunikation erschweren. Der Leitfaden Bewerbungsgespräche mit internationalen Fachkräften (pdf) des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) kann dabei helfen, Gespräche strukturiert, wertschätzend und unter Berücksichtigung der Besonderheiten internationaler Rekrutierung zu führen. Auf der KOFA-Webseite finden Sie weitere Infos zum Thema (Digitales) Vorstellungsgespräch mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern.
Einschätzung und Bewertung von ausländischen Berufsqualifikationen: Ausländische Berufsqualifikationen einzuschätzen und zu bewerten kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Umfassende Informationen und Unterstützung bietet das BQ-Portal. Es bündelt auf einer Plattform relevante Informationen zu ausländischen Berufsqualifikationen und Berufsbildungssystemen und enthält über 100 Länderprofile mit mehr als 6.000 Berufsprofilen.
Einschätzung von Deutschkenntnissen und Überprüfung von Sprachzertifikaten: Häufig ist es schwierig einzuschätzen, welche Deutschkenntnisse, z. B. bei einem Sprachniveau B1 oder B2, in der Praxis zu erwarten sind, und ob diese für die vorgesehene Beschäftigung oder Ausbildung ausreichen. Hilfestellung leistet die Checkliste Deutschkenntnisse ausländischer Azubis und Fachkräfte in der Praxis: Empfehlungen für Betriebe (pdf) von „NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge“, „Hand in Hand for International Talents“ und Goethe-Institut. Als Beleg deutscher Sprachkenntnisse werden im Visumverfahren nur Sprachzertifikate bestimmter zertifizierter Anbieter anerkannt. Eine Liste finden Sie beim Auswärtigen Amt. Das Sprachzertifikat darf i. d. R. nicht älter als 12 Monate sein. Empfehlenswert ist außerdem eine Echtheitsprüfung der Sprachzertifikate. Möglichkeiten dazu finden Sie hier:
Verifikation von ÖSD-Zertifikaten mit der App „Cert Checker“ des Vereins Österreichisches Sprachdiplom Deutsch
4. Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab – Schritt für Schritt?
Schritt 1
Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu ggf. erforderlichen herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich.
Für zahlreiche Visaarten und Länder kann das digitale Auslandsportal des Auswärtigen Amts genutzt werden.
Schritt 2
Erforderlich für die Beantragung des Visums ist je nach angestrebtem Aufenthaltstitel außerdem
eine Bewertung bzw. Anerkennung des ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschlusses durch die jeweils zuständige Stelle in Deutschland – siehe Frage zum Anerkennungsverfahrenoder
eine Auskunft zur Berufsqualifikation darüber, dass diese mindestens 2 (Schul-)Jahre in Vollzeit gedauert hat und im Erwerbsland staatlich anerkannt ist – diese kann digital bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beantragt werden.
Zeugnisbewertung, Anerkennungsbescheid bzw. digitale Auskunft zur Berufsqualifikation (DAB) muss für die Visumbeantragung bereits vorliegen.
(Ausnahme: Visum für eine Ausbildung in Deutschland)
Schritt 3
Die Auslandsvertretung prüft u. a. alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung wie gesicherter Lebensunterhalt, geklärte Identität und gültiger Pass, kein Ausweisungsinteresse, keine Sicherheitsbedenken.
Schritt 4
Die Auslandsvertretung beteiligt i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft, ob
ein Arbeitsplatzangebot bzw. -vertrag vorliegt – das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebots,
ggf. eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, z. B. Pflegeberufe, Erzieher/-innen),
ggf. weitere Anforderungen an die Beschäftigung erfüllt sind und
die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub etc.) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Beschäftigte.
Schritt 5
Nach Zustimmung der BA und Erfüllung aller Voraussetzungen kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden.
Bitte beachten: Ab dem ersten Tag ist eine Krankenversicherung in Deutschland erforderlich. Der Versicherungsnachweis muss spätestens vorgelegt werden, wenn der Antragsteller sein Visum in der deutschen Auslandsvertretung abholt. Ggf. wird eine private Krankenversicherung benötigt, um die Zeit bis zum Arbeits-/Ausbildungsstart zu überbrücken.
Schritt 6
Mit dem Visum, das i. d. R. für 12 Monate gültig ist, reist die Fachkraft nach Deutschland ein, meldet sich am Wohnsitz an und startet mit der Beschäftigung/Ausbildung.
Schritt 7
Vor Ablauf des Visums muss die Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde ihres Wohnorts einen Aufenthaltstitel beantragen (z. B. Aufenthaltserlaubnis, Blaue Karte EU/EU Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder i. d. R. die BA beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.
5. Was ist das Anerkennungsverfahren und wie läuft es ab?
Feststellung der Gleichwertigkeit als Voraussetzung
Eine Voraussetzung für bestimmte Aufenthaltstitel zur Beschäftigung in Deutschland ist die Gleichwertigkeit des ausländischen Studien- bzw. Berufsabschlusses mit einem entsprechenden deutschen Abschluss.
Bei Hochschulabschlüssen in nicht-reglementierten Berufen reicht eine Zeugnisbewertung aus; der Hochschulabschluss muss mindestens auf Bachelorebene eingeordnet sein – Infos zur Zeugnisbewertung finden Sie
bei Hochschulabschlüssen in reglementierten Berufenund bei Berufsabschlüssen muss ein Anerkennungsverfahren bei der jeweils zuständigen Anerkennungsstelle erfolgreich durchlaufen werden – Infos zum Anerkennungsverfahren finden Sie
Im Berufsanerkennungsverfahren führt die zuständige Anerkennungsstelle in einem formalen Bewertungsverfahren einen Vergleich zwischen der ausländischen Berufsqualifikation und dem entsprechenden deutschen Referenzberuf durch und stellt bei Erfolg einen Anerkennungsbescheid aus.
Zuständig für IHK-Ausbildungsberufe ist die IHK Foreign Skills Approval (IHK FOSA).
Die ausländische Berufsqualifikation muss im Land, in dem sie erworben wurde, staatlich anerkannt sein. Bei der IHK FOSA finden Sie eine Liste typischer Berufsabschlüsse aus wichtigen Ländern; diese sind grundsätzlich anerkennungsfähig.
Neben dem Abschluss spielen weitere Faktoren bei der Beurteilung der Gleichwertigkeit eine Rolle wie einschlägige berufspraktische Erfahrungen, Kurse oder Weiterbildungen.
Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten bei Antragstellung die notwendigen Unterlagenvollständig eingereicht werden.
Ergebnis kann auch eine Teilanerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und ggf. Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen. Das beteiligte Unternehmen muss für die Anpassungsqualifizierung geeignet sein.
Zur Erlangung der Vollanerkennung muss nach Abschluss der Qualifizierung ein Folgeantrag bei der Anerkennungsstelle, z. B. IHK FOSA, gestellt werden.
Seit 1. März 2024 kann das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaftauch in Deutschland gestartet und durchgeführt werden. Die Fachkraft kann währenddessen im Unternehmen im angestrebten Beruf bzw. in einem verwandten Beruf (bei reglementierten Berufen) beschäftigt werden.
IHK-Angebot: Möchten Sie Personen mit teilanerkannten ausländischen Berufsabschlüssen zur Vollanerkennung verhelfen und sie so für Ihr Unternehmen gewinnen? Wir unterstützen Sie dabei, im Rahmen des Projekts UBAconnect eine passende Fachkraft für eine betriebliche Anpassungsqualifizierung zu finden.
6. Wie kann ich die Verfahren als Unternehmen beschleunigen?
Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für Visum- und Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher bzw. auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung. → Unvollständige Unterlagen können die Verfahren deutlich verlängern.
Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird ein Arbeitsvertragsentwurf bzw. eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.
Außerdem sieht das FEG das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft – siehe Frage 7
7. Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebots kann der Arbeitgeber in Deutschland in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr entweder bei der Ausländerbehörde seines Betriebssitzes oder bei der Landesagentur für die Zuwanderung von Fachkräften (LFZ) Baden-Württemberg einen Antrag auf ein „beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ stellen.
Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Anerkennungszwecken einreisen möchten.
→ Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
Die Ausländerbehörde bzw. LZF ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers. Sie übernimmt
die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inkl. Familiennachzug),
soweit erforderlich das Betreiben des Anerkennungsverfahrens bei der zuständigen Anerkennungsstelle und das Einholen der Zustimmung der BA sowie
die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visum.
Fristen: Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der BA: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen bis zur Entscheidung über den Visumantrag i. d. R. vier Monate nicht übersteigen soll.
Kosten: Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt für die ausländische Fachkraft eine Visumgebühr von 75 Euro, ggf. Gebühren für die Zeugnisbewertung oder Anerkennung der Qualifikation zwischen 200 und 1.200 Euro, ggf. Übersetzungskosten sowie Kosten für die Ersterteilung eines Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
→ Das beschleunigte Fachkräfteverfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung bzw. die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
Für die Erteilung der Zustimmung der BA (und auf Aufforderung) – § 39 Abs. 4 AufenthG: Auskunftspflicht gegenüber der BA in Bezug auf das Beschäftigungsverhältnis, insbesondere zu Arbeitsentgelt, Arbeitszeiten und sonstigen Arbeitsbedingungen, Sozialversicherungspflicht sowie Erfordernis einer Berufsausübungserlaubnis. Vom Arbeitgeber sind vergleichbare branchen- und ortsübliche Arbeitsbedingungen zu beachten. Die Vereinbarung des Mindestlohns reicht i. d. R. nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben. Helfen kann auch unsere Übersicht mit Statistiken zu Löhnen und Gehältern.
Vor der Einstellung – § 4a Abs. 5 Nr. 1 und 2 AufenthG: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist bzw. vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung eingetragen ist – dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus ggf. Zusatzblatt zeigen lassen; Aufbewahrung einer Kopie für die Dauer der Beschäftigung.
Vor oder bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung in Deutschland – § 45c AufenthG: Information des/der Drittstaatsangehörigen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform über die Möglichkeit einer Information oder Beratung zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen durch das unentgeltliche Beratungsangebot „Faire Integration“.
Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses – § 4a Abs. 5 Nr. 3 AufenthG: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde (maßgeblich ist der Wohnort des Ausländers) innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig, d. h. vor Ablauf der Befristung des Aufenthaltstitels, beendet wurde. Es ist keine Form vorgeschrieben – eine E-Mail an die ABH mit dem Zeitpunkt der Beendigung sowie den Daten des Ausländers reicht aus. Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.
9. Welche Unterstützung erhalte ich bei der Integration ausländischer Fachkräfte in mein Unternehmen?
Unterstützung leisten die Welcome Center in Baden-Württemberg. Für die Region Stuttgart ist der Welcome Service Region Stuttgart zuständig. Unternehmen können sich dort zur Gewinnung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Auf- und Ausbau einer Willkommenskultur beraten lassen. Außerdem unterstützt er internationale Fachkräfte bei zahlreichen Themen wie Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Bewerbungsprozess, Deutschlernen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung etc.
Möchten Sie junge Menschen aus dem Ausland ausbilden, unterstützen die Kümmerer des Projekts „Integration durch Ausbildung – Perspektiven für Zugewanderte“. Auf unserer Website finden Sie die Kümmerer bei der IHK Region Stuttgart.
10. Was kann ich bzw. mein Unternehmen tun, um die Integration zu erleichtern?
Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitenden aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und ggf. einen Paten oder Mentoren. Eine besondere Rolle spielt darüber hinaus der (weitere) Deutschspracherwerb.
Sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.
Die IHK stellt umfangreiches Material zur Verfügung zu den Themen:
Ein wichtiger Punkt ist es, bezahlbaren Wohnraum für Ihre Fachkraft zu finden. Auch hier können Sie als Unternehmen unterstützen und z. B. Ihre Fachkraft bei Wohnungsbesichtigungen begleiten, bei der Übersetzung von Mietverträgen helfen, unbefristete Arbeitsverträge ausstellen als besseren Nachweis für die Vermieter oder ggf. eine Unternehmenswohnung anmieten, in der die Fachkraft übergangsweise wohnen kann (Mitarbeiter-WG).
Portal der Bundesregierung Make it in Germany mit umfassenden Informationen für Einreisewillige und Unternehmen, die internationale Fachkräfte beschäftigen möchten
