Basisinformationen zur Entsendung von Arbeitnehmern

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Auslandseinsätze von Mitarbeitenden sind arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich komplex und erfordern eine sorgfältige Planung. Der Beitrag zeigt, wann eine Entsendung vorliegt, welche rechtlichen Vorgaben in der EU gelten und welche Vereinfachungen ab Sommer 2028 im A1-Verfahren geplant sind.

Wann liegt eine Arbeitnehmerentsendung vor?

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers vorübergehend im Ausland tätig wird, während das Arbeitsverhältnis im Heimatland grundsätzlich bestehen bleibt.
Typische Merkmale:
  • zeitlich begrenzter Auslandseinsatz
  • bestehendes Arbeitsverhältnis im Heimatland
  • Rückkehrabsicht
  • Weisungsrecht bleibt beim Arbeitgeber

Entsendung innerhalb der EU

Um EU-weit den Schutz der Rechte und die Arbeitsbedingungen entsandter Arbeitnehmer sicherzustellen und um gleiche Wettbewerbsbedingungen zu gewährleisten, enthält das EU-Recht eine Reihe verbindlicher Vorschriften für die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen entsandter Arbeitnehmer. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der EU-Kommission.

Reglementierte Berufe

Zahlreiche Zielländer verlangen von Ausländern die Anerkennung ihrer Berufsqualifikationen, bevor diese dort eine Tätigkeit aufnehmen. Die Webseite der Europäischen Union bietet die Möglichkeit, über eine Datenbankabfrage die eigene Betroffenheit zu klären.

A1-Bescheinigung - Erleichterung ab Sommer 2028

Geplante Änderungen bei der A1-Bescheinigung ab Sommer 2028

Im Rahmen einer Reform der EU-Verordnungen zur Koordinierung der sozialen Sicherheit sind deutliche Vereinfachungen beim A1-Verfahren vorgesehen. Ziel ist eine Entlastung von Unternehmen und Arbeitnehmern bei kurzfristigen Auslandseinsätzen.

Künftig soll bei klassischen Geschäftsreisen – etwa Meetings, Kundenterminen, Messen oder Konferenzen – keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein. Gleiches gilt für kurzfristige Tätigkeiten von bis zu drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen. Diese Erleichterung soll branchenübergreifend gelten, ausgenommen bleibt jedoch der Bausektor:

Rechtsgrundlagen
Die aktuell geltenden Rechtsgrundlagen sind in den Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 sowie Verordnung (EG) Nr. 987/2009 geregelt.
Darüber hinaus liegt ein Vorschlag zur Änderung dieser EU-Vorschriften im Rahmen der Reform der Koordinierung der sozialen Sicherheit vor.
Die A1-Bescheinigung ist der zentrale Nachweis dafür, dass bei einer vorübergehenden Tätigkeit im Ausland weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt. Sie dokumentiert insbesondere, dass der Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland versichert ist und keine Sozialversicherungspflicht im Einsatzstaat entsteht.
Grundsätzlich ist die A1-Bescheinigung vor Beginn der Auslandstätigkeit zu beantragen und während des Einsatzes mitzuführen. Dies gilt unabhängig von der Dauer der Entsendung, also auch bei kurzfristigen Dienstreisen oder eintägigen Auslandseinsätzen.
In der Praxis kommt es jedoch vor, dass bei kurzfristig angesetzten Reisen aufgrund der Bearbeitungsdauer keine rechtzeitige Beantragung erfolgt. In solchen Fällen kann die A1-Bescheinigung auch nachträglich ausgestellt werden.

Beantragung für gesetzlich Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer oder Selbständige die gesetzlich krankenversichert sind, ist die Entsendebescheinigung bei der Krankenkasse zu beantragen.
Alternativ kann der Antrag auch mittels der elektronisch gestützten Ausfüllhilfe SV-Meldeportal für Arbeitgeber gestellt werden. Für die Nutzung des SV-Meldeportals ist eine umfassende Registrierung jedes Nutzers erforderlich, dafür wird ein ELSTER-Organisationszertifikat benötigt. Auch eine Registrierung mit BundID ist möglich.

Beantragung für privat Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer oder Selbständige die privat krankenversichert sind, ist die Entsendebescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund beziehungsweise Land zu beantragen.

Wie wird die Entsendung beendet?

Die Entsendung endet regelmäßig durch Zeitablauf, Projektabschluss, vertraglichen Rückruf oder Kündigung (nach anwendbarem Recht).
Bei vorzeitiger Beendigung ist die Verteilung finanzieller Folgen zu klären:
Der Arbeitgeber trägt grundsätzlich die Umzugskosten; eine vertraglich vereinbarte Rückforderung ist meist auf eine Monatsvergütung begrenzt. Die Kostenübernahme umfasst auch den Rückumzug bei Rückruf oder Wegfall des Auslandspostens. Ein Ausgleich steuerlicher Nachteile bei außerordentlicher Kündigung durch den Arbeitgeber besteht nicht.

Wie sieht es mit der sozialen Absicherung aus?

Bei befristeter Entsendung bleibt der Arbeitnehmer in der deutschen Sozialversicherung (Ausstrahlung, § 4 SGB IV), sofern ein inländisches Beschäftigungsverhältnis fortbesteht, die Entsendung zeitlich begrenzt ist und eine Rückkehr vorgesehen ist.
Liegt hingegen ein Arbeitsverhältnis mit einer ausländischen Gesellschaft oder eine dauerhafte Tätigkeit im Ausland vor, gilt grundsätzlich das Sozialversicherungsrecht des Einsatzlandes.
Besteht keine deutsche Versicherungspflicht, sind folgende Optionen möglich:
  • Rentenversicherung: Pflichtversicherung auf Antrag bei befristetem Aufenthalt, sonst freiwillige Versicherung
  • Kranken- und Pflegeversicherung: freiwillige Weiterversicherung (teils fristgebunden)
  • Unfall- und Arbeitslosenversicherung: keine freiwillige gesetzliche Versicherung, gegebenenfalls private beziehungsweise berufsgenossenschaftliche Lösungen
Zusätzlich können Sozialversicherungsabkommen bewirken, dass weiterhin deutsches Recht gilt; deren Umfang ist im Einzelfall zu prüfen. Die einzelnen Abkommen finden Sie im Internet bei der Deutschen Rentenversicherung.

Wie wirkt sich die Entsendung auf den Vertrag aus?

Eine Auslandsentsendung kann grundsätzlich nicht einseitig durch den Arbeitgeber angeordnet werden. In der Regel ist daher eine ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag erforderlich. Ausnahmen gelten nur, wenn eine Entsendung bereits ausdrücklich im Arbeitsvertrag vorgesehen ist oder es sich lediglich um einen kurzfristigen Auslandseinsatz mit Dienstreisecharakter handelt.
Bei einer Entsendung auf Grundlage einer Zusatzvereinbarung bleibt das Arbeitsverhältnis mit dem deutschen Arbeitgeber grundsätzlich bestehen. Zusätzliche Regelungen – etwa zu Vergütung, Rückkehr oder Kostenübernahme – werden in der Entsendevereinbarung festgelegt.
Dauert die Auslandstätigkeit länger als vier Wochen, gelten zusätzliche Nachweispflichten nach § 2 NachwG. Der Arbeitgeber muss insbesondere schriftlich festhalten:
  • Dauer und Ort der Auslandstätigkeit
  • Währung der Vergütung
  • zusätzliche Leistungen oder Zuschläge
  • Bedingungen der Rückkehr
Sinnvoll ist außerdem eine vertragliche Regelung zu Arbeitszeit, Urlaub, Reisekosten, Unterkunft, Versicherungen, betrieblicher Altersversorgung sowie zur Weiterbeschäftigung nach der Rückkehr.
Grundsätzlich besteht kein automatischer Anspruch auf Übernahme von Umzugskosten. Erfolgt der Ortswechsel jedoch auf Veranlassung des Arbeitgebers und aus betrieblichen Gründen, kann ein Anspruch auf Aufwendungsersatz nach § 670 BGB bestehen.

Ist der Betriebsrat zu beteiligen?

Unabhängig von der Frage, ob dem Arbeitnehmer im Rahmen der Entsendung eine andere Aufgabe zugewiesen wird, ist die Zustimmung des Betriebsrates dann erforderlich, wenn die Entsendung länger als einen Monat andauert, denn in diesen Fällen liegt eine Versetzung vor (§§ 99, 95 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz).
Eine unter diesem Zeitraum liegende Entsendung erfordert die Zustimmung des Betriebsrates nur dann, wenn eine erhebliche Änderung der Arbeitsumstände vorliegt.

Welches Recht ist anwendbar?

Bei vorübergehenden Entsendungen bleibt in der Regel deutsches Arbeitsrecht anwendbar. Die Parteien können jedoch im Rahmen der Rom I-Verordnung eine Rechtswahl treffen. Fehlt eine solche Vereinbarung, richtet sich das anwendbare Recht grundsätzlich nach dem gewöhnlichen Arbeitsort, der bei vorübergehenden Auslandseinsätzen weiterhin im Inland liegt.
Hinweis: Informationen über die anwendbaren Vorschriften im jeweiligen Beschäftigungsland können Sie bei den Auslandskammern erfragen.

Arbeitnehmerfreizügigkeit gemäß Artikel 45 AEUV

Grundsätzlich bedarf es für die Beschäftigung von Arbeitnehmern im Ausland einer Aufenthalts- beziehungsweise Arbeitsgenehmigung (in Deutschland ist zum Beispiel ein Aufenthaltstitel erforderlich). Innerhalb der EU ist die Entsendung von Arbeitnehmern aufgrund der in Artikel 45 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) geregelten Arbeitnehmerfreizügigkeit genehmigungsfrei. Informationen über erforderliche Genehmigungen in anderen Staaten erhalten Sie bei den zuständigen Auslandshandelskammern.

Steuerfragen beim Auslandseinsatz

Bei Auslandseinsätzen stellt sich insbesondere die Frage, wo der Arbeitslohn zu versteuern ist und wie eine Doppelbesteuerung vermieden wird.

Steuerpflicht in Deutschland

Arbeitnehmer sind in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, wenn sie hier einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben. In diesem Fall unterliegt grundsätzlich das gesamte Einkommen dem sogenannten Welteinkommensprinzip. Ein Wohnsitz bleibt in der Regel bestehen, wenn eine Wohnung in Deutschland beibehalten wird, auch bei vorübergehender Abwesenheit.

Doppelbesteuerung und Doppelbesteuerungsabkommen

Da bei Auslandstätigkeiten häufig auch der Tätigkeitsstaat besteuern darf, regeln Doppelbesteuerungsabkommen die Verteilung der Besteuerungsrechte. In der Regel steht das Besteuerungsrecht dem Tätigkeitsstaat zu; die Einkünfte werden in Deutschland freigestellt, unterliegen jedoch dem Progressionsvorbehalt. Die Gegenwärtig bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

183-Tage-Regel

Eine wichtige Ausnahme gilt nach vielen Abkommen:
Der Arbeitslohn wird weiterhin im Wohnsitzstaat (Deutschland) besteuert, wenn
  • der Aufenthalt im Ausland 183 Tage pro Jahr nicht überschreitet,
  • der Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
  • keine Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat die Vergütung trägt.

Staaten ohne Abkommen

Besteht kein Doppelbesteuerungsabkommen, kann die im Ausland gezahlte Steuer in Deutschland angerechnet werden.

Verfahren

Für die steuerliche Behandlung sind häufig Freistellungsbescheinigungen im Lohnsteuerabzugsverfahren erforderlich. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung wird abschließend geprüft, ob die Voraussetzungen für eine Steuerfreistellung oder Anrechnung tatsächlich vorliegen. Details hierzu finden Sie im Merkblatt des Bundesfinanzministeriums zur Steuerfreistellung ausländischer Einkünfte.

Reisesicherheit bei Auslandsentsendungen

Bei der Entsendung von Mitarbeitenden ins Ausland erstreckt sich die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 618 BGB i.V.m. dem Arbeitsschutzgesetz) auch auf sicherheitsrelevante Risiken am Einsatzort. Unternehmen sollten daher vor Reiseantritt die aktuelle Sicherheitslage im Zielland prüfen und mögliche Gefährdungen – etwa durch politische Unruhen, Kriminalität, Terrorismus, Naturkatastrophen oder gesundheitliche Risiken – bewerten. Eine zentrale Grundlage bieten die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes. Bei längeren Aufenthalten oder Reisen in Krisenregionen empfiehlt sich zudem die Registrierung der Entsandten in der Krisenvorsorgeliste des Auswärtigen Amtes (ELEFAND), um im Krisenfall Erreichbarkeit und konsularische Betreuung sicherzustellen.

Außenwirtschaftsrechtliche Prüfung

Darüber hinaus sollten Unternehmen prüfen, ob für das Zielland Sanktionen, Embargos oder sonstige außenwirtschaftsrechtliche Beschränkungen gelten. Diese können Auswirkungen auf Geschäftsaktivitäten, den Zahlungsverkehr oder die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern haben. Einen Überblick bieten unsere Artikel zu den Russland-Sanktionen der EU, Belarus-Sanktionen und unser Leitfaden zur Exportkontrolle. Das BAFA veröffentlicht zudem Informationen zu weiteren Embargos und Sanktionsmaßnahmen.
Stand: 2. Juli 2026
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