E-Rechnung in der EU: Aktuelle Pflichten, Fristen und Regelungen im Überblick

Die Einführung der E-Rechnung in der EU erfolgt derzeit nicht einheitlich, sondern auf zwei Ebenen, die klar voneinander zu unterscheiden sind:

Eine elektronische Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Im rechtlichen Sinne handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Definition grundsätzlich nicht.

Eine zentrale Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931. Sie legt ein gemeinsames semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen fest und schafft damit die Voraussetzungen für einen standardisierten Datenaustausch über Länder- und Systemgrenzen hinweg.

Ob eine E-Rechnung verpflichtend ist, hängt wesentlich davon ab, wer die Rechnung ausstellt und wer sie empfängt.

B2B – Business-to-Business: Rechnungen zwischen Unternehmen. In diesem Bereich führen immer mehr EU-Staaten verpflichtende strukturierte Rechnungen und ergänzende digitale Umsatzsteuermeldungen ein. Die jeweiligen Fristen, Formate und Übermittlungsverfahren sind jedoch nicht einheitlich.

B2C – Business-to-Consumer: Rechnungen von Unternehmen an Privatpersonen. Hier gelten vielfach andere Regeln als im B2B-Bereich. Eine allgemeine EU-weite Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für sämtliche Geschäfte mit Endverbrauchern besteht derzeit nicht.

B2G – Business-to-Government: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, normkonforme elektronische Rechnungen bei den erfassten öffentlichen Aufträgen empfangen und verarbeiten zu können. Ob auch Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind und welche Übermittlungswege gelten, richtet sich zusätzlich nach den nationalen Regelungen.

Die nachfolgende Übersicht gibt einen kompakten Überblick über die EU-Mitgliedstaaten, in denen die E-Rechnung im B2B-Bereich bereits verpflichtend ist oder deren Einführung unmittelbar bevorsteht.

Quelle: GTAI, EU Kommission