Steuerformulare: W-8BEN-E-Formular für Unternehmen

US- amerikanischen Auftraggeber übersenden bei einer Bestellung von Produkten oder Dienstleistungen ihren deutschen Auftragnehmern regelmäßig Formulare aus der W-8-Serie der US-amerikanischen Steuerbehörde IRS und bitten um Rücksendung des ausgefüllten Formulars. Hintergrund sind Maßnahmen der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung, da bestimmte ausländische Einkünfte von US-Personen in den USA nicht erklärt und besteuert werden.

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© IHK Bodensee-Oberschwaben

Warum gibt es W-8-Formulare?

2010 beschloss die US-Regierung zur Verhinderung von Steuerhinterziehung den Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Dieser erweitert das Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding um zusätzliche Dokumentations- und Meldepflichten.
Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) modifizierte daraufhin ihre seit Steuerformulare und verlangt von US-Unternehmen, vor Zahlungen an ausländische Firmen deren Steuerpflicht in den USA zu prüfen. Daher verlangen US-Firmen von ihren ausländischen Geschäftspartnern oft, dass diese ein W-8-Formular ausfüllen. Mit einem solchen offiziellen IRS-Steuerformular für Personen und Unternehmen, die nicht in den USA ansässig sind, wird
  • ein ausländischer Steuerstatus nachgewiesen,
  • die Voraussetzung für die Inanspruchnahme von Doppelbesteuerungsabkommen geschaffen und
  • mögliche US-Quellensteuern reduziert oder vermieden.
Ohne ein korrekt ausgefülltes Formular werden US-Unternehmen von ihren ausländischen Geschäftspartnern bis zu 30 Prozent Quellensteuer einbehalten, um nicht selbst vom IRS in Regress genommen zu werden.
Wer das Ausfüllen eines W-8-Formulars verweigert, riskiert, das Verträge mit US-Partnern gar nicht zustande kommen.

Wann werden W-8-Formulare benötigt?

Die Frage stellt sich, sobald deutsche Gewerbetreibende Geschäftsbeziehungen und Kooperationen mit US-Unternehmen aufnehmen, die zu Einnahmen aus den USA führen. Das betrifft
  • einerseits alle Warenlieferungen
    • aus Direkthandel sowie
    • über Online-Marktplätzen,
  • andererseits alle Dienstleistungen; zu diesen gehören
    • Software,
    • Lizenzgebühren (auch für digitale Inhalte) und
    • Werbung.
Sehr häufig legen amerikanische Kunden ihren deutschen Lieferanten W-8-Formulare auch dann vor, wenn diese gar nicht direkt betroffen sind.

Wer braucht welches W-8-Formular?

Deutsche Geschäftspartner von US-Firmen sehen sich typischerweise mit 3 Varianten konfrontiert:
  • W-8BEN (1-seitig)
    Diese (auf der IRS-Webseite zum Download angebotene) Vorlage ist für natürliche Personen gedacht, betroffen sind also Einzelunternehmer und Freiberufler (sogenannte Freelancer).
  • W-8BEN-E (8-seitig)
    Diese (ebenfalls zum Download zur Verfügung gestellte) Vorlage adressiert Kapitalgesellschaften, wie eine
    • Aktiengesellschaft (AG),
    • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder
    • haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft
  • W-8IMY (8-seitig)
    Diese (auch als Download bereit stehende) Vorlage zielt auf Personengesellschaften, also eine
    • Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder
    • Kommanditgesellschaft (KG).
      Hier muss allerdings jeder Teilhaber oder Gesellschafter noch zusätzlich ein W-8BEN-Formular ausfüllen!
Die größte Bedeutung im Wirtschaftsalltag kommt W-8BEN-E. Doch sollte jedes Unternehmen, das zum Ausfüllen aufgefordert wird, sorgfältig prüfen, welche Variante im konkreten Fall erforderlich ist. Andernfalls drohen Probleme mit der US-Steuerbehörde. Unternehmensstruktur verlangt.

Wie sollte mit W-8-Formularen umgegangen werden?

  • Um ein korrektes Ausfüllen zu fördern, bietet die US-Steuerbehörde IRS Instruktionen zum Download an. Anzugeben sind in der Regel stets
    • Name und Anschrift,
    • Staatsangehörigkeit oder Sitz des Unternehmens,
    • Steueridentifikationsnummer (deutsche Steuer-ID),
    • Angabe des Landes im Doppelbesteuerungsabkommen,
    • Unterschrift zur Bestätigung der Angaben.
      Wichtig ist, dass die Daten exakt mit den offiziellen Unternehmens- oder Personendaten übereinstimmen, da der US-Partner das Formular sonst ablehnen kann!
  • Ein fertig ausgefülltes W-8-Formular sollte nicht an den IRS gehen, sondern an den US-Geschäftspartner, der das Ausfüllen verlangt hat.
  • W-8-Formulare haben ab Unterzeichnung bis zum Ende des 3. Kalenderjahres Gültigkeit, sofern es keine wesentlichen Veränderungen gibt (eine neue Adresse, geänderte Firmierung oder Rechtsform). Ein im März 2026 unterschriebenes W-8-Formolar gilt unter diesen Voraussetzungen also bis zum 31. Dezember 2029.

Wer bietet individuelle W-8-Unterstützung?

  • Unternehmen, die ihren Sitz in der baden-württembergischen Region Bodensee-Oberschwaben (bestehend aus dem Bodenseekreis, dem Landkreis Ravensburg und dem Landkreis Sigmaringen) haben, können sich gern per E-Mail an international@weingarten.ihk.mom wenden.
  • Individuelle Hilfe bietet auch die in New York ansässige Auslandshandelskammer (AHK) USA (englisch-sprachige Bezeichnung: German American Chamber of Commerce, kurz: GACC) an, allerdings ist diese kostenpflichtig.