Offenlegung von Rechnungslegungsunterlagen & Unternehmensberichten

Kapitalgesellschaften und bestimmte weitere Unternehmen müssen ihre Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte gesetzeskonform offenlegen. Abhängig von Rechtsform, Unternehmensgröße und Geschäftsjahr kommen unterschiedliche Offenlegungswege und Erleichterungen infrage.

Wo müssen die Unterlagen eingereicht werden?

Für Rechnungslegungsunterlagen ist grundsätzlich der Beginn des Geschäftsjahres maßgeblich:
  • Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, erfolgt die Übermittlung zur Offenlegung grundsätzlich an das Unternehmensregister.
  • Für frühere Geschäftsjahre sind die Unterlagen weiterhin beim Bundesanzeiger einzureichen.
Die Einreichung erfolgt über die Publikations-Plattform des Bundesanzeiger Verlags. Der dort verfügbare Bilanz-Navigator unterstützt bei der Auswahl des richtigen Offenlegungsmediums und der zulässigen Offenlegungsform.
Weiterführende Informationen:

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Offenlegungspflicht richtet sich nach der jeweiligen Rechtsform und den gesetzlichen Sondervorschriften. Sie betrifft insbesondere Kapitalgesellschaften sowie bestimmte haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften. Für Genossenschaften und weitere Unternehmensformen gelten teilweise eigenständige Regelungen.
Einzelunternehmen und gewöhnliche Personengesellschaften sind nicht allein aufgrund ihrer Rechtsform nach den allgemeinen Vorschriften für Kapitalgesellschaften offenlegungspflichtig. Besondere Pflichten, etwa nach dem Publizitätsgesetz, bleiben unberührt.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind insbesondere die §§ 325 ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB).
Gesetzestexte:

Welche Erleichterungen gelten für kleine Unternehmen?

Für kleine Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften sieht das HGB größenabhängige Erleichterungen vor.
Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Offenlegungspflicht unter den gesetzlichen Voraussetzungen durch die dauerhafte Hinterlegung der Bilanz erfüllen. Ob diese Möglichkeit besteht, muss anhand der Unternehmensgröße, der Rechtsform und etwaiger gesetzlicher Ausschlüsse geprüft werden.
Für Geschäftsjahre mit Beginn nach dem 31. Dezember 2022 gelten für die Einstufung als Kleinstkapitalgesellschaft grundsätzlich folgende Schwellenwerte:
  • Bilanzsumme: 450.000 Euro
  • Umsatzerlöse: 900.000 Euro
  • Durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer: zehn
Mindestens zwei der drei Merkmale dürfen an den maßgeblichen Abschlussstichtagen nicht überschritten werden. Die gesetzlichen Übergangsregelungen und Ausnahmen sind zu beachten.
Weiterführende Informationen:

Welche technischen Vorgaben gelten?

Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die Publikations-Plattform oder eine geeignete Softwareschnittstelle. Für Rechnungslegungsunterlagen ist grundsätzlich das XML-Format maßgeblich. Für bestimmte Jahresfinanzberichte und Rechnungslegungsunterlagen von Inlandsemittenten gelten besondere ESEF-Anforderungen.
Die aktuellen Vorgaben zu Dateiformaten, Identifizierung, Registrierung und möglichen Entgelten sind vor der Einreichung auf der Publikations-Plattform zu prüfen.
Weitere Informationen: Publikations-Plattform – Hilfen und technische Standards

Welche Fristen sind einzuhalten?

Die gesetzlichen Offenlegungsfristen richten sich nach den einschlägigen Vorschriften und der Art des Unternehmens. Für die reguläre Offenlegung nach § 325 HGB gilt grundsätzlich eine Höchstfrist von zwölf Monaten nach dem Abschlussstichtag. Für bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen gelten kürzere Fristen.
Eine verspätete oder unvollständige Offenlegung kann ein Ordnungsgeldverfahren durch das Bundesamt für Justiz nach sich ziehen.
Unternehmen sollten deshalb ausreichend Zeit für die Erstellung und elektronische Übermittlung ihrer Unterlagen einplanen.
Die genannten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Im Einzelfall sind die geltenden gesetzlichen Vorschriften und die aktuellen Hinweise des Bundesanzeiger Verlags maßgeblich.