Fachkräfte gewinnen

Erfolgreiches Recruiting

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Geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, ist für viele Unternehmen anspruchsvoll. Ein klar strukturierter Recruiting-Prozess hilft, die richtigen Personen zu erreichen, Bewerbungen fair zu bewerten und neue Beschäftigte gut in das Unternehmen zu integrieren.
Recruiting umfasst mehr als die Veröffentlichung einer Stellenanzeige. Erfolgreiche Personalbeschaffung beginnt mit einer realistischen Planung und endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung.

1. Personalbedarf und Anforderungsprofil klären

Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, sollten Sie den Personalbedarf möglichst genau beschreiben:
  • Welche Aufgaben übernimmt die Person?
  • Für welche Verantwortungsbereiche ist sie zuständig?
  • Wie ist die Stelle im Unternehmen eingeordnet?
  • Welche Qualifikationen sind zwingend erforderlich?
  • Welche Kenntnisse können im Unternehmen vermittelt werden?
  • In welchem Umfang und an welchem Arbeitsort wird gearbeitet?
  • Welche Arbeitszeitmodelle sind möglich?
Unterscheiden Sie zwischen Muss-Anforderungen und wünschenswerten Qualifikationen. Zu lange Anforderungslisten können geeignete Bewerberinnen und Bewerber abschrecken. Prüfen Sie deshalb, welche Anforderungen für die Tätigkeit tatsächlich notwendig sind.

2. Stellenanzeige verständlich formulieren

Eine Stellenanzeige ist häufig der erste Kontakt zwischen einem Unternehmen und potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern. Sie sollte deshalb realistisch, klar und möglichst konkret sein.
Eine gute Stellenanzeige enthält:
  • eine verständliche und möglichst präzise Berufs- oder Tätigkeitsbezeichnung,
  • die wichtigsten Aufgaben,
  • die zwingend erforderlichen Qualifikationen,
  • wünschenswerte Kenntnisse und Erfahrungen,
  • Informationen zum Arbeitsort und zur Arbeitszeit,
  • Angaben zu Entwicklungsmöglichkeiten und Arbeitgeberleistungen,
  • den frühestmöglichen Eintrittstermin, sofern dieser feststeht,
  • eine Ansprechperson,
  • einen einfachen und nachvollziehbaren Bewerbungsweg.
Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie „belastbar", „flexibel" oder „teamfähig", wenn nicht erläutert wird, was damit konkret gemeint ist. Beschreiben Sie stattdessen die tatsächlichen Anforderungen der Stelle.
Achten Sie außerdem auf eine diskriminierungsfreie Formulierung. Die Anforderungen sollten sich auf die Tätigkeit beziehen und sachlich begründet sein.

3. Geeignete Recruiting-Kanäle auswählen

Nicht jeder Kanal erreicht dieselben Zielgruppen. Überlegen Sie daher vor der Veröffentlichung:
  • Wo informiert sich die gesuchte Zielgruppe über Stellenangebote?
  • Welche Kanäle nutzt sie beruflich oder privat?
  • Welche Reichweite benötigen Sie?
  • Wie viel Zeit und Budget stehen zur Verfügung?
  • Können Bewerbungen direkt über den jeweiligen Kanal abgegeben werden?
Mögliche Kanäle sind:
  • die eigene Unternehmenswebsite,
  • die Bundesagentur für Arbeit,
  • allgemeine Online-Jobbörsen,
  • branchenspezifische Stellenbörsen,
  • berufliche Netzwerke,
  • soziale Medien,
  • regionale Netzwerke und Veranstaltungen,
  • Mitarbeitenden-Empfehlungen,
  • Bildungseinrichtungen und Hochschulen,
  • Printmedien, wenn die Zielgruppe dort gut erreichbar ist.
Soziale Medien können sowohl für die Verbreitung konkreter Stellenangebote als auch für die langfristige Darstellung des Unternehmens als Arbeitgeber genutzt werden. Dabei sollten Unternehmen nicht nur Stellenanzeigen veröffentlichen, sondern auch authentische Einblicke in Arbeitsbereiche, Teams und Entwicklungsmöglichkeiten geben.
Weiterführende Informationen finden Sie im Artikel Recruiting über soziale Medien

4. Bewerbungsprozess einfach gestalten

Je unkomplizierter die Bewerbung möglich ist, desto niedriger sind die Zugangshürden. Prüfen Sie deshalb:
  • Ist die Stellenanzeige auch auf dem Smartphone gut lesbar?
  • Funktioniert der Bewerbungslink?
  • Sind die erforderlichen Unterlagen klar benannt?
  • Ist auch eine Bewerbung ohne ausführliches Anschreiben möglich?
  • Gibt es eine Ansprechperson für Rückfragen?
  • Erhalten Bewerberinnen und Bewerber zeitnah eine Eingangsbestätigung?
Gerade bei dringend benötigten Fachkräften kann ein langwieriger oder unübersichtlicher Bewerbungsprozess dazu führen, dass Interessierte abspringen.

5. Bewerbungen strukturiert und fair bewerten

Legen Sie vor Beginn der Auswahl fest, nach welchen Kriterien Sie die Bewerbungen bewerten. Das schafft Transparenz und erleichtert eine sachliche Entscheidung.
Bewerten Sie insbesondere:
  • die für die Stelle relevanten Qualifikationen,
  • praktische Erfahrungen,
  • nachweisbare Fachkenntnisse,
  • die bisherige berufliche Entwicklung,
  • die Motivation für die konkrete Tätigkeit,
  • die Erfüllung der Muss-Anforderungen.
Nicht jede Lücke im Lebenslauf ist ein Ausschlussgrund. Auch Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger oder Personen mit im Ausland erworbenen Qualifikationen können für die Stelle geeignet sein. Entscheidend ist, ob die erforderlichen Kompetenzen vorhanden sind oder im Unternehmen entwickelt werden können.
Bewerbungsunterlagen und personenbezogene Daten müssen vertraulich und nach den geltenden Datenschutzvorgaben behandelt werden.

6. Bewerbungsgespräche gut vorbereiten

Bereiten Sie für alle Bewerberinnen und Bewerber einen vergleichbaren Gesprächsrahmen vor. Ein Leitfaden hilft, die Gespräche strukturiert zu führen und wichtige Themen nicht zu vergessen.
Mögliche Themen sind:
  • bisherige Erfahrungen,
  • Fachkenntnisse und Arbeitsweise,
  • Motivation für die Stelle,
  • Erwartungen an die Tätigkeit,
  • Arbeitszeit und Einsatzort,
  • Entwicklungsmöglichkeiten,
  • Fragen der Bewerberin oder des Bewerbers.
Stellen Sie nur Fragen, die einen sachlichen Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit haben. Das Gespräch sollte nicht nur der Auswahl dienen. Bewerberinnen und Bewerber gewinnen dabei ebenfalls einen Eindruck vom Unternehmen und vom Arbeitsplatz.
Eine offene und wertschätzende Gesprächsführung trägt dazu bei, dass beide Seiten eine fundierte Entscheidung treffen können.

7. Schnell entscheiden und transparent kommunizieren

Geeignete Bewerberinnen und Bewerber sollten nicht unnötig lange auf eine Rückmeldung warten. Stimmen Sie die internen Entscheidungen deshalb möglichst frühzeitig ab.
Informieren Sie über:
  • den weiteren Ablauf,
  • den voraussichtlichen Zeitplan,
  • gegebenenfalls noch erforderliche Unterlagen,
  • die nächsten Schritte bis zum Vertragsabschluss.
Auch Absagen sollten zeitnah und professionell erfolgen. Ein respektvoller Umgang wirkt sich auf das Arbeitgeberbild aus und kann spätere Kontakte offenhalten.

8. Einarbeitung frühzeitig planen

Die Personalgewinnung endet nicht mit der Einstellung. Eine strukturierte Einarbeitung hilft neuen Beschäftigten, sich im Unternehmen zurechtzufinden und ihre Aufgaben sicher zu übernehmen.
Zur Vorbereitung gehören beispielsweise:
  • ein fester Ansprechpartner,
  • ein Einarbeitungsplan,
  • Informationen zu Abläufen und Zuständigkeiten,
  • die Vorbereitung des Arbeitsplatzes,
  • notwendige Zugänge und Arbeitsmittel,
  • Gespräche nach den ersten Tagen und Wochen,
  • eine klare Vereinbarung über die Probezeit.
Eine gute Einarbeitung schafft Orientierung und kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig im Unternehmen bleiben.