Arbeitszeiterfassung

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21 steht fest, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiterfassung ihrer Arbeitnehmer sicherzustellen. Für viele Arbeitgeber stellt sich die Frage, inwiefern sie diese Anforderungen zu erfüllen haben.
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Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 bereits klargestellt, dass Arbeitgeber zur Einrichtung eines "objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ für die Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten verpflichtet sind. Dies leitete der EuGH damals aus dem Unionsrecht (Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie, Arbeitszeitrichtlinie) ab.
Nach unionsrechtlicher Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer tatsächlich zu erfassen und nicht nur die Möglichkeit einer solchen Erfassung bereitzustellen.
Demnach sei die unspezifische und allgemeine Formulierung "für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“ dahin zu verstehen, dass auch solche Organisationsmaßnahmen umfasst sind, die im Allgemeinen zur Durchführung des Arbeitsschutzes geeignet sind. So sei sicherzustellen, dass die Regelungen über die Höchstarbeitszeit und die Ruhezeiten eingehalten werden.
Mit der Veröffentlichung der Entscheidungsgründe des Bundesarbeitsgericht (BAG) am 3. Dezember 2022 wurde deutlich, dass die Verpflichtung der Arbeitgeber darauf besteht, ein "System“ einzuführen und zu verwenden, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden. Jedoch bleiben einige Fragen unbeantwortet.

In welcher Form hat die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen?

Weder die Entscheidung des BAG, noch das Arbeitsschutzgesetz selbst sehen eine spezifische Form für die Arbeitszeiterfassung vor. Das bedeutet, dass sowohl elektronisch geführte als auch schriftliche Arbeitszeiterfassungssysteme möglich sind.
Zu beachten ist hierbei jedoch, dass die Erfassung den arbeitsschutzrechtlichen Anforderung genügen muss. Das bedeutet, dass es nicht genügt, die Stundenanzahl und den Umstand, dass eine Pause von 30 Minuten gemacht wurde, zu notieren. Vielmehr ist es notwendig Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten festzuhalten.
Das Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit (LAGetSi) hat als zuständige Behörde zur Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht auf Ihrer Website das nachstehende Beispiel als Muster zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit bereitgestellt, welches bis zur Veröffentlichung der neuen Rechtsetzung als Arbeitszeitnachweis akzeptiert werde:
  • Kalendertag: 1. Februar 2023; Arbeitsbeginn: 08:00 Uhr; Arbeitsende: 16:30 Uhr; Pause: 30 Min. (12–12.30 Uhr); Dauer: 8 Std.; Bemerkungen:
  • Kalendertag: 2. Februar 2023; Arbeitsbeginn: 08:15 Uhr; Arbeitsende: 17:00 Uhr; Pause: 45 Min. (12–12.30 Uhr; 15–15:15 Uhr); Dauer: 8 Std.; Bemerkungen:
  • Kalendertag: 3. Februar 2023; Arbeitsbeginn: – ; Arbeitsende: – ; Pause: – ; Dauer: 8 Std.; Bemerkungen: Urlaub
  • Kalendertag: 4. Februar 2023; Arbeitsbeginn: – ; Arbeitsende: – ; Pause: – ; Dauer: 8 Std.; Bemerkungen: krank
Auch ist es möglich, die Notierung der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmer zu delegieren. Wichtig ist nur, dass die Arbeitszeiten überprüfbar sind und auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden können.

Welche Beteiligungsrechte stehen dem Betriebsrat zu?

Aufgrund der Arbeitszeiterfassungspflicht steht dem Betriebsrat kein Initiativrecht hinsichtlich der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems zu.
Allerdings kann dieser ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben. Solange und soweit diesbezüglich weder gesetzliche noch tarifliche Regelungen bestehen, solange können die Betriebsparteien Maßnahmen bezüglich der Art und Weise der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassungssysteme treffen.

Für welche Arbeitnehmer muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Nach der Entscheidung des BAG betrifft die Pflicht der Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeiten alle Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Absatz 1 BetrVG. Für sogenannte “leitende Angestellte” bestehen jedoch in § 5 Absatz 3 BetrVG speziellere Regelungen. Das BAG konkretisiert die Arbeitszeiterfassungspflicht dahingehend, dass sie nur die diejenigen Arbeitnehmer betreffe, für die der nationale Gesetzgeber nicht auf Grundlage der Arbeitszeitrichtlinie abgewichen ist. Eine solche Abweichung für leitende Angestellte besteht jedoch nur im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), nicht jedoch im Arbeitsschutzgesetz, aus welchem das BAG gerade die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ableitet.
Gegen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bei leitenden Angestellten sprach bereits eine unionsrechtkonforme Auslegung der Vorgaben der Arbeitszeit- und Arbeitsschutzrichtlinien. Nach dem Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung künftig im Arbeitszeitgesetz geregelt sein, wobei eine Änderung hinsichtlich der Bereichsausnahmen des § 18 ArbZG nicht vorgesehen ist. Im Ergebnis dürfte die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sich somit nicht auf leitende Angestellte erstrecken.

Ist bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht mit Geldbußen zu rechnen?

Ein Verstoß gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht ist (derzeit) nicht unmittelbar mit einer Geldbuße bewährt. Allerdings kann die zuständige Behörde im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen Arbeitgeber und die verantwortlichen Personen oder die Beschäftigten zur Erfüllung der Pflichten zu treffen haben, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und den auf Grund des Arbeitsschutzgesetzes erlassenen Rechtsverordnungen ergeben. Sofern einer Anordnung zur Erfassung der Arbeitszeiten in einem solchen Fall durch Arbeitgeber dann nicht nachgekommen wird, so kann dies mit einem Bußgeld von bis zu EUR 30.000,00 geahndet werden.

Aktueller Stand der Gesetzesvorhaben

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute. Sie ergibt sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung und gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Gesetzgeber bereits eine ausdrückliche Regelung im Arbeitszeitgesetz geschaffen hat. Gleichzeitig wird auf Bundesebene weiterhin über eine Reform des Arbeitszeitrechts diskutiert. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat hierzu einen Referentenentwurf vorgelegt, der die bereits durch die Rechtsprechung entwickelte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung konkretisieren und zugleich begrenzte Flexibilisierungsmöglichkeiten bei der Arbeitszeit schaffen soll.
Kernbestandteil des Entwurfs ist die Einführung einer grundsätzlichen Pflicht zur elektronischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Dokumentation soll grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Die Erfassung kann zwar auf die Arbeitnehmer delegiert werden, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verbleibt jedoch bei den Arbeitgebern. Vertrauensarbeitszeitmodelle sollen weiterhin möglich bleiben, befreien jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Daneben enthält der Entwurf Ansätze zur Flexibilisierung des Arbeitszeitrechts. Insbesondere sollen Tarifvertragsparteien künftig größere Spielräume erhalten, um von der bisherigen täglichen Betrachtung der Höchstarbeitszeit abzuweichen und stärker auf eine wöchentliche Arbeitszeitbetrachtung abzustellen. Ziel ist es, den Anforderungen moderner Arbeitsformen, projektbezogener Tätigkeiten und saisonaler Belastungsspitzen besser Rechnung zu tragen. Die vorgesehenen Möglichkeiten sind allerdings überwiegend tarifgebunden und setzen regelmäßig eine Umsetzung durch Tarifvertrag sowie gegebenenfalls eine betriebliche Vereinbarung voraus.
Wirtschaftsverbände und Unternehmen bewerten die vorgeschlagenen Flexibilisierungen daher teilweise als nicht weitgehend genug und fordern weitergehende Öffnungsklauseln insbesondere für außertarifliche Beschäftigte und den Außendienst.
Für die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung sind nach dem aktuellen Entwurf gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Während größere Unternehmen die Anforderungen innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten erfüllen sollen, sind längere Fristen für kleinere Unternehmen vorgesehen. Kleinstbetriebe sollen die Arbeitszeit dauerhaft auch in nicht-elektronischer Form dokumentieren können.
Derzeit befindet sich das Reformvorhaben noch im frühen Stadium der Gesetzgebungsverfahren. Ob und in welcher Form die vorgeschlagenen Regelungen umgesetzt werden, bleibt abzuwarten. Unabhängig davon sollten Unternehmen ihre bestehenden Systeme bereits jetzt darauf überprüfen, ob Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig, nachvollziehbar und kontrollierbar erfasst werden können.