Entgelttransparenz: Neue Pflichten für Unternehmen

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Mit dem Entgelttransparenzgesetz besteht in Deutschland bereits seit dem Jahr 2017 ein rechtlicher Rahmen zur Förderung der Entgeltgleichheit von Frauen und Männern. Durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie werden die bestehenden Regelungen künftig erheblich erweitert. Unternehmen sollten sich daher mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen.
Ziel der Richtlinie ist es, ungleiche Bezahlung von Frauen und Männern aufzudecken, zu verhindern und bestehende Unterschiede auszugleichen. Gleichzeitig sollen transparente und nachvollziehbare Kriterien für die Vergütungsfestlegung geschaffen werden unter dem Grundsatz „gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit“. Die Umsetzung in deutsches Recht ist bislang noch nicht erfolgt. Deutschland hat die in Art. 34 der Richtlinie vorgesehene Umsetzungsfrist bis zum 7. Juni 2026 überschritten. Mit einer gesetzlichen Umsetzung ist zu rechnen; Zeitpunkt und konkreter Inhalt des Umsetzungsgesetzes stehen derzeit jedoch noch nicht fest.

Allgemeine Fragestellungen

Wie ist „Entgelt“ definiert?

Der Begriff des Entgelts umfasst sämtliche Leistungen, die Beschäftige im Zusammenhang mit ihrem Arbeitsverhältnis erhalten. Dazu zählen nicht nur das Grundgehalt oder der Lohn, sondern auch zusätzliche Vergütungsbestandteile wie Prämien, Boni, Zuschläge oder Sachleistungen. Ebenso können geldwerte Vorteile, etwa Dienstwagenregelungen, Zuschüsse oder betriebliche Altersversorgungsleistungen, Bestand des Entgelts sein.

Was bedeutet „Entgeltgleichheit“?

Entgeltgleichheit bedeutet, dass Beschäftigte für gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten unabhängig von ihrem Geschlecht gleich vergütet werden. Unterschiede bei der Bezahlung sind nur zulässig, wenn sie auf sachlichen, objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen.

Was ist eine „gleiche bzw. gleichwertige Tätigkeit"?

Ob Tätigkeiten als gleich oder gleichwertig anzusehen sind, richtet sich nach den Anforderungen der jeweiligen Arbeit. Maßgeblich sind insbesondere die erforderlichen Qualifikationen, die übernommene Verantwortung, die Arbeitsbedingungen sowie die mit der Tätigkeit verbundenen Belastungen.
Von einer gleichen Tätigkeit ist regelmäßig auszugehen, wenn Beschäftigte identische oder weitgehend vergleichbare Aufgaben ausführen. Eine gleichwertige Tätigkeit kann auch dann vorliegen, wenn sich die konkreten Aufgaben unterscheiden, die Tätigkeiten sich jedoch hinsichtlich ihrer Anforderungen und ihres Schwierigkeitsgrades vergleichbar sind.

Das bisherige Entgelttransparenzgesetz

Das geltende Entgelttransparenzgesetz verfolgt das Ziel, Benachteiligungen aufgrund des Geschlechts bei der Vergütung zu verhindern. Beschäftigte haben bereits heute unter bestimmten Voraussetzungen einen Auskunftsanspruch hinsichtlich der Vergütung vergleichbarer Tätigkeiten. Weiterhin enthält das Gesetz Vorgaben zu betrieblichen Prüfverfahren und Berichtspflichten für größere Unternehmen.
In der Praxis wurde das Gesetz bislang jedoch vergleichsweise selten genutzt. Die Europäische Union sah daher nun weiteren Handlungsbedarf.

Die Neuerungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die Richtlinie (EU) 2023/970 wurde im Jahr 2023 verabschiedet. Sie soll die Durchsetzung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit verbessern. Hierzu werden umfangreiche Transparenz- und Informationspflichten eingeführt.
Die neuen Vorgaben gehen deutlich über die bisherigen deutschen Regelungen hinaus und werden zahlreiche Arbeitgeber erstmals unmittelbar betreffen.

Mehr Transparenz bereits im Bewerbungsverfahren

Eine wesentliche Neuerung betrifft das Einstellungsverfahren. Arbeitgeber sollen künftig verpflichtet werden, Bewerberinnen und Bewerber bereits frühzeitig vor der Beschäftigung Informationen über das Einstiegsentgelt oder die vorgesehene Gehaltsspanne zur Verfügung zu stellen. Welcher Zeitpunkt hier genau entscheidend ist, ist unklar. Formanforderungen gibt es ebenso keine. Die Richtlinie verpflichtet Arbeitgeber, Bewerbenden Informationen über das Einstiegsentgelt oder eine Entgeltspanne zur Verfügung zu stellen. Sie schließt individuelle Gehaltsverhandlungen nicht aus. Unterschiede bei der späteren Vergütung müssen jedoch auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen.
Darüber hinaus dürfen Bewerber grundsätzlich nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt gefragt werden.
Unternehmen sollten daher ihre Bewerbungsprozesse und Stellenanzeigen rechtzeitig überprüfen.

Erweiterte Auskunftsansprüche für Beschäftigte

Ebenso werden auch die Informationsrechte der Beschäftigten erweitert. Arbeitnehmer sollen künftig leichter Auskunft über ihre individuelle Vergütung sowie über die durchschnittliche Vergütung vergleichbarer Tätigkeiten erhalten können. Die Richtlinie enthält keine ausdrückliche Beschränkung hinsichtlich der Häufigkeit von Auskunftsverlangen. Ob der deutsche Gesetzgeber insoweit Einschränkungen vorsehen wird, bleibt abzuwarten. Die Auskunft muss innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch nach zwei Monaten nach dem Auskunftsverlangen, erfolgen. Die Angaben sollen nach Geschlecht aufgeschlüsselt werden. Dadurch sollen mögliche Entgeltunterschiede leichter erkannt werden können. Was mit dem Auskunftsanspruch passiert, wenn eine Gruppe nur aus einem Geschlecht besteht, ist noch nicht geklärt.

Neue Anforderungen an Vergütungssysteme

Die Richtlinie verlangt darüber hinaus mehr Transparenz hinsichtlich der Kriterien, nach denen Vergütung festgelegt wird.
Unternehmen müssen künftig nachvollziehbar darlegen können, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Entgeltentscheidungen getroffen werden. Dies betrifft insbesondere:
  • Eingruppierungen,
  • Gehaltsbänder,
  • Beförderungen,
  • Leistungsbewertungen sowie
  • Sonstige Vergütungsbestandteile.

Berichtspflichten für Unternehmen – Welche Unternehmen sind betroffen?

Besondere Bedeutungen haben die neuen Berichtspflichten. Künftig sollen Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten regelmäßig Daten zu geschlechtsspezifischen Entgeltunterschieden veröffentlichen bzw. melden müssen. Damit wird der Anwendungsbereich gegenüber der bisherigen Rechtslage erheblich ausgeweitet. Die Richtlinie sieht unterschiedliche Berichtspflichten je nach Unternehmensgröße vor:
Unternehmensgröße Berichtspflicht
Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten Für Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten ist eine jährliche Berichterstattung vorgesehen. Die erste Meldung soll ab Juni 2027 erfolgen.
Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten Unternehmen dieser Größenordnung müssen grundsätzlich alle drei Jahre berichten. Die erste Berichtspflicht beginnt ebenfalls im Jahr 2027.
Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten Für diese Unternehmen gelten ebenfalls Berichtspflichten im Dreijahresrhythmus. Die erstmalige Berichterstattung ist jedoch erst ab 2031 vorgesehen.

Gemeinsame Entgeltbewertung bei auffälligen Entgeltunterschieden

Ergeben die Berichte erhebliche geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede, können weitere Maßnahmen erforderlich werden.
Ergibt sich aus den Berichtspflichten ein geschlechtsspezifischer Entgeltunterschied von mindestens 5 %, der nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und innerhalb von sechs Monaten nicht beseitigt wird, ist grundsätzlich eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretungen durchzuführen. Ziel ist es, mögliche Ursachen zu identifizieren und bestehende Ungleichbehandlungen zu beseitigen.

Stärkere Durchsetzung von Ansprüchen

Beschäftigte sollen ihre Ansprüche künftig leichter geltend machen können. Werden Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern aufgrund eines vermeintlichen Verstoßes gegen den Grundsatz der Entgeltgleichheit verklagt, gibt es eine Beweislastumkehr. Die Arbeitgeber müssen Entgeltentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren und begründen. Gemäß § 22 AGG besteht bereits eine Beweislastumkehr für Arbeitnehmer, somit ist damit zu rechnen, dass diese Regelungen weiter verschärft werden.

Für welche Arbeitnehmer gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Der unionsrechtliche Arbeitnehmerbegriff ist weit auszulegen. Erfasst werden grundsätzlich Personen, die weisungsgebunden gegen Vergütung tätig werden. Demnach ist jeder Arbeitnehmer, der während einer bestimmten Zeit für einen anderen nach dessen Weisung eine Leistung erbringt, für die er als Gegenleistung eine Vergütung erhält. Somit werden auch Führungskräfte von Anwendungsbereich der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfasst. Ob darüber hinaus Organmitglieder (z. B. Geschäftsführer) erfasst werden, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Was sollten Unternehmen bereits jetzt tun?

Auch wenn die nationale Umsetzung noch aussteht, zeichnet sich bereits heute ab, dass Unternehmen ihre Vergütungsstrukturen künftig stärker dokumentieren und anhand objektiver Kriterien begründen müssen. Insbesondere die Kriterien Qualifikation, Kompetenzen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen werden bei der Bewertung und Vergütung von Tätigkeiten an Bedeutung gewinnen. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre Entgeltsysteme den Anforderungen an Transparenz und Gleichbehandlung entsprechen.
Fazit: Die geplante Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird das deutsche Entgelttransparenzrecht erheblich verändern. Besonders die erweiterten Auskunftsansprüche, die neuen Berichtspflichten sowie die Anforderungen an transparente Vergütungssysteme werden viele Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen stellen. Eine frühzeitige Bestandsaufnahme kann dabei helfen, den späteren Umsetzungsaufwand zu reduzieren und rechtliche Risiken zu vermeiden.