IHK Schwaben

Wahlqualifikationen – Kaufmann/-frau für Büromanagement

Die folgenden Wahlqualifikationen definieren die berufsprofilgebenden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen der Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement. Sie konkretisieren die betrieblichen Schwerpunkte der Ausbildung und werden zusätzlich zu den wahlqualifikationsübergreifenden Inhalten vermittelt.

Auftragsprozess steuern

  • Kunden produktspezifisch und kaufmännisch beraten
  • Angebotsgrundlagen und -alternativen mit dem Kunden entwickeln
  • Ergänzenden Service anbieten
  • Kalkulationsdaten für Angebote einholen
  • Angebote erstellen
  • Auftragseingang prüfen, Auftrag bestätigen
  • Zeit- und Ressourcenplan erstellen
  • Auftragsrelevante Beschaffungen sicherstellen
  • Auftragsbegleitend mit Kunden kommunizieren
  • Soll- und Ist-Vergleich der Leistungserbringung durchführen
  • Abnahme der Leistung veranlassen
  • Aufträge nachkalkulieren und fakturieren
  • Kundenzufriedenheit ermitteln und Maßnahmen zur Kundenbindung initiieren

Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen

  • Kreditoren- und Debitorenstammdaten pflegen
  • Geschäftsvorgänge buchhalterisch einordnen
  • Belege erfassen, kontieren und buchen
  • Zahlungseingänge überwachen und Zahlungsausgänge veranlassen
  • Maßnahmen bei Zahlungsverzug einleiten
  • Bei periodengerechten Abschlussarbeiten unterstützen
  • Kosten und Leistungen kalkulieren und verrechnen
  • Kennzahlen ermitteln, Statistiken und Berichte erstellen

Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen

  • Buchungsvorgänge bearbeiten und Kassenbuch führen
  • Offene-Posten-Listen verwalten
  • Personalstammdaten erfassen und pflegen
  • Prozessdaten für Entgeltabrechnung bearbeiten
  • Kosten zuordnen und Nachkalkulationen durchführen
  • Betriebliche Kennzahlen beurteilen und für Entscheidungen aufbereiten

Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen

  • Bedarf an Produkten und Dienstleistungen feststellen
  • Bezugsquellen ermitteln und Angebote vergleichen
  • Bestellungen durchführen und Vertragserfüllung überwachen
  • Wareneingang prüfen und Bestände erfassen
  • Lagerhaltungssysteme vergleichen und verbessern

Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten

  • Instrumente der Marktanalyse nutzen
  • An Marketingmaßnahmen mitwirken
  • Verkaufsförderungsmaßnahmen planen und umsetzen
  • Kundendaten nutzen und Maßnahmen der Kundenbindung umsetzen
  • Beschwerden bearbeiten und Kundenzufriedenheit analysieren

Personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen

  • Personalakten führen und Datenschutz einhalten
  • Entgeltabrechnung vorbereiten und bearbeiten
  • Mitarbeiterstatistiken führen und auswerten
  • Einstellungen und Vertragsänderungen begleiten
  • Maßnahmen der Personalentwicklung unterstützen

Assistenzaufgaben übernehmen

  • Selbstmanagementmethoden anwenden
  • Kommunikation und Informationsfluss organisieren
  • Sitzungen, Reisen und Veranstaltungen planen
  • Dokumente und Unterlagen zusammenstellen und aufbereiten

Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen

  • Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit analysieren und entwickeln
  • Veranstaltungen planen, organisieren und dokumentieren
  • Dienstleister koordinieren und Rechnungen prüfen
Quelle: Sachliche und zeitliche Gliederung der Berufsausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement (Stand: 25. Februar 2025, wbv Media GmbH & Co. KG, Bielefeld).