Arbeitsrecht

Abmahnung im Arbeitsrecht

von Anna Rommel | Aktualisiert am

Auch in Unternehmen mit gutem Betriebsklima lassen sich Differenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer leider nicht immer vermeiden. Wenn ein Fehlverhalten des Mitarbeiters die Ursache ist, kann dies mit einer arbeitsrechtlichen Abmahnung sanktioniert werden.

Abmahnung – Warum ist sie notwendig?

Bevor ein Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen kann, ist in der Regel eine Abmahnung erforderlich. Damit weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausdrücklich auf ein Fehlverhalten hin (Rügefunktion) und macht deutlich, dass eine Kündigung droht, falls sich dieses Verhalten wiederholt (Warnfunktion).
Eine Abmahnung ist besonders wichtig, wenn es um Verstöße geht, bei denen der Arbeitnehmer sein Verhalten steuern kann. Der Arbeitnehmer soll eine faire Chance bekommen, sein Verhalten zu ändern und das gestörte Vertrauensverhältnis wiederherzustellen.
Beachte: Wenn der Arbeitgeber sich dafür entscheidet, eine Abmahnung auszusprechen, obwohl eine Kündigung möglich wäre, kann er sich später nicht mehr auf denselben Vorfall berufen, um zu kündigen. Die Abmahnung "verbraucht" den Sachverhalt als Kündigungsgrund. Lediglich ein vergleichbares, neues Fehlverhalten rechtfertigt dann als Wiederholungsfall eine Kündigung.

Was muss eine Abmahnung enthalten?

Die Abmahnung muss genau formuliert sein und folgende wesentliche Bestandteile enthalten:
  • Konkrete Feststellung und Beschreibung des beanstandeten Verhaltens unter Angabe von Datum, Ort und Zeit
Formulierungsbeispiel: Sie wurden am … um … in … von Ihrem Vorgesetzten … aufgefordert, folgende Arbeiten … (genaue Beschreibung) auszuführen. Mit den Worten „…“ haben Sie sich geweigert, dieser Tätigkeit nachzukommen.
  • Exakte Rüge der begangenen Pflichtverletzung
Formulierungsbeispiel: Damit haben Sie die Ausführung einer Ihnen obliegenden Arbeit verweigert und dadurch gegen Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen.
  • Aufforderung, das vertragswidrige Verhalten einzustellen, sowie eindeutige Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall
Formulierungsbeispiel: Wir fordern Sie dringend auf, in Zukunft Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis zu erfüllen, anderenfalls behalten wir uns vor, das Arbeitsverhältnis zu kündigen.
Eine ordnungsgemäße Abmahnung muss diese vier Elemente enthalten: die Dokumentation des Fehlverhaltens, die daraus resultierende Pflichtverletzung, die Aufforderung zu künftigem vertragsgerechtem Verhalten und die Kündigungsandrohung.

Wie kann ich abmahnen?

Eine Abmahnung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen – sie kann auch mündlich ausgesprochen werden. Allerdings ist die Schriftform dringend zu empfehlen, da sich eine mündliche Abmahnung später oft nur schwer nachweisen lässt. In manchen Fällen kann sogar eine vertragliche oder tarifliche Pflicht zur Schriftform bestehen.
Um sicherzugehen, sollte sich der Arbeitgeber die Abmahnung vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen. Weigert sich dieser, kann die Übergabe auch in Anwesenheit eines Zeugen erfolgen.

Gibt es eine Frist für die Abmahnung?

Eine Abmahnung muss nicht sofort nach dem Fehlverhalten ausgesprochen werden, da es keine gesetzliche Frist dafür gibt. Dennoch sollte sie zeitnah erfolgen, damit sie ihre Wirkung nicht verliert. In der Rechtsprechung wird davon ausgegangen, dass eine Abmahnung nach sechs Monaten unzulässig sein kann, weil von einer Verzeihung oder Nichtsanktionierung auszugehen ist. Arbeitgeber sollten Verstöße nach Kenntnis rasch aufklären und zeitnah sanktionieren.
Beachte: Der Arbeitnehmer muss den Inhalt der Abmahnung verstehen. Hat er nicht ausreichend Deutschkenntnisse, sollte die Abmahnung übersetzt werden.

Wer darf abmahnen?

Abmahnen darf jeder, der im Unternehmen befugt ist, dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen zu erteilen. Dies kann der Dienstvorgesetzte, der unmittelbare Fachvorgesetzte oder auch ein vom Arbeitgeber beauftragter Rechtsanwalt sein. Entscheidend ist, dass die Person weisungsberechtigt ist, also verbindliche Anweisungen bezüglich des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung erteilen kann.

Wann ist eine Abmahnung entbehrlich?

Nach der neueren Rechtsprechung ist eine Abmahnung bei jedem steuerbaren Verhalten des Arbeitnehmers grundsätzlich erforderlich, es sei denn, eine Wiederherstellung des Vertrauens kann objektiv nicht mehr erwartet werden.
Eine Abmahnung ist entbehrlich, wenn
  • der Arbeitnehmer wusste, dass er sich vertragswidrig verhält und der Arbeitgeber dieses Verhalten nicht hinnehmen wird
  • eine besonders schwerwiegende Pflichtverletzung vorliegt, bei der der Arbeitnehmer von vornherein nicht mit einer Billigung seines Verhaltens rechnen konnte und sich bewusst sein musste, dass er seinen Arbeitsplatz aufs Spiel setzt (z. B. Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Tätlichkeiten, grobe Beleidigungen, Verrat von Betriebsgeheimnissen, Annahme von Schmiergeldern)
  • erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer nicht willens oder nicht in der Lage ist, sich vertragsgemäß zu verhalten
  • der Arbeitnehmer die Vertragswidrigkeit seines Verhaltens kannte und trotzdem hartnäckig und uneinsichtig seine Pflichtverletzung fortsetzt
  • der Arbeitnehmer auf keinen Fall mit der Billigung seines Verhaltens rechnen konnte (z. B. eigenmächtiger Urlaubsantritt trotz Hinweis des Arbeitgebers auf arbeitsrechtliche Konsequenzen)
In Ausnahmefällen kann eine Abmahnung auch bei schweren Verstößen notwendig sein, wenn eine Wiederherstellung des Vertrauens möglich ist oder der Arbeitnehmer vernünftigerweise nicht wusste, dass sein Verhalten vertragswidrig war (z. B. durch langes Duldungsverhalten des Arbeitgebers wie bei unerlaubten privaten Telefonaten vom Diensttelefon oder sogenannten Bagatellverstößen).

Wie oft muss ich abmahnen?

Es gibt keine feste Regel, wie oft ein Arbeitgeber abmahnen muss. Bei leichten Verstößen (z. B. verspätetes Erscheinen) ist oft eine einmalige Abmahnung nicht ausreichend. Die Rechtsprechung empfiehlt in solchen Fällen häufig zwei bis drei Abmahnungen, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden kann. Dieser Erfahrungswert kann je nach Einzelfall abweichen.
Beachte: Wenn zu häufig abgemahnt wird, könnte der Eindruck entstehen, dass es sich um leere Drohungen handelt, die keine rechtlichen Konsequenzen haben. Dadurch wird die Warnfunktion der Abmahnung verwässert. Zudem könnte der Arbeitgeber sein Kündigungsrecht verwirken, wenn er häufig abmahnt, aber trotzdem kein echtes Interesse an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zeigt. Bei der Frage, ob eine Abmahnung eine ernst gemeinte Drohung enthält, ist insbesondere die Anzahl der vorausgegangenen Abmahnungen von Bedeutung.

Welche Rechtsschutzmöglichkeiten hat der Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, dass eine von ihm verfasste Gegendarstellung ebenfalls in die Personalakte aufgenommen wird. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn die Abmahnung rechtswidrig ist.
Das ist dann der Fall, wenn sie
  • formell nicht ordnungsgemäß zustande kam (siehe oben),
  • unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
  • auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht,
  • einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers darstellt (z. B. bei Ehrverletzungen, abwertenden Äußerungen) oder
  • unverhältnismäßig ist.

Wie lange wirkt eine Abmahnung?

Eine Abmahnung kann durch Zeitablauf wirkungslos werden, das heißt sie entfaltet nicht unbegrenzt kündigungsrechtliche Wirkung. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitnehmer sich anschließend längere Zeit einwandfrei verhalten hat. In der Rechtsprechungspraxis ist für geringfügige bis durchschnittliche Verstöße eine Regelfrist von zwei bis zweieinhalb Jahren zu finden. Bei geringeren Verstößen kann die Wirkung schon früher nachlassen.
Wichtig: Es gibt keine feste gesetzliche Frist für die Wirkungsdauer einer Abmahnung. Entscheidend ist eine Einzelfallbetrachtung unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere der Art der Verfehlung und des Verhaltens des Arbeitgebers im Anschluss an die Abmahnung. Nach neuerer Rechtsprechung verliert eine Abmahnung nicht allein durch Zeitablauf ihre Wirkung. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus der Personalakte nur verlangen, wenn das abgemahnte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Eine Abmahnung kann also kündigungsrechtlich ihre Warnfunktion verloren haben, aber für andere Personalentscheidungen (z. B. Versetzung, Beförderung, Zeugniserteilung) noch relevant sein. Erst wenn die Abmahnung wirklich keine Rolle mehr spielt für das Arbeitsverhältnis, kann der Arbeitnehmer die Entfernung aus der Akte verlangen.
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