Arbeitsrecht

Arbeitszeugnis


Ein Arbeitszeugnis begleitet Beschäftigte oft über viele Jahre hinweg und spielt bei Bewerbungen eine wichtige Rolle. Doch wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Welche Arten gibt es? Was muss enthalten sein – und was nicht? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten rund um das Arbeitszeugnis im Überblick.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§ 109 GewO). Dieser Anspruch besteht unabhängig von der Art und dem Umfang der Beschäftigung und umfasst insbesondere auch:
  • geringfügig Beschäftigte
  • Teilzeitkräfte
  • Arbeitnehmer in der Probezeit
  • Beschäftigte mit Nebentätigkeit
  • Auszubildende
  • Praktikanten

Wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine gesetzlich festgelegte Ausstellungsfrist besteht nicht, der Arbeitgeber muss das Zeugnis jedoch ohne schuldhaftes Zögern erstellen und zur Abholung bereithalten.
Grundsätzlich handelt es sich beim Arbeitszeugnis um eine Holschuld. Der Arbeitnehmer hat es daher am Sitz des Arbeitgebers abzuholen, sobald dieser die Fertigstellung und Abholbereitschaft mitgeteilt hat. Eine Übersendung ist nur geschuldet, wenn sie vereinbart wurde oder die Abholung im Einzelfall, etwa wegen unverhältnismäßiger Kosten oder besonderer Mühen, unzumutbar ist.

Wann verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Er kann auch früher verwirken. Dafür reicht es jedoch nicht aus, dass der Arbeitnehmer lange kein Zeugnis verlangt. Hinzukommen müssen Umstände, aufgrund derer der Arbeitgeber berechtigterweise darauf vertrauen durfte, dass kein Zeugnis mehr verlangt wird und ihm die spätere Ausstellung nicht mehr zumutbar ist.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Es gibt zwei gesetzlich vorgesehene Arten von Arbeitszeugnissen:
Einfaches Arbeitszeugnis
  • enthält Angaben über Art und Dauer der Tätigkeit
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
  • enthält zusätzlich Angaben über Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis
  • wird auf Verlangen des Arbeitnehmers erteilt und ist in der Praxis meist die gewünschte Form
Das Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.

Wann besteht Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis kann während eines laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solcher Anlass liegt insbesondere vor bei
  • Versetzung
  • Beförderung
  • wesentlichen Änderung des Aufgabenbereichs
  • einem Wechsel des unmittelbaren Vorgesetzten
  • einer längeren Unterbrechung der Tätigkeit, etwa wegen Elternzeit, oder
  • bei einer konkreten Bewerbungsabsicht.
Auch nach Ausspruch einer Kündigung oder bei sonst konkret bevorstehender Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht regelmäßig ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Der gesetzliche Anspruch auf ein Endzeugnis entsteht hingegen erst mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Der Arbeitnehmer muss einen berechtigten bzw. triftigen Anlass darlegen, wenn er ein Zwischenzeugnis verlangt. Ohne einen solchen Anlass besteht grundsätzlich kein Anspruch, sodass der Arbeitgeber die Erteilung verweigern kann.

Welche Anforderungen gelten für ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis muss klar, eindeutig und wohlwollend formuliert sein; missverständliche oder codierte Formulierungen sowie versteckte Hinweise sind unzulässig. Der Inhalt hat der Wahrheit zu entsprechen und darf das weitere berufliche Fortkommen der betreffenden Person nicht unnötig beeinträchtigen.
Wird das Zeugnis in Papierform erteilt, ist es schriftlich zu erstellen und von einer hierfür zuständigen Person des Betriebs eigenhändig zu unterzeichnen. Üblicherweise erfolgt die Erstellung maschinenschriftlich auf Firmenbriefpapier; regelmäßig werden zudem der Ausstellungsort und das Ausstellungsdatum aufgenommen.
Seit dem 1. Januar 2025 kann ein Arbeitszeugnis mit Zustimmung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden. Liegt diese Zustimmung nicht vor, besteht unverändert ein Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis in Papierform.

Welche Inhalte gehören in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst typischerweise:
  • Überschrift („Arbeitszeugnis“ oder „Qualifiziertes Arbeitszeugnis“)
  • Personalien
  • Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Leistungsbeurteilung
  • Beurteilung des Sozialverhaltens
  • gegebenenfalls Grund des Ausscheidens, regelmäßig nur auf Wunsch des Arbeitnehmers
  • Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen, rechtlich nicht zwingend
  • Ort, Datum und Unterschrift

Welche Kriterien werden bei der Leistungsbeurteilung bewertet?

Die Leistungsbewertung berücksichtigt unter anderem:
  • Arbeitsbereitschaft und Motivation
  • Belastbarkeit
  • Auffassungsgabe
  • Fachwissen und dessen Anwendung
  • Weiterbildung, soweit tätigkeitsbezogen und aussagekräftig
  • Arbeitsweise, Sorgfalt und Arbeitsqualität
  • Arbeitstempo
  • Arbeitserfolg
Bei Führungskräften werden zusätzlich der Führungsstil bewertet. Anschließend erfolgt eine zusammenfassende Gesamtbeurteilung.

Welche Bedeutung haben Formulierungen im Arbeitszeugnis?

Für Arbeitszeugnisse hat sich eine übliche „Zeugnissprache“ entwickelt. Bestimmte Formulierungen werden häufig einer an Schulnoten angelehnten Bewertungsskala zugeordnet. So steht „stets/immer zu unserer vollsten Zufriedenheit“ regelmäßig für eine sehr gute Leistung, während „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ als gut und „zu unserer vollen Zufriedenheit“ als befriedigend eingeordnet wird. Entsprechende Abstufungen finden sich auch bei der Verhaltensbewertung, etwa:
  • „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets sehr vorbildlich.“ (sehr gut)
  • „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets vorbildlich.“ (sehr gut)
  • „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war einwandfrei.“ (gut)
  • „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden gab zu keinen Beanstandungen Anlass.“ (befriedigend)
  • „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war insgesamt angemessen.“ (ausreichend)
  • „Er/Sie bemühte sich um ein gutes Verhältnis zu seinen/ihren Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden.“ (mangelhaft)
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, das Leistung und Verhalten beurteilt, klar und verständlich formuliert ist und keine verdeckten Aussagen enthält. Geschuldet ist jedoch kein automatisch „gutes“ oder „sehr gutes“ Zeugnis, sondern eine wahrheitsgemäße und leistungsgerechte Beurteilung.
Verlangt der Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Gesamtbewertung, also eine gute oder sehr gute Beurteilung, muss er die dafür sprechenden Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen. Erteilt der Arbeitgeber dagegen eine unterdurchschnittliche Bewertung, muss er die hierfür maßgeblichen Tatsachen darlegen und beweisen.

Welche Informationen dürfen nicht im Arbeitszeugnis stehen?

Nicht in ein Arbeitszeugnis gehören grundsätzlich Angaben ohne unmittelbaren Bezug zu Art und Dauer der Tätigkeit sowie zu Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis. Dies betrifft insbesondere Hinweise auf Betriebsrats- oder Gewerkschaftstätigkeiten, Angaben zum Gesundheitszustand oder zu einer Behinderung sowie Fehlzeiten. Auch einzelne, nicht aussagekräftige Vorfälle dürfen regelmäßig nicht aufgenommen werden. Ausnahmen können im Einzelfall gelten, etwa wenn der Arbeitnehmer die Erwähnung einer Betriebsratstätigkeit wünscht oder außergewöhnlich lange Fehlzeiten die tatsächliche Beschäftigungsdauer so prägen, dass ohne Hinweis ein unzutreffender Eindruck entstünde.

Muss der Austrittsgrund genannt werden?

Der Austrittsgrund muss im Arbeitszeugnis grundsätzlich nicht genannt werden. Er kann auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden, etwa als Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag oder Ablauf einer Befristung.

Besteht ein Anspruch auf eine Dankes- und Schlussformel?

Nein, grundsätzlich besteht kein Anspruch auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern oder Zukunftswünschen. § 109 GewO umfasst lediglich Angaben zur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie zu Leistung und Verhalten. Nach der Rechtsprechung des BAG begründen solche Formulierungen für sich genommen keinen Anspruch. Etwas anderes kann gelten, wenn eine Schlussformel vertraglich oder in einem Prozessvergleich ausdrücklich vereinbart wurde oder wenn das Weglassen bzw. Entfernen einer branchenüblichen Schlussformel im Rahmen einer Zeugniskorrektur eine unzulässige Maßregelung darstellt.

Was passiert, wenn kein oder ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis ausgestellt wird?

Erfüllt der Arbeitgeber den Zeugnisanspruch nicht, kann der Arbeitnehmer die Erteilung eines Arbeitszeugnisses einklagen. Bei einem fehlerhaften Zeugnis kann er Berichtigung und Neuerteilung verlangen. Der Anspruch umfasst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis, auf Verlangen auch ein qualifiziertes Zeugnis über Leistung und Verhalten.
Daneben kann ein Schadensersatzanspruch bestehen, wenn der Arbeitgeber die Pflichtverletzung zu vertreten hat und dem Arbeitnehmer hierdurch ein konkreter, nachweisbarer Vermögensschaden entsteht, etwa durch eine wegen des fehlenden oder mangelhaften Zeugnisses vereitelte Einstellung. Eine bloße Verzögerung reicht hierfür nicht aus.
Ein Zurückbehaltungsrecht am Arbeitszeugnis besteht grundsätzlich nicht. Der Arbeitgeber darf die Zeugniserteilung daher nicht davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer Betriebsmittel zurückgibt oder sonstige Gegenansprüche erfüllt.

Wie unterscheidet sich anhand von Musterbeispielen ein einfaches Arbeitszeugnis von einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Musterbeispiel Einfaches Arbeitszeugnis
Zeugnis
Herr Peter Müller, geboren am 01.10.1977, war bei uns vom 01.05.2010 bis 30.06.2022 in Vollzeit als Lagerist tätig. Zu seinem Tätigkeitsgebiet gehörten folgende Aufgaben:
  • Warenannahme und Wareneingangsabwicklung
  • Eingangskontrolle
  • Einlagerung von Waren
  • Erfassung und Meldung bei Differenzen und Reklamationen
  • Mithilfe bei Inventuren
Musterstadt, den 30. Juni 2022
Max Mustermann
Geschäftsführer
Musterbeispiel Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnis
Herr Peter Müller, geb. am 01.10.1977, war vom 01.05.2010 bis 30.06.2022 als Verkäufer in unserem Betrieb tätig. Er arbeitete in der Warenannahme und unterstand dem Lagerleiter. Er war zuständig für die Beratung von Kunden und … und zusätzlich mit … befasst.
Herr Müller zeichnete sich durch ein hohes Maß an Initiative und Engagement aus (= Motivation und Arbeitsbereitschaft). Dank seiner raschen Auffassungsgabe behielt er auch in hektischen Situationen die Übersicht. Sein Fachwissen und sein Umgang mit den Kunden sind besonders hervorzuheben (= Arbeitsbefähigung). Herr Müller arbeitete stets sorgfältig (= Arbeitsweise) und zeigte außergewöhnlichen Einsatz mit großem Verkaufserfolg (= Arbeitserfolg).
Er hat die ihm übertragenen Aufgaben immer zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets sehr vorbildlich.
Das Arbeitsverhältnis wurde per Aufhebungsvertrag einvernehmlich zum … beendet.
Wir bedauern sein Ausscheiden außerordentlich und bedanken uns für die stets sehr erfolgreiche und hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm für seinen privaten und beruflichen Werdegang alles Gute.
Musterstadt, den 30. Juni 2022
Max Mustermann
Geschäftsführer



Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.‎